Afdeling: Inkoop optimaliseren met Process Mining

Use case: Procesverbetering in de Inkoopafdeling

Introductie

Manufacturing Solutions Ltd., een toonaangevend productiebedrijf gevestigd in Detroit, is gespecialiseerd in het produceren van industriële apparatuur van hoge kwaliteit. Efficiënte inkoop is cruciaal voor het onderhouden van productieschema’s en het beheersen van kosten. Echter, het inkoopproces van het bedrijf kende aanzienlijke uitdagingen, resulterend in vertraagde leveringen, hoge kosten en problemen met leveranciersbeheer. Om deze problemen aan te pakken, startte Manufacturing Solutions Ltd. een procesverbeteringsproject met gebruik van process mining, process design en process simulatie technieken.

Probleemstelling

Het inkoopproces bij Manufacturing Solutions Ltd. kende verschillende uitdagingen:

• Vertraagde Leveringen: Regelmatige vertragingen bij het ontvangen van materialen verstoorden productieschema’s en verhoogden stilstand.
• Hoge Inkoopkosten: Inefficiënties en beperkte onderhandelingskracht leidden tot hogere inkoopkosten.
• Leveranciersbeheer Problemen: Slechte leveranciersprestaties en relatiebeheer beïnvloedden de algehele efficiëntie van de toeleveringsketen.
• Handmatige Verwerking: Het inkoopproces was sterk afhankelijk van handmatige taken, wat resulteerde in inefficiënties en fouten.

Methodologie

Het procesverbeteringsinitiatief volgde een gestructureerde methodologie bestaande uit de volgende stappen:

1. Process Mining:

• Process mining tools gebruikt om het bestaande inkoopproces te analyseren.
• Data verzameld uit inkoopsystemen, leveranciersdossiers en transactielogs om het huidige proces in kaart te brengen.
• Knelpunten, afwijkingen en inefficiënties in de inkoopworkflows geïdentificeerd.

2. Process Design:

• Workshops gehouden met belangrijke belanghebbenden om inzichten te verzamelen en verbeterkansen te identificeren.
• Het inkoopproces herontworpen om workflows te stroomlijnen, overbodige taken te elimineren en automatisering waar mogelijk in te voeren.
• Een gestandaardiseerd procesmodel ontwikkeld dat best practices en nalevingsvereisten omvatte.

3. Process Simulation:

• Het herontworpen inkoopproces gesimuleerd met behulp van gespecialiseerde software om prestatie-uitkomsten te voorspellen en potentiële problemen te identificeren.
• Verschillende scenario’s getest om de impact van voorgestelde wijzigingen op belangrijke prestatie-indicatoren zoals levertijden, inkoopkosten en leveranciersprestaties te evalueren.
• Het procesmodel verfijnd op basis van simulatie-resultaten om optimale prestaties te garanderen.

Resultaat

De implementatie van het procesverbeteringsinitiatief leverde aanzienlijke voordelen op voor Manufacturing Solutions Ltd.:

• Verminderde Leveranciertijden: De gemiddelde levertijd voor materialen is met 35% afgenomen, wat zorgt voor soepelere productieschema’s en minder stilstand.
• Lagere Inkoopkosten: Verbeterde onderhandelingsstrategieën en gestroomlijnde processen resulteerden in een kostenreductie van 25% in de inkoop.
• Verbeterd Leveranciersbeheer: Betere prestatiebewaking en relatiebeheer verbeterden de betrouwbaarheid van leveranciers en de algehele efficiëntie van de toeleveringsketen.
• Verhoogde Efficiëntie: Automatisering van belangrijke taken verminderde de handmatige inspanning met 50%, wat leidde tot lagere arbeidskosten en minder fouten.
• Verbeterde Zichtbaarheid: Process mining tools boden real-time inzichten in het inkoopproces, wat proactief beheer en continue verbetering mogelijk maakt.

Door gebruik te maken van process mining, process design en process simulatie transformeerde Manufacturing Solutions Ltd. hun inkoopproces succesvol, met aanzienlijke operationele efficiënties en kostenbesparingen tot gevolg. Deze use case benadrukt het potentieel van business process management technieken in het optimaliseren van inkoopfuncties en het ondersteunen van de algehele bedrijfs prestaties.