Service: Guide du Process Mining appliqué à la comptabilité clients

Améliorez votre comptabilité clients grâce au Process Mining

Pourquoi c’est important

Les équipes de comptabilité clients ont besoin d’une visibilité fiable sur le recouvrement, les litiges, les retards de paiement et le travail manuel. Les procédures documentées montrent rarement comment le processus fonctionne réellement. Cet écart peut masquer des temps d’attente évitables, des activités répétées, un traitement incohérent et des goulots d’étranglement qui affectent la trésorerie.

L’analyse traditionnelle nécessite souvent des outils coûteux, une formation spécialisée et une préparation manuelle importante. Le Process Mining vous offre un moyen plus rapide de travailler avec les données dont vous disposez déjà. Importez votre journal d’événements et visualisez le processus réel, notamment les goulots d’étranglement, les variantes et les reprises.

Vous pouvez quantifier des éléments tels que :

• Le délai entre la création de la facture et son paiement
• Le temps d’attente entre les activités de recouvrement
• Le taux de litiges par client, région ou type de facture
• Les reprises de travail et le traitement répété des factures
• Les activités et transferts manuels
• Les écarts par rapport au processus documenté
• Les cas qui dépassent les objectifs de recouvrement ou de résolution

Comment procéder

1. Mine : Connectez vos données ERP, CRM, de facturation ou de recouvrement et analysez le journal d’événements dans ProcessMind. Utilisez la carte des processus pour comparer le flux documenté avec l’exécution réelle. Filtrez par segment de clientèle, type de facture, statut de paiement ou motif de litige afin d’isoler les sources de retard. Examinez les fonctionnalités du Process Mining pour identifier les variantes, les goulots d’étranglement et les reprises, sans dépendre d’une équipe spécialisée.

2. Modélisez : Utilisez ces constats pour créer un processus cible en BPMN 2.0. Définissez les activités, les transferts, les chemins d’exception et les KPI importants pour votre équipe de comptabilité clients. Gardez le modèle relié aux éléments probants de votre journal d’événements. Grâce à la cartographie des processus, vous pouvez documenter l’état actuel et l’état cible dans un format que les équipes finance, opérations et IT peuvent examiner ensemble.

3. Simulez : Testez les changements avant leur mise en œuvre. Comparez des scénarios tels que des relances plus précoces, l’orientation automatisée des litiges, des règles d’approbation différentes ou la réduction des transferts manuels. Utilisez la simulation des processus pour estimer l’effet sur le délai de recouvrement, la résolution des litiges, la charge de travail et les coûts d’exploitation. Affinez le processus cible en fonction des résultats, puis suivez la performance après le déploiement.

À quoi vous attendre

Les résultats dépendent de la qualité des données, de la complexité du processus et des changements que vous mettez en œuvre. Les équipes utilisent généralement le Process Mining appliqué à la comptabilité clients pour :

• Réduire de 20 à 40 % le temps de cycle sur les segments de processus ciblés
• Identifier les activités et les variantes qui génèrent le plus de retards
• Quantifier les facteurs à l’origine des litiges et des reprises de travail par segment
• Réduire le travail manuel en donnant la priorité aux possibilités d’automatisation adaptées
• Améliorer la visibilité sur les factures échues et les litiges non résolus
• Établir une base de référence mesurable pour l’amélioration des processus

Considérez ces chiffres comme des fourchettes de planification, et non comme des garanties. Votre Event Log fournit les éléments nécessaires pour établir une base réaliste et suivre les progrès réalisés.

Pour commencer

Commencez par un processus de comptabilité clients et une question claire, par exemple : à quel endroit le délai entre la facture et l’encaissement augmente-t-il ? Quels types de litiges nécessitent le plus de reprises de travail ? Quels clients ou quelles équipes connaissent les retards les plus longs ?

Préparez un Event Log comprenant un identifiant de cas, le nom de l’activité et un horodatage. Ajoutez, lorsque cela est possible, des Attributs tels que le client, le montant de la facture, le statut de paiement, le motif du litige, l’équipe et la région. Importez les données dans ProcessMind et examinez la première carte du processus avant d’élargir votre analyse.

Du journal aux analyses, vous pouvez passer des hypothèses documentées à des constats quantifiés. Utilisez les résultats pour hiérarchiser les améliorations, modéliser l’état cible et tester les changements avant d’engager des ressources.