Process Mining et comptabilité clients : le guide

Process Mining et comptabilité clients : comprendre le délai moyen de paiement

Le délai moyen de paiement client correspond au nombre moyen de jours entre une vente et son règlement. Une variation peut s’expliquer par la saisonnalité, mais aussi par le processus de comptabilité clients : une facture en attente de relance, un litige qui tarde à être résolu ou des reprises peuvent retarder l’affectation des paiements. Le Process Mining permet de repérer les étapes qui allongent les délais, sans attribuer ces variations au seul comportement des clients.

Que peut révéler le Process Mining sur la comptabilité clients ?

Vos procédures décrivent le fonctionnement prévu du recouvrement. Le journal d’événements montre le déroulement réel du processus : les activités, les transferts, les temps d’attente et les parcours suivis par les différents cas.

Avec ProcessMind, vous pouvez analyser les données de comptabilité clients pour repérer :

• Le délai entre la création d’une facture et son paiement
• Le temps d’attente entre les relances et les autres activités de recouvrement
• Les taux de litige et les délais de résolution par client, région ou type de facture
• Les reprises, comme le traitement répété de factures ou les corrections
• Les activités manuelles et les transferts
• Les écarts entre le processus documenté et son déroulement réel
• Les cas qui n’atteignent pas les objectifs de recouvrement ou de résolution

Ces observations vous aident à distinguer les retards liés au processus des autres facteurs qui influent sur le délai moyen de paiement client. Elles ne prouvent pas qu’une modification du processus produira un résultat précis.

Où surviennent les retards de recouvrement et les reprises ?

Commencez par examiner les étapes entre la création de la facture et son paiement. Une cartographie des processus montre où les cas attendent, quels parcours prennent plus de temps et où les équipes reprennent le travail. Filtrez les données par segment de clientèle, type de facture, statut de paiement ou motif de litige pour comparer des cas similaires.

Vérifiez, par exemple, si les factures contestées attendent plus longtemps avant leur résolution, si certaines factures sont traitées plusieurs fois ou si un transfert est suivi d’un long délai. Le journal d’événements indique le calendrier et l’ordre des activités, mais ne permet pas à lui seul d’expliquer toutes les causes.

Découvrez le Process Mining et voyez comment les cartographies de processus, les variantes et les filtres peuvent étayer votre analyse.

Quel est l’effet des litiges et de l’affectation des paiements ?

Les litiges peuvent allonger les délais et ajouter du travail entre la facturation et le paiement. Comparez les types de litiges, les parcours de résolution et les durées écoulées pour repérer les cas qui attendent ou reviennent à une étape précédente. Les reprises peuvent également prolonger les délais lorsque les factures doivent être examinées ou corrigées plusieurs fois.

L’affectation des paiements est un autre aspect à examiner. Observez à quel moment surviennent les activités liées aux paiements et comment elles s’articulent avec le traitement des factures et la résolution des litiges. Le Process Mining analyse les événements enregistrés, mais n’encaisse pas les paiements.

Comment interpréter le ratio de rotation des créances clients ?

Le ratio de rotation des créances clients mesure le nombre de fois où les créances sont recouvrées au cours d’une période. Il apporte un éclairage différent du DSO : le ratio mesure la fréquence des encaissements, tandis que le DSO estime le délai moyen entre une vente et son paiement. Pour comparer ces indicateurs, utilisez les définitions et les conventions de calcul déjà appliquées par votre équipe financière.

Le Process Mining complète ces indicateurs financiers en apportant des éléments sur le déroulement du travail. Il peut vous aider à vérifier si les retards, les litiges ou les reprises coïncident avec une évolution des performances de recouvrement. Il ne remplace toutefois ni les définitions de votre équipe financière ni son analyse comptable.

Comptabilité clients et comptabilité fournisseurs : quelles différences entre les deux cycles ?

La comptabilité clients suit les sommes dues à votre organisation par ses clients et les démarches de recouvrement. La comptabilité fournisseurs suit les sommes dues par votre organisation à ses fournisseurs et les opérations nécessaires à leur paiement. Ces processus ont des objectifs et des événements différents, mais tous deux gagnent à rendre visibles les parcours réellement suivis, les temps d’attente, les transferts et les reprises.

Comparez avec le cas d’usage de la comptabilité fournisseurs ou découvrez le cas d’usage consacré à la finance et aux services partagés pour une analyse plus large des processus financiers.

Comment analyser votre processus de recouvrement ?

1. Analysez : Préparez un journal d’événements et analysez le processus réel dans ProcessMind. Comparez les parcours et filtrez les données selon des attributs tels que le segment de clientèle, le type de facture, le statut de paiement ou le motif du litige.
2. Modélisez : À partir de vos observations, documentez un processus cible en BPMN. Définissez les activités, les transferts, les parcours d’exception et les KPI à suivre par votre équipe. Découvrez la modélisation BPMN pour documenter les processus actuels et futurs.
3. Simulez : Comparez différents scénarios de processus avant leur mise en œuvre. Vous pouvez, par exemple, évaluer différents délais de relance, routages des litiges, règles d’approbation ou transferts. Découvrez la simulation des processus pour étudier les effets possibles des scénarios sur les performances du processus.

ProcessMind analyse et modélise les données de processus. Votre équipe décide des changements à mettre en œuvre et en suit les résultats.

De quelles données avez-vous besoin pour commencer ?

Commencez par une question sur le recouvrement, par exemple : à quelle étape le délai entre la facturation et le paiement s’allonge-t-il, ou quels parcours de litige entraînent le plus de reprises ? Pour une première analyse, utilisez un journal des factures et des paiements que vous exportez déjà de votre ERP.

Préparez au minimum :

• Un identifiant de cas reliant les événements à une facture ou à un autre cas
• Un nom d’activité
• Un horodatage pour chaque événement

Lorsque ces informations sont disponibles, ajoutez des attributs tels que le client, le montant de la facture, le statut de paiement, le motif du litige, l’équipe et la région. Ces champs vous permettent de comparer des segments et d’examiner les écarts de performance entre les processus.

Consultez les exigences relatives aux données avant de préparer votre journal d’événements.

À quels résultats pouvez-vous vous attendre ?

Les résultats dépendent de la qualité et de la couverture de vos données, de la complexité du processus et des changements apportés par votre équipe. Utilisez votre journal d’événements pour établir une référence, repérer où s’accumulent les délais et les reprises, puis suivre les performances du processus après les changements.

Le Process Mining ne garantit pas une baisse du délai moyen de paiement client. Il montre le déroulement du travail enregistré et aide votre équipe à examiner les possibilités d’amélioration et à les hiérarchiser. Les résultats financiers dépendent de plusieurs facteurs.