Quy trình từ mua hàng đến thanh toán: ghi lại và xem xét quy trình

Quy trình từ mua hàng đến thanh toán: tìm và xem xét các trường hợp ngoại lệ

Quy trình từ mua hàng đến thanh toán bao gồm các bước từ đề nghị mua hàng, phê duyệt, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng đến xử lý hóa đơn. Ghi lại luồng đã thống nhất, cùng các bên liên quan xem xét và so sánh với dữ liệu sự kiện để tìm điểm khác biệt giữa quy trình thực tế và quy trình dự kiến. Việc này có thể giúp bạn tìm hiểu chi tiêu ngoài hợp đồng, đơn hàng bị chia nhỏ và giao dịch thiếu phê duyệt. ProcessMind giúp hiển thị các mẫu hình này, nhưng không thực thi chính sách mua sắm.

Vì sao nên ghi lại quy trình mua sắm?

Kiến thức về mua sắm thường nằm rải rác trong tài liệu, bảng tính, chuỗi email và kinh nghiệm của một vài người. Khi công việc thay đổi, những nguồn này có thể không còn khớp nhau. Các nhóm có thể không thống nhất quy trình nào đang áp dụng hoặc ai chịu trách nhiệm quyết định.

Một mô hình dùng chung giúp chủ sở hữu quy trình, người phê duyệt và các nhóm có cùng tài liệu tham chiếu về luồng chuẩn, điểm ra quyết định, vai trò và trường hợp ngoại lệ. Việc phê duyệt và lịch sử phiên bản giúp bạn xem xét thay đổi, đồng thời xác định phiên bản đã được duyệt. Liên kết có thể chia sẻ giúp mọi người dễ tìm tài liệu hiện hành.

Để biết cách phân công trách nhiệm, xem ma trận RACI cho quy trình này. Chủ sở hữu chịu trách nhiệm về quy trình; người phê duyệt đưa ra quyết định kiểm soát liên quan.

Bạn có thể tìm hiểu những trường hợp ngoại lệ nào trong mua sắm?

So sánh mô hình đã thống nhất với dữ liệu sự kiện từ quy trình mua hàng đến thanh toán để xem các vụ việc thực tế khác nhau ở đâu. Bạn có thể tìm hiểu những mẫu hình như:

• Chi tiêu ngoài hợp đồng: các giao dịch có vẻ đi vòng qua hợp đồng hoặc lộ trình nhà cung cấp dự kiến.
• Đơn hàng bị chia nhỏ: nhiều giao dịch mua có thể cần được đối chiếu với quy định mua hàng.
• Thiếu phê duyệt: các vụ việc không có hoạt động phê duyệt dự kiến trong dữ liệu sự kiện.
• Lộ trình phê duyệt khác nhau: biến thể theo nhóm, khu vực, nhà cung cấp hoặc loại giao dịch mua.
• Xử lý lại và chậm trễ: hoạt động lặp lại, chuyển giao hoặc thời gian chờ kéo dài.

Đây là những dấu hiệu cần xem xét, không phải bằng chứng vi phạm chính sách. Nhóm của bạn quyết định ý nghĩa của từng trường hợp ngoại lệ và cần xử lý ra sao.

Làm sao so sánh mô hình với hoạt động mua hàng thực tế?

Bắt đầu với quy trình đã được ghi lại và nhật ký sự kiện phù hợp. Process Mining dùng dữ liệu sự kiện để cho thấy các vụ việc đã đi theo lộ trình nào, bao gồm thời gian xử lý, chuyển giao, xử lý lại, lộ trình phê duyệt và điểm khác với mô hình.

Cùng chủ sở hữu quy trình và người phê duyệt xem xét các điểm khác biệt. Xác nhận biến thể đó là ngoại lệ đã được duyệt, thiếu sót trong tài liệu hay vấn đề quy trình cần tìm hiểu thêm. Tìm hiểu thêm về cách so sánh dữ liệu quy trình với mô hình.

Tìm hiểu cách Process Mining hoạt động.

Làm sao cập nhật quy trình đã phê duyệt?

Tạo mô hình BPMN thể hiện luồng chuẩn, vai trò, quyết định, hệ thống và các trường hợp ngoại lệ đã biết. Mời chủ sở hữu quy trình và những người phê duyệt liên quan xem xét, phê duyệt trước khi công bố thay đổi.

Dùng liên kết có thể chia sẻ để dẫn các nhóm đến tài liệu đã thống nhất, và dùng lịch sử phiên bản để theo dõi thay đổi theo thời gian. Nhờ đó, bạn có cơ sở thực tế để xem xét mô hình khi chính sách, nhà cung cấp hoặc cách làm việc thay đổi.

Đọc về tài liệu quy trình.

Quy trình RFP, RFQ và báo giá nằm ở đâu?

Ghi lại quy trình RFP, RFQ và báo giá trong luồng mua hàng tổng thể, hoặc liên kết thành các quy trình riêng nếu cách đó phản ánh đúng hơn cách tổ chức của bạn vận hành. Ghi lại các điểm ra quyết định, trách nhiệm và lần chuyển giao quan trọng. Sau đó, so sánh lộ trình đã ghi lại với dữ liệu sự kiện nếu các hoạt động này được lưu lại.

Ba tên gọi này trả lời những câu hỏi khác nhau nhưng thường được dùng thay thế cho nhau. Yêu cầu cung cấp thông tin (RFI) hỏi nhà cung cấp có thể cung cấp những gì; yêu cầu đề xuất (RFP) yêu cầu giải pháp và báo giá cho công việc chưa được xác định đầy đủ; yêu cầu báo giá (RFQ) hỏi giá dựa trên thông số kỹ thuật đã chốt. Hàng hóa tiêu chuẩn có thể chỉ cần RFQ, còn dịch vụ có thể cần RFI và RFP trước đó. Hãy mô hình hóa trình tự tổ chức bạn thực sự áp dụng và đánh dấu những lúc quy trình chờ nhà cung cấp phản hồi.

Bạn cũng có thể ghi lại quy trình quản lý hợp đồng bên cạnh quy trình mua hàng để các nhóm thấy được các bước liên quan đến hợp đồng kết nối với yêu cầu, phê duyệt và đơn đặt hàng như thế nào.

Phân tích tự động hóa quy trình từ mua hàng đến thanh toán cho bạn biết điều gì?

Process Mining có thể cho thấy công việc đi theo lộ trình lặp lại ở đâu, có những lần chuyển giao thủ công nào và trường hợp ngoại lệ nào cần chú ý. Bằng chứng này có thể giúp bạn đánh giá cơ hội tự động hóa, nhưng ProcessMind không thực hiện hay tự động hóa công việc mua sắm. Hãy xác minh quy trình và các biện pháp kiểm soát trước khi quyết định có nên tự động hóa hay không.

Để hiểu rộng hơn cách các nhóm dùng bằng chứng quy trình để tìm cơ hội cải tiến, hãy đọc cách tìm cơ hội tự động hóa bằng Process Mining.

Nên bắt đầu như thế nào?

Chọn một luồng mua hàng có chủ sở hữu quy trình rõ ràng và câu hỏi cụ thể, chẳng hạn đơn đặt hàng có đi theo lộ trình phê duyệt dự kiến hay không. Thu thập tệp trích xuất PO hiện có và tài liệu quy trình hiện hành, dù tài liệu chưa đầy đủ.

Thống nhất mô hình với chủ sở hữu quy trình và người phê duyệt, rồi so sánh với dữ liệu. Cùng xem xét các trường hợp ngoại lệ và ghi lại những thay đổi đã được duyệt trong lịch sử phiên bản của mô hình. Phân định rõ trách nhiệm: chủ sở hữu chịu trách nhiệm về quy trình, còn người phê duyệt đưa ra quyết định kiểm soát liên quan. Đối chiếu các vai trò đó với hướng dẫn RACI của tổ chức.

Cách này hỗ trợ kiểm toán như thế nào?

Mô hình được duy trì và các điểm khác biệt trong quy trình được thể hiện rõ có thể giúp bạn chuẩn bị cho đợt rà soát, bằng cách cho thấy luồng dự kiến và những điểm khác biệt trong các vụ việc thực tế. Nhóm kiểm toán có thể xem xét bằng chứng và đánh giá các biện pháp kiểm soát. Phân tích này không xác định giao dịch mua có tuân thủ hay không.

Xem tình huống sử dụng dành cho kiểm toán viên

Tiếp theo, bạn nên làm gì?

Bắt đầu với một tệp trích xuất PO và một mô hình đã thống nhất. So sánh dữ liệu mua hàng với luồng đã ghi lại, rồi cùng những người phụ trách quy trình xem xét các trường hợp ngoại lệ.

Mô hình hóa luồng mua hàng và so sánh với dữ liệu