Service: Guide du Process Mining appliqué à la comptabilité fournisseurs

Améliorez votre processus de comptabilité fournisseurs grâce au Process Mining

Pourquoi c’est important

Les équipes de comptabilité fournisseurs traitent de nombreux volumes de factures, d’approbations, d’exceptions et de paiements. De petits retards peuvent entraîner des pénalités de retard, fragiliser les relations avec les fournisseurs et générer des reprises de travail évitables.

Les flux de travail documentés montrent rarement comment le processus fonctionne réellement. Le travail manuel, les solutions locales et les transferts entre systèmes créent des variantes que les rapports standard peinent à révéler. Le coût élevé des outils et la formation de spécialistes peuvent également compliquer le déploiement de l’analyse des processus à grande échelle.

Avec ProcessMind, vous pouvez importer votre journal d’événements et voir comment le processus fonctionne réellement, notamment les goulots d’étranglement, les variantes et les reprises. Passez rapidement du journal aux analyses et étayez vos constats par des éléments quantifiés.

Comment procéder

1. Mine : Commencez par les données d’événements issues de votre ERP, de votre système de gestion des factures, de votre plateforme de paiement ou d’autres sources pertinentes. Utilisez le Process Mining pour cartographier le flux réel de la comptabilité fournisseurs et mesurer le temps de cycle, le temps d’attente, les reprises de travail, les retards de paiement et les tendances d’erreur. Comparez les procédures documentées avec les parcours réellement suivis par vos factures.

2. Model : Utilisez le Process Mapping et BPMN 2.0 pour documenter le processus actuel et définir un état cible. Identifiez les approbations redondantes, la saisie manuelle des données, les parcours d’exception et les transferts qui créent des retards. Reliez les étapes du processus à des KPI tels que le taux de paiement à temps, le délai de traitement des factures, le taux de rapprochement au premier passage et le coût par facture.

3. Simulate : Testez les changements envisagés avant leur mise en œuvre avec la Process Simulation. Comparez des scénarios tels que la validation automatisée, la révision des règles d’approbation, l’équilibrage de la charge de travail et la réduction des transferts manuels. Utilisez les résultats pour estimer les effets sur le temps de traitement, le taux d’erreur, la capacité et les coûts.

À quoi vous attendre

Les résultats dépendent de la qualité des données, de la complexité du processus et des changements que vous mettez en œuvre. Les équipes utilisent généralement cette approche pour :

• Identifiez les variantes de factures qui entraînent le plus de retards et de reprises.
• Quantifiez l’impact des approbations tardives, de la saisie manuelle et du traitement des exceptions.
• Réduisez de 20 à 40 % le temps de cycle de la comptabilité fournisseurs lorsque vos équipes suppriment les principaux goulots d’étranglement et automatisent les étapes appropriées.
• Réduisez les erreurs de traitement manuel en standardisant la collecte et la validation des données.
• Améliorez la ponctualité des paiements en traitant les causes des factures bloquées et échues.
• Donnez aux responsables des processus une vision partagée de la performance réelle, sans formation spécialisée approfondie.

Pour commencer

Commencez par un processus de comptabilité fournisseurs et une question précise, par exemple : pourquoi certaines factures ne respectent-elles pas les conditions de paiement ou à quel moment les reprises de travail apparaissent-elles dans le flux ? Préparez un Event Log comprenant un identifiant de cas, le nom de l’activité, un horodatage et les Attributs pertinents, tels que le fournisseur, le type et le montant de la facture, le statut d’approbation et la date de paiement.

Importez le journal dans ProcessMind et examinez les principales variantes du processus, les goulots d’étranglement et les boucles de reprise. Utilisez ensuite les constats quantifiés pour hiérarchiser les améliorations, modéliser le processus cible et simuler les changements. Vous disposez ainsi d’une démarche concrète pour passer d’hypothèses documentées à une amélioration des processus fondée sur des éléments probants.