Matriks RACI: peran, akuntabilitas, dan kepemilikan proses

Matriks RACI menghubungkan aktivitas proses dengan peran, sehingga Anda dapat melihat siapa yang mengerjakan, siapa yang bertanggung jawab atas hasil, siapa yang perlu dimintai masukan, dan siapa yang perlu diberi informasi. Jika Anda memiliki proses atau memimpin PMO dan tata kelola, matriks ini membantu menetapkan akuntabilitas yang tetap berlaku setelah proyek awal selesai.

Banyak organisasi memiliki matriks RACI, biasanya berupa spreadsheet yang dibuat saat reorganisasi. Tantangannya adalah menjaga agar matriks tetap sesuai dengan proses yang dijelaskan. Proses berubah, tetapi file tidak, dan masalahnya baru diketahui saat audit. Panduan ini membahas arti empat huruf RACI, perbedaannya dengan RASCI dan DACI, contoh lengkap order-to-cash, serta cara mengaitkan matriks dengan proses, bukan menyimpannya terpisah di folder.

Apa yang ditunjukkan matriks RACI?

Matriks RACI adalah matriks penetapan tanggung jawab. Matriks ini mencantumkan aktivitas proses pada baris dan peran pada kolom, lalu menunjukkan kontribusi setiap peran dalam tiap aktivitas. Tetapkan definisi peran dan tanggung jawab RACI sekali, lalu gunakan empat huruf yang sama di seluruh proses.

Istilahnya bisa berbeda di setiap tim: bagan RACI, diagram RACI, atau matriks tanggung jawab. Namun, arti RACI yang dicari pembaca bisnis selalu merujuk pada empat huruf yang sama, dan matriksnya selalu menghubungkan aktivitas dengan peran.

Perbedaan Consulted dan Informed penting. Peran Consulted memberi masukan sebelum keputusan dibuat, sedangkan peran Informed perlu mengetahui hasilnya. Jika semua orang diminta memberi masukan, proses bisa mendapat langkah tambahan yang tidak perlu.

Matriks RACI memperjelas tanggung jawab. Matriks ini juga dapat menunjukkan aktivitas yang belum memiliki peran Accountable yang jelas, sehingga Anda dapat menutup celah sebelum menimbulkan perbedaan pendapat atau keterlambatan.

Apa perbedaan RACI, RASCI, dan DACI?

RACI, RASCI, dan DACI menggunakan definisi peran yang berbeda untuk kebutuhan yang berbeda. RASCI menambahkan peran pendukung pada RACI. DACI berfokus pada keputusan, bukan pemetaan tanggung jawab untuk aktivitas proses. Pertanyaan tentang perbedaan RACI, RASCI, dan DACI sering muncul saat tim mengadakan lokakarya untuk menetapkan kepemilikan.

RASCI berguna dalam lokakarya karena penetapan tim pendukung dapat mengungkap pekerjaan yang belum memiliki pemilik. DACI berguna saat meninjau keputusan, ketika pertanyaannya adalah siapa yang mendorong keputusan, bukan siapa yang mengerjakan aktivitas. Keduanya membantu melihat masalah yang sama dan mengarah pada pertanyaan yang sama: siapa yang bertanggung jawab atas bagian pekerjaan ini?

Seperti apa matriks RACI untuk proses order-to-cash?

Contoh order-to-cash ini menetapkan enam peran untuk tujuh aktivitas. “Tidak ada” berarti peran tersebut tidak mendapat tugas dalam aktivitas itu.

Contoh ini menunjukkan beberapa hal yang perlu diperiksa dalam proses Anda:

• Pihak yang bertanggung jawab tidak selalu mengerjakan tugasnya. Admin pesanan bertanggung jawab atas pembuatan pesanan penjualan, sedangkan staf penjualan mengerjakannya.
• Konsultasi dapat menambah koordinasi. Beberapa peran terlibat dalam konfirmasi persyaratan kredit dan penyelesaian sengketa pembayaran. Matriks membantu Anda menentukan kapan masukan perlu diminta.
• Akuntabilitas dapat terkonsentrasi pada beberapa peran. Jika hanya beberapa peran yang bertanggung jawab atas sebagian besar aktivitas, pastikan mereka memiliki wewenang dan kapasitas untuk menangani hasil tersebut.

Apa perbedaan RACI proses dan RACI proyek?

Proyek memiliki cakupan dan titik akhir yang jelas. RACI proyek mungkin tidak lagi digunakan setelah hasil proyek selesai. Proses terus berjalan, jadi RACI-nya perlu menjelaskan tanggung jawab yang berkelanjutan. RACI kepemilikan proses menjawab pertanyaan yang tidak perlu dijawab oleh proyek: siapa yang bertanggung jawab atas proses setelah pekerjaan proyek selesai.

Perbedaan ini memengaruhi cara Anda menetapkan kepemilikan:

• Tetapkan akuntabilitas untuk aktivitas berulang. Dalam proyek, suatu peran mungkin bertanggung jawab atas migrasi. RACI proses perlu menunjukkan siapa yang tetap bertanggung jawab atas aktivitas seperti penyelesaian sengketa pembayaran.
• Perhitungkan pekerjaan lintas tim. Proses order-to-cash melibatkan tim penjualan, pengendalian kredit, operasional, dan keuangan. RACI menghubungkan peran dengan aktivitas, tetapi tidak otomatis menetapkan pemilik proses dari awal hingga akhir.
• Tinjau penugasan saat proses berubah. Sistem, tim, atau aturan baru dapat mengubah pihak yang mengerjakan atau menyetujui aktivitas.
• Simpan matriks bersama dokumentasi proses. Spreadsheet terpisah dapat tidak lagi sesuai dengan proses yang dijelaskannya. Jika peran dan penugasan disimpan bersama dokumentasi proses, keduanya lebih mudah ditinjau sekaligus.

Jika proses Anda sudah dimodelkan, simpan informasi tanggung jawab bersama model proses jika memungkinkan. Jika Anda baru menentukan alurnya, mulai dengan pemetaan proses, lalu tetapkan peran untuk aktivitas yang sudah ditentukan.

Bagaimana menetapkan kepemilikan proses?

Matriks RACI menetapkan tanggung jawab untuk setiap aktivitas. Namun, matriks ini tidak menetapkan akuntabilitas atas keseluruhan proses. Tetapkan peran tingkat proses secara terpisah:

• Pemilik proses: Bertanggung jawab atas proses dari awal hingga akhir, kinerjanya, dan perbaikannya. Tetapkan satu orang, bukan komite, lalu catat tanggung jawab tersebut pada baris tingkat proses di matriks, bukan hanya dalam uraian.
• Manajer proses: Mengoordinasikan operasional proses sehari-hari, memantau kinerja, dan mengeskalasi masalah. Di organisasi yang lebih kecil, pemilik proses dapat merangkap peran ini.
• Pelaksana aktivitas: Peran yang ditandai sebagai Responsible dalam matriks.
• Forum tata kelola: Meninjau perubahan struktur proses dan membantu menyelesaikan masalah yang tidak dapat ditangani pemilik proses.

Terapkan praktik berikut agar kepemilikan tetap jelas:

1. Tetapkan satu peran Accountable untuk setiap aktivitas. Jika dua orang berbagi pekerjaan, keduanya dapat menjadi Responsible, tetapi hanya satu peran yang sebaiknya menjadi Accountable.
2. Gunakan nama peran, bukan nama orang. Orang dapat berganti pekerjaan. Penugasan berdasarkan peran lebih mudah dipelihara saat organisasi berubah.
3. Terbitkan matriks di tempat orang dapat menemukan prosesnya. RACI yang sulit ditemukan cenderung tidak digunakan untuk memandu pekerjaan sehari-hari.
4. Tentukan pemicu peninjauan. Tinjau matriks saat sistem, tim, atau peraturan berubah, atau saat kinerja proses menunjukkan bahwa tanggung jawab perlu diperiksa.

Kesalahan apa yang membuat matriks RACI kurang berguna?

Matriks RACI hanya membantu jika penugasannya cukup jelas untuk memandu pengambilan keputusan. Waspadai masalah umum berikut:

• Lebih dari satu peran Accountable untuk setiap aktivitas. Akuntabilitas bersama dapat mengaburkan pihak yang berwenang mengambil keputusan. Tetapkan satu peran Accountable.
• Menyamakan Consulted dengan Informed. Peran Consulted memberi masukan sebelum pekerjaan ditetapkan, sedangkan peran Informed menerima informasi setelahnya.
• Menyusun matriks berdasarkan bagan organisasi. Garis pelaporan tidak menunjukkan siapa yang terlibat dalam setiap aktivitas proses. Mulailah dari daftar aktivitas, lalu tentukan peran yang terlibat.
• Menambahkan terlalu banyak kolom peran. Cantumkan hanya peran yang relevan dengan proses dalam cakupan. Terlalu banyak kolom membuat matriks sulit dibaca sekilas.
• Membuat matriks sekali lalu tidak pernah meninjaunya. Penugasan dapat menjadi tidak akurat saat proses dan organisasi berubah.
• Menganggap matriks hanya sebagai dokumen administratif. Gunakan matriks saat merancang atau meninjau proses, ketika Anda masih dapat menentukan pembagian pekerjaan.

Bagaimana cara mengisi bagan RACI?

1. Pilih satu proses

   Tentukan alur dengan titik awal dan akhir yang jelas. Cakupan satu departemen biasanya terlalu luas untuk menghasilkan matriks yang mudah dibaca.

2. Daftar aktivitas

   Gunakan kata kerja dan objek, seperti “menyetujui diskon” atau “mengonfirmasi persyaratan kredit”.

3. Tentukan peran yang terlibat

   Tentukan kolom berdasarkan aktivitas, bukan hanya bagan organisasi. Gunakan nama peran yang mudah dibedakan.

4. Tetapkan Accountable terlebih dahulu

   Pilih satu peran Accountable untuk setiap aktivitas. Jika tim belum sepakat, selesaikan perbedaan itu sebelum mengisi bagian lain pada baris tersebut.

5. Tetapkan peran Responsible

   Tambahkan setidaknya satu peran yang mengerjakan tugas. Lebih dari satu peran dapat menjadi Responsible.

6. Tambahkan Consulted dan Informed jika diperlukan

   Peran Consulted memberi masukan sebelum pekerjaan ditetapkan, sedangkan peran Informed menerima informasi terbaru. Biarkan sel kosong jika suatu peran tidak terlibat dalam aktivitas.

7. Periksa cara pengambilan keputusan

   Tanyakan, “Jika peran-peran ini berbeda pendapat, siapa yang memutuskan?” Jika jawabannya tidak jelas, tinjau kembali penugasannya.

8. Catat pemilik proses dan pemicu peninjauan

   Cantumkan pemilik proses, kejadian yang memicu peninjauan, dan tanggal terakhir matriks ditinjau.

Bedakan “accountable” dan “responsible” selama diskusi. Gunakan nama peran, bukan nama orang, agar bagan tetap berlaku saat orang berganti peran.

Apa yang tidak dapat ditunjukkan oleh matriks RACI?

Matriks RACI mencatat tanggung jawab yang direncanakan. Matriks ini tidak menunjukkan apakah orang benar-benar menjalankan penugasan tersebut atau apakah proses menghasilkan tujuan yang diharapkan.

• Matriks tidak menunjukkan apa yang terjadi dalam praktik. Matriks mungkin menetapkan tanggung jawab untuk mengonfirmasi persyaratan kredit, tetapi tidak dapat menunjukkan apakah langkah itu dilewati atau terlambat dilakukan.
• Matriks dapat menjadi usang. Perubahan tim, sistem, atau langkah proses dapat membuat penugasan tidak lagi sesuai.
• Matriks menetapkan peran untuk aktivitas, bukan akuntabilitas atas setiap hasil dari awal hingga akhir. Pemilik proses tetap perlu bertanggung jawab atas keseluruhan proses.

Lengkapi matriks dengan bukti tentang jalannya proses. Pemantauan proses dan process mining dapat membantu Anda membandingkan proses yang terdokumentasi dengan data event. Jika keduanya berbeda, tinjau apakah dokumentasi atau cara kerja perlu diperbaiki.

Setelah kepemilikan proses jelas, baca cara menerapkan optimalisasi proses untuk mengetahui langkah dari temuan hingga tindakan. Jika Anda sedang memilih pendekatan, lihat teknik perbaikan proses. Untuk memahami data yang mendasari process mining, baca dokumentasi log peristiwa.