Service: Optimisation des processus achats

Optimisation des processus achats

Pourquoi c’est important

Les équipes achats s’appuient souvent sur des connaissances détenues par quelques personnes expérimentées. Des versions différentes sont réparties entre des fichiers Visio, des dossiers SharePoint, des feuilles de calcul et des échanges d’e-mails. Vous ne pouvez pas être certain de disposer de la version à jour.

Cela ralentit l’intégration et crée des variations évitables dans des activités telles que les demandes d’achat, les approbations, la sélection des fournisseurs, les commandes d’achat et le traitement des factures. La validation et les revues de Conformité deviennent également plus difficiles à gérer.

Vous pouvez faire passer le processus achats dont vous avez la responsabilité des connaissances individuelles à un modèle clair et à jour. ProcessMind vous offre un espace unique pour documenter le processus, examiner les changements et maintenir la version approuvée à la disposition de toutes les personnes concernées.

Comment procéder

1. Mine : Commencez par le processus tel qu’il fonctionne aujourd’hui. Utilisez le Process Mining pour comparer les données achats avec le processus documenté. Examinez les temps de cycle, les transferts, les reprises de travail, les circuits d’approbation et les écarts. Vous verrez ainsi comment le processus varie selon les équipes, les régions ou les fournisseurs.

2. Model : Créez un modèle clair dans ProcessMind avec BPMN 2.0. Documentez le flux standard, les points de décision, les rôles, les systèmes et les exceptions. Utilisez le circuit de validation pour faire participer les responsables du processus et les parties prenantes avant de publier une version. Remplacez les fichiers Visio et dossiers SharePoint dispersés par des liens partageables et un historique des versions. Vous pouvez également relier le modèle à votre architecture globale des processus et conserver la documentation associée au même endroit.

3. Simulate : Testez les changements envisagés avant leur mise en œuvre. Utilisez la process simulation pour comparer les règles d’approbation, les niveaux d’effectif, les scénarios fournisseurs et les possibilités d’automatisation. Évaluez les effets probables sur les délais de livraison, les coûts achats, la charge de travail et la Conformité. Affinez le modèle en fonction des résultats, puis soumettez la version mise à jour à validation.

À quoi vous attendre

Avec un modèle du processus achats maintenu à jour, vous pouvez généralement vous attendre à :

• Une intégration plus rapide, car les nouveaux membres de l’équipe peuvent suivre un processus approuvé unique.
• Moins de versions contradictoires et moins de temps consacré à rechercher la documentation.
• Une répartition plus claire des responsabilités pour les activités, les décisions et les exceptions.
• Une meilleure visibilité sur les goulots d’étranglement, les reprises et les retards d’approbation.
• Des pratiques plus cohérentes en matière de fournisseurs et d’achats.
• Une base plus solide pour l’automatisation, les contrôles de conformité et l’amélioration continue.

Les résultats dépendent de la qualité des données, du périmètre du processus et de l’adoption. Les équipes qui associent le Process Mining à la modélisation des processus et à la simulation visent généralement une réduction de 20 à 40 % du temps de cycle dans certains flux de travail achats, ainsi qu’une diminution du travail manuel et des transferts évitables.

Pour commencer

Choisissez un processus d’achats dont le responsable est clairement identifié et qui présente un problème mesurable, par exemple l’approbation des demandes d’achat ou le traitement des bons de commande. Réunissez les données d’événements disponibles et la documentation existante, même si celle-ci est incomplète ou incohérente.

Utilisez ProcessMind pour établir l’état actuel, puis créez le modèle cible approuvé. Invitez les personnes qui exécutent et pilotent le processus à le relire. Publiez le lien partageable, consignez la décision dans l’historique des versions et définissez un cycle de revue régulier.

Lorsque le modèle devient la référence, vous pouvez l’étendre aux processus associés, y relier vos KPI et utiliser le Clarity Engine pour soutenir l’analyse et l’amélioration continues.