Procure to Pay: dokumentowanie i przegląd procesu

Procure to Pay: wykrywanie i analiza wyjątków w procesie

Proces Procure to Pay obejmuje etapy od zgłoszenia potrzeby zakupu, przez akceptację, wybór dostawcy i zamówienie, po obsługę faktury. Udokumentuj uzgodniony przebieg, omów go z interesariuszami i porównaj z danymi o zdarzeniach, aby sprawdzić, gdzie rzeczywiste zakupy odbiegają od założeń. Pomoże to analizować zakupy poza umowami, dzielone zamówienia i zakupy bez wymaganych akceptacji. ProcessMind pokazuje takie wzorce, ale nie egzekwuje polityki zakupowej.

Dlaczego warto dokumentować proces zakupowy?

Wiedza o zakupach często jest rozproszona między dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi, korespondencją e-mail i doświadczeniem kilku osób. Wraz ze zmianami w pracy te źródła mogą przestać być aktualne. Zespoły mogą nie wiedzieć, który proces obowiązuje ani kto odpowiada za daną decyzję.

Wspólny model zapewnia właścicielom procesów, osobom akceptującym i zespołom jeden punkt odniesienia dla standardowego przebiegu, decyzji, ról i wyjątków. Akceptacja i historia wersji ułatwiają przegląd zmian oraz wskazanie zatwierdzonej wersji. Linki do udostępniania ułatwiają znalezienie aktualnej dokumentacji.

Wskazówki dotyczące podziału odpowiedzialności zawiera macierz RACI dla procesów. Właściciel odpowiada za proces, a osoby akceptujące podejmują właściwe decyzje kontrolne.

Jakie wyjątki w procesie zakupowym można analizować?

Porównaj uzgodniony model z danymi o zdarzeniach w procesie od zakupu do płatności, aby sprawdzić, gdzie rzeczywiste sprawy przebiegają inaczej. Można analizować między innymi takie wzorce:

• Zakupy poza umową: zakupy, które wyglądają na pominięcie przewidzianej ścieżki umownej lub dostawcy.
• Dzielenie zamówień: wiele zakupów, które warto sprawdzić pod kątem zgodności z zasadami zakupowymi.
• Brakujące akceptacje: sprawy, w których w danych o zdarzeniach nie ma oczekiwanej czynności akceptacji.
• Różne ścieżki akceptacji: różnice zależne od zespołu, regionu, dostawcy lub rodzaju zakupu.
• Poprawki i opóźnienia: powtarzające się działania, przekazania lub długie oczekiwanie.

To sygnały wymagające sprawdzenia, a nie dowód naruszenia polityki. Zespół ocenia znaczenie każdego wyjątku i decyduje o dalszych działaniach.

Jak porównać model z rzeczywistym przebiegiem zakupów?

Zacznij od udokumentowanego procesu i odpowiedniego dziennika zdarzeń. Process Mining wykorzystuje dane o zdarzeniach, aby pokazać ścieżki spraw, w tym czas realizacji, przekazania, poprawki, ścieżki akceptacji i odstępstwa od modelu.

Omów różnice z właścicielem procesu i osobami akceptującymi. Ustalcie, czy dana różnica jest zatwierdzonym wyjątkiem, luką w dokumentacji czy problemem wymagającym dalszej analizy. Więcej informacji zawiera materiał o porównywaniu danych o procesie z modelem.

Dowiedz się, jak działa Process Mining.

Jak dbać o aktualność zatwierdzonego procesu?

Utwórz model BPMN przedstawiający standardowy przebieg, role, decyzje, systemy i znane wyjątki. Przed opublikowaniem zmiany zaangażuj właściciela procesu i odpowiednie osoby akceptujące w przegląd oraz zatwierdzenie.

Kieruj zespoły do uzgodnionej dokumentacji za pomocą linków do udostępniania, a historię wersji wykorzystuj do śledzenia zmian. Dzięki temu można regularnie przeglądać model w miarę zmian polityk, dostawców i sposobu pracy.

Przeczytaj o dokumentowaniu procesów.

Jak w procesie zakupowym uwzględnić RFP, RFQ i zapytania ofertowe

Udokumentuj proces RFP, proces RFQ i proces zapytania ofertowego w ramach szerszego przebiegu zakupów albo jako powiązane procesy, jeśli lepiej oddaje to sposób pracy organizacji. Zapisz istotne decyzje, zakresy odpowiedzialności i przekazania. Następnie porównaj udokumentowaną ścieżkę z danymi o zdarzeniach, jeśli te działania są w nich rejestrowane.

Te trzy nazwy odnoszą się do różnych pytań, choć często są stosowane zamiennie. Zapytanie o informację (RFI) pozwala ustalić, co może zaoferować dostawca. Zapytanie ofertowe (RFP) dotyczy rozwiązania i ceny za pracę, której zakres nie został jeszcze w pełni określony. Zapytanie o cenę (RFQ) dotyczy wyceny na podstawie ustalonej specyfikacji. W przypadku standardowych produktów może wystarczyć RFQ, natomiast usługi mogą najpierw wymagać RFI i RFP. Zamodeluj kolejność stosowaną w organizacji i zaznacz miejsca oczekiwania na odpowiedź dostawcy.

Można też udokumentować proces zarządzania umowami obok procesu zakupowego, aby zespoły widziały, jak etapy związane z umową łączą się ze zgłoszeniami, akceptacjami i zamówieniami.

Co analiza automatyzacji procesu Procure to Pay może pokazać?

Process Mining może pokazać, gdzie praca przebiega powtarzalną ścieżką, gdzie pojawiają się ręczne przekazania i które wyjątki wymagają uwagi. Takie dane pomagają ocenić możliwości automatyzacji, ale ProcessMind nie wykonuje ani nie automatyzuje pracy związanej z zakupami. Przed decyzją o automatyzacji należy zweryfikować proces i mechanizmy kontrolne.

Szersze omówienie tego, jak zespoły wykorzystują dane o procesach do znajdowania możliwości usprawnień, zawiera materiał o identyfikowaniu możliwości automatyzacji za pomocą Process Mining.

Od czego zacząć?

Wybierz jeden przebieg zakupowy, dla którego można wskazać właściciela procesu i konkretne pytanie, na przykład: czy zamówienia przechodzą oczekiwaną ścieżkę akceptacji? Zbierz dostępny eksport zamówień zakupu (PO) i aktualną dokumentację procesu, nawet jeśli jest niekompletna.

Uzgodnij model z właścicielem procesu i osobami akceptującymi, a następnie porównaj go z danymi. Wspólnie przeanalizujcie wyjątki i zapisujcie zatwierdzone zmiany w historii wersji modelu. Jasno określcie odpowiedzialność: właściciel odpowiada za proces, a osoby akceptujące podejmują właściwe decyzje kontrolne. Dopasujcie te role do wytycznych RACI obowiązujących w organizacji.

Jak wesprzeć przeglądy audytowe?

Aktualny model i widoczne odstępstwa od procesu mogą pomóc przygotować się do przeglądu, pokazując oczekiwany przebieg i różnice w rzeczywistych sprawach. Zespół audytowy może przeanalizować dane i ocenić mechanizmy kontrolne. Analiza nie rozstrzyga, czy zakup jest zgodny z wymaganiami.

Zobacz zastosowanie w audycie

Co zrobić dalej?

Zacznij od jednego eksportu zamówień zakupu (PO) i jednego uzgodnionego modelu. Porównaj dane zakupowe z udokumentowanym przebiegiem, a następnie omów wyjątki z osobami odpowiedzialnymi za proces.

Zamodeluj przebieg zakupów i porównaj go z danymi