Process Mining pour la comptabilité fournisseurs

Repérez les retards dans votre processus de comptabilité fournisseurs

Importez votre journal d’événements pour comprendre comment se déroule le traitement des factures fournisseurs : où elles attendent, quels parcours elles suivent et à quelle fréquence les dossiers sont repris ou bloqués. À partir des données d’événements, mesurez le temps de cycle des factures, le taux de traitement sans intervention et le taux d’exception. Comparez ensuite différents scénarios, comme modifier les règles d’approbation ou augmenter les effectifs.

Pourquoi analyser la comptabilité fournisseurs ?

Les équipes de comptabilité fournisseurs traitent un grand nombre de factures, d’approbations, d’exceptions et de paiements. Les retards peuvent entraîner des paiements tardifs, fragiliser les relations avec les fournisseurs et générer des reprises. Les rapports habituels indiquent souvent des totaux, mais pas où le temps s’accumule ni quels parcours de factures génèrent le plus d’exceptions.

Les connaissances sur les processus peuvent être dispersées entre les procédures, les rapports système et l’expérience des équipes. Le Process Mining rassemble les données d’événements pour montrer le déroulement réel du travail et vous permettre d’examiner les retards à partir de faits plutôt que de suppositions.

Quels sont les trois indicateurs à suivre en comptabilité fournisseurs ?

Commencez par trois indicateurs que votre équipe financière peut comprendre et utiliser :

Définissez de manière cohérente le début, la fin et les activités prises en compte avant de comparer les résultats. Déterminez, par exemple, si le temps de cycle s’arrête à l’approbation ou au paiement, et quelles activités constituent une intervention manuelle. Des définitions cohérentes rendent les indicateurs comparables entre les équipes et les périodes de reporting.

Comptabilité fournisseurs et comptabilité clients : quelles différences entre les deux cycles ?

La comptabilité fournisseurs suit les sommes dues aux fournisseurs par votre organisation et les opérations nécessaires à leur règlement. La comptabilité clients suit les sommes dues à votre organisation par ses clients et les opérations nécessaires à leur recouvrement. Les deux processus reposent sur les mêmes documents et les mêmes règles (commande ou facture de vente, rapprochement, approbation, paiement), mais en sens inverse. Ils sont tous deux évalués au regard des conditions convenues.

Le Process Mining analyse ces deux cycles de la même manière. Il reconstitue le parcours de chaque facture pour vous permettre de comparer les délais convenus au temps réellement consacré au traitement, et de repérer les attentes, les reprises ou les exceptions qui s’accumulent. Le Process Mining appliqué à la comptabilité clients porte sur le recouvrement.

Où s’écoule le temps de cycle des factures ?

Le temps de cycle total comprend le travail actif et les périodes d’attente. Le Process Mining appliqué à la comptabilité fournisseurs vous permet de suivre chaque facture à travers les activités enregistrées et de repérer les files d’attente qui se forment.

Voici quelques situations courantes à examiner :

• Files d’attente pour approbation : Une tâche d’approbation peut ne prendre que quelques minutes, alors que la facture attend plusieurs jours l’approbateur.
• Factures bloquées ou mises en attente : Une incohérence avec le bon de commande peut bloquer une facture, même si le système lui attribue un statut valide.
• Problèmes de données de référence fournisseur : Des informations manquantes ou incohérentes sur le fournisseur peuvent nécessiter une correction manuelle avant la reprise du traitement.
• Envois en double : Une facture transmise par plusieurs canaux peut entraîner des vérifications supplémentaires et des reprises.
• Exceptions au rapprochement à trois pièces : Comparez les exceptions par fournisseur, type de facture ou autre attribut disponible pour repérer les cas où elles se concentrent.

Un taux d’exception élevé ne suffit pas à en expliquer la cause. Examinez les parcours des factures et leurs horodatages pour repérer les exceptions qui entraînent les attentes les plus longues ou le plus de reprises.

Comment examiner le traitement sans intervention et les exceptions ?

Utilisez le journal d’événements pour distinguer les factures qui suivent le parcours prévu de celles qui nécessitent une intervention. Examinez les activités enregistrées pour chaque cas, notamment la validation, le rapprochement, l’approbation, le blocage et le paiement.

Pour les exceptions au rapprochement à trois pièces, comparez les factures validées du premier coup à celles qui nécessitent une correction ou un examen supplémentaire. Vérifiez à quel moment l’exception survient, combien de temps la facture attend ensuite et si le même schéma se répète pour certains fournisseurs ou types de factures. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur les exceptions qui allongent le temps de cycle, plutôt que de les considérer toutes comme aussi importantes.

De quelles données avez-vous besoin ?

Commencez par un journal d’événements issu de votre ERP ou de votre système de gestion des factures. Chaque ligne doit comporter un identifiant de cas correspondant à la facture, le nom d’une activité et un horodatage. Ajoutez les attributs pertinents disponibles, comme le fournisseur, le type de facture, le montant, le statut d’approbation et la date de paiement.

Les données doivent relier les activités à une même facture et les présenter dans l’ordre chronologique. Vérifiez comment le système source enregistre les statuts et les horodatages, car ces définitions ont une incidence sur les indicateurs calculés.

Découvrez les données nécessaires

Pour savoir comment préparer et vérifier votre journal d’événements, consultez la documentation sur les données du Process Mining.

Comment comparer des changements de règles d’approbation ou d’effectifs ?

Une fois le processus actuel compris, utilisez la simulation des processus pour comparer des changements possibles avant de les mettre en œuvre. Vous pouvez, par exemple, comparer les règles d’approbation actuelles à un scénario où le routage des approbations est modifié, ou les capacités actuelles à un scénario où elles sont renforcées à une étape sous contrainte.

Évaluez chaque scénario à l’aide des mêmes indicateurs, comme le temps de cycle, le taux de traitement sans intervention et le taux d’exception. Considérez les résultats comme des options comparables fondées sur vos hypothèses, et non comme des résultats garantis. Cette comparaison peut vous aider à choisir les changements à examiner et à en comprendre les compromis.

Comment démarrer avec le Process Mining en comptabilité fournisseurs ?

Choisissez une question à examiner, par exemple pourquoi les factures dépassent les délais de paiement ou à quelle étape les reprises commencent. Préparez un journal d’événements contenant les identifiants des factures, les activités, les horodatages et les attributs utiles pour répondre à votre question. Importez l’extrait dans ProcessMind, puis examinez les principaux parcours, les files d’attente et les exceptions.

À partir de vos observations, décidez de ce qu’il faut examiner ensuite, documentez un processus cible ou comparez des scénarios. Le Process Mining montre ce que permettent de conclure les données enregistrées ; les résultats dépendent des données et des hypothèses utilisées.

Découvrez le déroulement de l’analyse, étape par étape

Importez un extrait pour visualiser le processus de comptabilité fournisseurs

Vos données de comptabilité fournisseurs se trouvent déjà dans votre ERP. Commencez par un extrait et utilisez l’essai pour voir le parcours des factures dans votre processus.

Importez un extrait de comptabilité fournisseurs pour visualiser le processus