Afdeling: Procurement optimaliseren met Process Mining

Verbeteren van het Procurement Proces

Introductie

Manufacturing Solutions Ltd., een toonaangevend productiebedrijf uit Detroit, specialiseert zich in hoogwaardige industriële apparatuur. Efficiënt procurement is essentieel voor het op schema houden van leveringen en beheersen van kosten. Toch ondervond het procurement proces flinke uitdagingen, zoals vertraagde leveringen, hoge kosten en problemen met supplier management. Om dit aan te pakken, startte Manufacturing Solutions Ltd. een verbetertraject met Process Mining, process mapping en process simulation.

Probleemstelling

Het procurement proces bij Manufacturing Solutions Ltd. kende meerdere uitdagingen:

• Vertraagde Leveringen: Regelmatige vertragingen bij materialen leidden tot productieonderbrekingen en meer downtime.
• Hoge Procurement Kosten: Inefficiënties en weinig onderhandelingskracht verhoogden de procurement costs.
• Supplier Management Issues: Slechte supplier performance en relatiebeheer beïnvloedden de efficiëntie van de supply chain.
• Handmatige Verwerking: Veel handmatige taken veroorzaakten foutgevoeligheid en lagere efficiëntie.

Methodologie

Het verbetertraject volgde een gestructureerde aanpak:

1. Process Mining:

• Process Mining tools ingezet om het bestaande procurement proces te analyseren.
• Data verzameld uit procurement systemen, supplier records en transaction logs voor een volledig beeld.
• Bottlenecks, afwijkingen en inefficiënties in de workflows vastgesteld.

2. Process Design:

• Workshops gehouden met stakeholders voor inzichten en verbeterkansen.
• Procurement proces herontworpen, processen gestroomlijnd, dubbele taken verwijderd en automation toegepast waar mogelijk.
• Een gestandaardiseerd process model gemaakt volgens best practices en compliance eisen.

3. Process Simulation:

• Het vernieuwde procurement proces gesimuleerd met gespecialiseerde software voor prestatievoorspellingen en risicodetectie.
• Verschillende scenario’s getest om de impact van veranderingen op KPIs als levertijden, procurement costs en supplier performance te bepalen.
• Het process model verder verfijnd op basis van de simulatieresultaten voor optimale prestaties.

Resultaten

De verbeteringen leverden grote voordelen op voor Manufacturing Solutions Ltd.:

• Minder Leveringsvertragingen: Gemiddelde levertijd daalde met 35%, waardoor productie soepeler liep en downtime afnam.
• Lagere Procurement Kosten: Betere onderhandeling en gestroomlijnde processen verlaagden de procurement costs met 25%.
• Beter Supplier Management: Sterker performancebeheer en relatiebeheer zorgden voor betrouwbaardere suppliers en een efficiëntere supply chain.
• Meer Efficiëntie: Automatisering halveerde handmatig werk, verlaagde loonkosten en verkleinde foutkans.
• Meer Inzicht: Process Mining gaf realtime inzicht in het procurement proces, zodat proactief beheer en continue verbetering mogelijk werden.

Met Process Mining, process mapping en simulatie transformeerde Manufacturing Solutions Ltd. haar procurement process en behaalde aanzienlijke operationele voordelen en kostenbesparingen. Deze case laat zien hoe Business Process Management procurement optimaliseert en business performance ondersteunt.