Procure-to-pay : documentez et analysez votre processus

Procure-to-pay : repérez et examinez les exceptions de processus

Le processus d’approvisionnement, de la demande d’achat au paiement, comprend l’approbation, le choix du fournisseur, la commande et le traitement de la facture. Documentez le processus convenu, examinez-le avec les parties prenantes, puis comparez-le aux données du journal d’événements pour repérer les écarts entre les règles établies et les achats réels. Vous pourrez ainsi repérer les dépenses hors contrat, les commandes fractionnées et les achats sans approbation enregistrée. ProcessMind met ces situations en évidence, mais ne fait pas appliquer la politique d’approvisionnement.

Pourquoi documenter votre processus d’approvisionnement ?

Les connaissances sur les achats sont souvent dispersées entre des documents, des feuilles de calcul, des échanges de courriels et l’expérience de quelques personnes. À mesure que les pratiques évoluent, ces sources peuvent diverger. Vos équipes risquent alors de ne plus savoir quelle version du processus est à jour ni qui est responsable d’une décision.

Un modèle partagé fournit aux responsables de processus, aux personnes chargées des approbations et aux équipes une référence commune sur le flux standard, les points de décision, les rôles et les exceptions. La validation et l’historique des versions facilitent l’examen des changements et l’identification de la version approuvée. Les liens partageables permettent de retrouver plus facilement la documentation à jour.

Pour savoir comment répartir les responsabilités, consultez cette matrice RACI des processus. Le responsable du processus en répond ; les personnes chargées des approbations prennent les décisions de contrôle correspondantes.

Quelles exceptions d’approvisionnement pouvez-vous examiner ?

Comparez le modèle convenu aux données d’événements du processus procure-to-pay pour repérer les écarts dans les cas réels. Vous pouvez notamment examiner les phénomènes suivants :

• Dépenses hors contrat : achats qui semblent contourner le contrat ou le parcours fournisseur prévu.
• Commandes fractionnées : achats multiples qu’il peut être utile de vérifier au regard de vos règles d’achat.
• Approbations manquantes : cas où l’activité d’approbation attendue ne figure pas dans les données d’événements.
• Parcours d’approbation différents : variations selon l’équipe, la région, le fournisseur ou le type d’achat.
• Reprises et retards : activités répétées, transferts ou longues attentes.

Ces phénomènes sont des signaux à examiner, pas la preuve d’une violation de politique. Votre équipe détermine leur signification et les mesures à prendre.

Comment comparer le modèle aux achats réels ?

Commencez par un processus documenté et un journal d’événements adapté. Le Process Mining utilise les données d’événements pour montrer les parcours suivis par les cas, notamment les temps de cycle, les transferts, les reprises, les parcours d’approbation et les écarts par rapport au modèle.

Examinez les écarts avec le responsable du processus et les personnes chargées des approbations. Vérifiez si une variation correspond à une exception approuvée, à un manque dans la documentation ou à un problème de processus qui nécessite une analyse plus poussée. Pour en savoir plus, consultez la comparaison des données de processus avec un modèle.

Découvrez le fonctionnement du Process Mining.

Comment maintenir à jour le processus approuvé ?

Créez un modèle BPMN qui représente le flux standard, les rôles, les décisions, les systèmes et les exceptions connues. Faites participer le responsable du processus et les personnes chargées des approbations à l’examen et à la validation avant de publier un changement.

Utilisez des liens partageables pour orienter les équipes vers la documentation approuvée et l’historique des versions pour suivre les changements au fil du temps. Vous disposerez ainsi d’une base pratique pour réexaminer le modèle lorsque les politiques, les fournisseurs ou les pratiques de travail évoluent.

Consultez la documentation sur les processus.

Comment s’articulent les processus de RFI, de RFP et de demande de devis ?

Documentez les processus de RFI, de RFP et de demande de devis dans le flux global des achats, ou comme des processus liés si cela correspond mieux au fonctionnement de votre organisation. Consignez les étapes de décision, les responsabilités et les transferts importants. Comparez ensuite le parcours documenté aux données d’événements disponibles pour ces activités.

Ces trois termes répondent à des besoins différents, mais sont souvent employés l’un pour l’autre. Une demande d’information (RFI) vise à connaître l’offre d’un fournisseur ; une demande de proposition (RFP) sollicite une solution et un prix pour un travail dont les spécifications ne sont pas encore entièrement définies ; une demande de devis porte sur un prix établi à partir de spécifications déjà fixées. Pour des biens standard, une demande de devis peut suffire, tandis que des services peuvent nécessiter d’abord une RFI, puis une RFP. Modélisez la séquence réellement suivie par votre organisation et indiquez les étapes où le processus attend une réponse du fournisseur.

Vous pouvez également documenter le processus de gestion des contrats en parallèle des achats, afin que les équipes voient comment les étapes liées aux contrats s’articulent avec les demandes, les approbations et les commandes.

Que révèle l’analyse de l’automatisation du processus procure-to-pay ?

Le Process Mining peut montrer où le travail suit un parcours répétitif, où des transferts manuels ont lieu et quelles exceptions méritent un examen. Ces éléments peuvent vous aider à évaluer les possibilités d’automatisation, mais ProcessMind n’exécute ni n’automatise les opérations d’approvisionnement. Vérifiez le processus et les contrôles avant de décider si l’automatisation est appropriée.

Pour découvrir comment les équipes s’appuient sur les éléments observés dans les processus afin de repérer des possibilités d’amélioration, consultez notre guide pour trouver des possibilités d’automatisation grâce au Process Mining.

Par où commencer ?

Choisissez un flux d’achat précis, avec un responsable de processus clairement identifié et une question ciblée, par exemple : les bons de commande suivent-ils le parcours d’approbation prévu ? Rassemblez un export des bons de commande disponible et la documentation actuelle du processus, même si elle est incomplète.

Mettez-vous d’accord sur le modèle avec le responsable du processus et les personnes chargées des approbations, puis comparez-le aux données. Examinez ensemble les exceptions et consignez les changements approuvés dans l’historique des versions du modèle. Veillez à bien répartir les responsabilités : le responsable répond du processus, tandis que les personnes chargées des approbations prennent les décisions de contrôle correspondantes. Alignez ces rôles sur les recommandations RACI de votre organisation.

Comment préparer les audits ?

Un modèle tenu à jour et des écarts de processus visibles peuvent vous aider à préparer un examen en montrant le flux attendu et les différences observées dans les cas réels. Votre équipe d’audit peut examiner les éléments disponibles et évaluer les contrôles. L’analyse ne détermine pas si un achat est conforme.

Découvrez le cas d’usage pour les auditeurs

Quelle est la prochaine étape ?

Commencez par un export de bons de commande et un modèle approuvé. Comparez les données d’achat au flux documenté, puis examinez les exceptions avec les personnes responsables du processus.

Modélisez votre processus d’achat et comparez-le aux données