Tìm cơ hội tự động hóa quy trình bằng process mining
Tìm hiểu cách process mining giúp bạn đánh giá các quy trình phù hợp để tự động hóa, ước tính khối lượng công việc có thể xử lý và xác định khi nào RPA không phải lựa chọn phù hợp.
Bạn sẽ tìm hiểu gì
Hướng dẫn này giải thích cách process mining giúp bạn đánh giá cơ hội tự động hóa quy trình, xác định vai trò của RPA và biết khi nào có thể quyết định tự động hóa mà chưa cần phân tích dữ liệu quy trình.
Cách tìm cơ hội tự động hóa quy trình bằng process mining
Tự động hóa quy trình là quyết định nên thay đổi công việc ở đâu, chứ không chỉ là chọn tác vụ nào giao cho bot. Process mining giúp bạn thấy công việc thực sự diễn ra thế nào, định lượng các bước có thể tự động hóa và đánh giá mức độ phù hợp. Công cụ này cũng có thể cho thấy một bước nên được thiết kế lại hoặc giữ nguyên.
Những lựa chọn phù hợp nhất thường diễn ra thường xuyên, theo một lộ trình nhất quán và tốn đủ thời gian để đáng quan tâm. Tần suất, mức độ chuẩn hóa, khối lượng và thời gian xử lý giúp bạn lập danh sách ngắn một cách thực tế. Tỷ lệ ngoại lệ cho biết bao nhiêu công việc có thể đi theo lộ trình tự động hóa.
Lời quảng bá về tự động hóa và thực tế cần kiểm chứng
Tìm “process mining and RPA”, bạn sẽ thấy nhiều trang của nhà cung cấp giới thiệu process mining như bước đầu tiên hiển nhiên để tự động hóa. Lập luận rất đơn giản: sơ đồ hóa quy trình, tìm tác vụ lặp lại rồi giao cho bot.
Cách nhìn đó bỏ qua một điểm quan trọng. Nhiều tác vụ rõ ràng phù hợp để tự động hóa vốn đã được mọi người biết đến. Nhóm tài chính có thể biết họ đang sao chép dữ liệu hóa đơn giữa các hệ thống. Nhóm hỗ trợ có thể biết họ đang phân loại thủ công những loại phiếu yêu cầu giống nhau. Bạn không cần triển khai cả một dự án process mining chỉ để xác nhận điều mà người trực tiếp làm việc đã thấy.
Process mining phát huy tác dụng khi tình hình chưa rõ: công việc đi qua nhiều nhóm hoặc hệ thống, khó dự đoán ngoại lệ, hoặc bạn cần bằng chứng để so sánh quy trình trước và sau thay đổi. Công cụ này giúp bạn quyết định nên tự động hóa việc gì, nhưng không nên biến mọi vấn đề quy trình thành một dự án tự động hóa.
Tổng quan nhanh: RPA, tự động hóa bằng agent và process mining
RPA là một hình thức tự động hóa số, giúp chuyển dữ liệu giữa các giao diện. Các công cụ tự động hóa quy trình làm việc điều phối cả quy trình là một lựa chọn khác. Bạn sẽ dễ chọn hơn khi hiểu rõ quy trình.
Các thuật ngữ này nói về những phần việc khác nhau.
Bot RPA mô phỏng thao tác trên giao diện người dùng: nhấp nút, sao chép trường dữ liệu, điền biểu mẫu và chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng. RPA phù hợp với tác vụ lặp lại, theo quy tắc và có các bước xác định rõ.
- Công dụng: Tự động hóa tác vụ lặp lại, theo quy tắc ở cấp giao diện người dùng
- Đầu vào: Một tập hợp bước và quy tắc được xác định rõ
- Ưu điểm: Có thể hoạt động trên nhiều hệ thống mà không cần tích hợp sâu
- Hạn chế: Khó xử lý tình huống không rõ ràng hoặc chưa được xác định
Process Mining dùng dữ liệu nhật ký sự kiện từ hệ thống CNTT để dựng lại luồng công việc. Công cụ cho thấy quy trình được ghi nhận trong dữ liệu, bao gồm các biến thể và trường hợp ngoại lệ.
- Công dụng: Khám phá, trực quan hóa, theo dõi và phân tích quy trình kinh doanh
- Đầu vào: Nhật ký sự kiện có mã hồ sơ, hoạt động và dấu thời gian
- Ưu điểm: Làm rõ các luồng quy trình, điểm nghẽn và cách xử lý ngoài quy trình
- Hạn chế: Cần có quyền truy cập vào dữ liệu sự kiện có cấu trúc
Để tìm hiểu kỹ hơn, hãy đọc process mining là gì. Nếu bạn mới tìm hiểu về RPA, hãy xem bài tổng quan về RPA.
Tự động hóa bằng agent là một cách tiếp cận khác. Bot RPA làm theo các bước đã được chỉ định, còn agent nhận mục tiêu rồi tự chọn hành động. Vì vậy, mô tả quy trình rõ ràng càng quan trọng. Trước khi giao việc cho agent, bạn cần hiểu các biến thể, trường hợp ngoại lệ và kết quả đúng cần đạt được. Những thông tin này cũng giúp bạn quyết định một bước có phù hợp để tự động hóa hay không.
Khi nào process mining thực sự hữu ích
Process mining hỗ trợ tự động hóa quy trình kinh doanh khi bạn cần bằng chứng khó thu thập chỉ qua một buổi trao đổi hoặc góc nhìn của một nhóm.
- Tìm các tác vụ lặp lại giữa nhiều nhóm và hệ thống. Cùng một dữ liệu có thể được nhập ở nhiều nơi, hoặc một lần bàn giao có thể liên tục dẫn đến làm lại. Dữ liệu quy trình đầu cuối giúp phát hiện những mẫu khó thấy khi mỗi nhóm chỉ nhìn vào phần việc của mình.
- Định lượng khối lượng công việc. Đo tần suất một bước diễn ra và thời gian cần để hoàn thành. Nhờ đó, bạn có thể ước tính phạm vi công việc thực tế hơn thay vì dựa vào những tuyên bố chung về tiềm năng tự động hóa.
- Hiểu các trường hợp ngoại lệ. Một tác vụ có thể trông nhất quán cho đến khi bạn so sánh các biến thể. Tỷ lệ ngoại lệ cho biết bao nhiêu công việc đi theo lộ trình phổ biến và bao nhiêu cần được xử lý theo cách khác.
- Kiểm tra thay đổi sau khi triển khai. So sánh hiệu quả quy trình trước và sau thay đổi. Bạn có thể xem luồng công việc có thay đổi như dự kiến không, đồng thời phát hiện điểm nghẽn hoặc sai lệch mới.
- Xác định việc không nên tự động hóa. Phân tích có thể cho thấy một tác vụ có quá nhiều ngoại lệ, cần phán đoán của con người hoặc diễn ra quá ít để đáng bỏ công. Đây vẫn là kết quả hữu ích, ngay cả khi bạn quyết định không xây dựng bot.
Dùng dữ liệu để cải tiến, không chỉ để tự động hóa
Process mining hỗ trợ khám phá, theo dõi quy trình, kiểm tra mức độ tuân thủ và cải tiến. Tìm cơ hội tự động hóa chỉ là một trong nhiều cách sử dụng.
Tần suất × mức độ chuẩn hóa × khối lượng: tiêu chí lập danh sách ngắn
Bắt đầu với bốn yếu tố. Tần suất, mức độ chuẩn hóa và khối lượng giúp bạn đánh giá một tác vụ có phù hợp để lặp lại tự động hay không. Thời gian xử lý cho biết cần bao nhiêu công sức. Hãy dùng các yếu tố này để sàng lọc, không xem đó là lời hứa tiết kiệm.
| Tiêu chí | Câu hỏi | Vì sao quan trọng | Cần kiểm tra gì |
|---|---|---|---|
| Tần suất | Bước này diễn ra thường xuyên đến mức nào? | Tác vụ hiếm khi xảy ra có thể không đáng bỏ công tự động hóa | Số lần hoạt động và số hồ sơ mỗi tháng |
| Mức độ chuẩn hóa | Có bao nhiêu biến thể? | Bot cần lộ trình và quy tắc được xác định rõ | Số biến thể và tỷ lệ hồ sơ đi theo lộ trình phổ biến |
| Khối lượng | Có bao nhiêu hồ sơ đi theo lộ trình phổ biến đó? | Tổng số lớn có thể che khuất một nhóm nhỏ có thể xử lý lặp lại | Số hồ sơ thuộc biến thể phổ biến nhất |
| Thời gian xử lý | Mỗi lần xử lý, một người mất bao lâu? | Cho biết khối lượng công việc có thể nằm trong phạm vi tự động hóa | Thời lượng mỗi hoạt động, đối chiếu với hiểu biết thực tế về vận hành |
Chấm mỗi yếu tố từ 1 đến 5 theo định nghĩa mà nhóm bạn thống nhất. Bạn có thể nhân các điểm để xếp hạng, nhưng đừng xem kết quả đó là căn cứ kinh doanh. Điểm cao ở một yếu tố không thể bù cho mức độ phù hợp kém ở yếu tố khác. Tác vụ diễn ra thường xuyên nhưng có nhiều ngoại lệ có thể cần được thiết kế lại; tác vụ chuẩn hóa nhưng hiếm khi xảy ra có thể không đáng tự động hóa.
Dùng tỷ lệ ngoại lệ để kiểm tra thêm. Tỷ lệ này cho biết một hồ sơ rời khỏi lộ trình bạn đang đánh giá thường xuyên đến mức nào. Tỷ lệ cao là dấu hiệu cần tìm hiểu nguyên nhân, không phải lý do tự động loại bỏ lựa chọn đó.
Tính tiềm năng tự động hóa
Ước tính khối lượng và thời gian xử lý của phần công việc có thể đi theo lộ trình phổ biến. Bạn có thể dùng phép tính sàng lọc đơn giản sau:
addressable hours = instances per month × handling time × (1 − exception rate)Ví dụ, giả sử mỗi tháng có 4.200 lượt kiểm tra tín dụng, mỗi lượt mất sáu phút. Tổng thời gian xử lý là 420 giờ. Nếu 18% hồ sơ đi theo lộ trình khác, phần theo lộ trình phổ biến ước tính khoảng 344 giờ mỗi tháng.
Đây là ước tính khối lượng công việc trong phạm vi xem xét, không phải dự báo khoản tiết kiệm. Con số này chưa tính thời gian xử lý ngoại lệ, theo dõi hoạt động tự động hóa hoặc xây dựng và bảo trì hệ thống. Trước khi lập luận chứng minh hiệu quả kinh doanh, hãy xác nhận ước tính với nhóm phụ trách quy trình và tính đến các chi phí cũng như trách nhiệm đó.
Nếu muốn xem dữ liệu quy trình hỗ trợ phân tích này như thế nào, hãy tìm hiểu các khả năng process mining của ProcessMind.
Nói thẳng: không phải lúc nào bạn cũng cần process mining
Nếu bạn chỉ cần danh sách tác vụ để tự động hóa, process mining có thể vượt quá nhu cầu.
Process mining cần dữ liệu sự kiện, công đoạn chuẩn bị và người có thể diễn giải kết quả. Với một tác vụ đơn giản, đã hiểu rõ, trao đổi với nhóm trực tiếp thực hiện có thể đủ để xác định các bước và ngoại lệ. Sau đó, bạn có thể quyết định có xây dựng bot hay không.
Ví dụ, nếu nhóm phải trả đã biết họ mất thời gian sao chép dữ liệu hóa đơn từ email vào ERP, có thể bạn không cần phân tích nhật ký sự kiện để xác nhận tác vụ đó tồn tại. Tuy vậy, trước khi tự động hóa, bạn vẫn cần kiểm tra quy tắc, ngoại lệ và rủi ro.
Process mining hữu ích hơn khi quy trình đi qua nhiều nhóm hoặc hệ thống, khi luồng thực tế khác với tài liệu mô tả hoặc khi bạn cần số liệu ban đầu để đánh giá thay đổi. Công cụ này nên giúp trả lời một câu hỏi thực tế, không phải trở thành điều kiện bắt buộc cho mọi dự án tự động hóa.
Process mining rất hữu ích để tìm ra các tác vụ có thể tự động hóa, nhưng mô hình hóa quy trình thường là điểm khởi đầu tốt hơn. Người trực tiếp làm việc có thể chỉ ra điểm gây khó khăn mà không cần phân tích dữ liệu. Nếu trao đổi đúng trọng tâm, tự động hóa sẽ chủ yếu là bài toán giao tiếp, thay vì bài toán dữ liệu.
Process mining không chỉ giúp tìm mục tiêu tự động hóa
Cách nói “process mining cho RPA” có thể khiến người đọc nghĩ process mining chỉ là công cụ tìm kiếm cơ hội. Công cụ này còn giúp bạn hiểu và cải tiến quy trình rộng hơn.
- Theo dõi hiệu quả quy trình. Theo dõi thời gian xử lý, sai lệch và thay đổi trong luồng công việc. Tìm hiểu cách theo dõi quy trình liên tục.
- Kiểm tra mức độ tuân thủ. So sánh các luồng thực tế với quy trình dự kiến. Việc này có thể hỗ trợ công tác tuân thủ và quản trị, nhưng không sửa được quy trình đang vận hành kém.
- Tìm nguyên nhân gốc rễ. Nếu đơn hàng bị chậm, hãy so sánh hồ sơ theo nhà cung cấp, khu vực, nhóm hoặc biến thể quy trình để xác định nơi xảy ra chậm trễ.
- Thiết kế lại trước khi tự động hóa. Phân tích quy trình có thể cho thấy nên bỏ bước nào, giảm bàn giao ở đâu hoặc đơn giản hóa khâu phê duyệt ra sao. Bắt đầu từ quy trình đơn giản hơn có thể phù hợp hơn là tự động hóa quy trình hiện tại.
- Mô hình hóa và mô phỏng thay đổi. Với ProcessMind, bạn có thể mô hình hóa thay đổi quy trình và mô phỏng tác động tiềm năng trước khi triển khai.
Tự động hóa là một lựa chọn. Trước tiên, hãy hiểu vấn đề, rồi quyết định nên thiết kế lại, tự động hóa hay giữ nguyên quy trình.
Cách làm thực tế, từng bước một
Hãy làm theo trình tự này để kết nối phân tích quy trình với quyết định tự động hóa:
- Hiểu quy trình. Xem xét các biến thể, điểm nghẽn, công việc phải làm lại và trường hợp ngoại lệ.
- Cải tiến quy trình trước. Trước khi xây dựng giải pháp tự động hóa, hãy xem có thể bỏ các bước hoặc khâu bàn giao không cần thiết hay không.
- Lập danh sách ngắn các tác vụ phù hợp. So sánh tần suất, mức độ chuẩn hóa, khối lượng, thời gian xử lý và tỷ lệ ngoại lệ.
- Đánh giá công sức và rủi ro. Kiểm tra các hệ thống liên quan, quy tắc của tác vụ và cách xử lý ngoại lệ.
- Theo dõi kết quả. So sánh quy trình sau thay đổi với số liệu ban đầu và tìm hiểu những tác động ngoài dự kiến.
- Đánh giá lại khi công việc thay đổi. Chính sách, hệ thống và biến thể quy trình mới có thể làm thay đổi mức độ phù hợp của giải pháp tự động hóa.
Để tìm hiểu bước theo dõi, hãy xem hướng dẫn theo dõi quy trình liên tục. Nếu muốn ghi lại quy trình mục tiêu trước khi tự động hóa, hãy tìm hiểu mô hình hóa BPMN.
Kiểm tra quy trình trước khi tự động hóa
Tự động hóa quy trình không giải quyết được các vấn đề gốc rễ. Hãy xem có thể đơn giản hóa công việc trước không, rồi đánh giá những bước còn lại có phù hợp để tự động hóa hay không.
Lập danh sách ngắn để cùng rà soát
Dùng mẫu này để so sánh các bước có thể tự động hóa. Điền bằng chứng trước khi xếp hạng các lựa chọn. Trường còn trống hoặc chưa chắc chắn là câu hỏi cần tìm hiểu, không phải lý do để mặc định rằng lựa chọn đó phù hợp.
| Bước | Số lần thực hiện mỗi tháng | Số biến thể | Tỷ lệ theo biến thể phổ biến nhất | Thời gian xử lý | Tỷ lệ ngoại lệ | Số giờ có thể xử lý | Công sức xây dựng | Hệ thống liên quan | Đánh giá ban đầu |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Kiểm tra tín dụng | 4.200 | 6 | 82% | 6 phút | 18% | ~344 | Trung bình, một hệ thống, một bộ quy tắc | ERP, đơn vị cung cấp dữ liệu tín dụng | Đưa vào danh sách để rà soát |
| Đối chiếu hóa đơn thủ công | 1.100 | 14 | 41% | 11 phút | 59% | ~83 | Cao, nhiều biến thể, dữ liệu kém | ERP, nguồn cấp dữ liệu ngân hàng | Tìm hiểu và thiết kế lại |
| Tổng hợp báo cáo cuối tháng | 12 | 3 | 90% | 3 giờ | 10% | ~32 | Thấp | Công cụ báo cáo | Kiểm tra xem tự động hóa nguồn dữ liệu có phù hợp hơn không |
Các ví dụ minh họa cách tổ chức việc rà soát, không phải dự báo khoản tiết kiệm. Hãy dùng dữ liệu của bạn và xác nhận các giả định với những người trực tiếp xử lý công việc.
Ba cách làm giúp danh sách ngắn hữu ích hơn:
- Điền đủ mọi cột trước khi xếp hạng. Chỉ xét tần suất có thể khiến một tác vụ trông hấp dẫn hơn thực tế.
- Ghi lại số hệ thống liên quan. Mỗi ranh giới giữa các hệ thống đều có thể làm tăng công sức triển khai và hỗ trợ.
- Giữ “thiết kế lại trước” và “không tự động hóa” là những kết quả hợp lệ. Lựa chọn tốt nhất có thể là bỏ tác vụ hoặc thay đổi cách thực hiện.
Nhà cung cấp: nền tảng tất cả trong một hay công cụ chuyên biệt?
Một số nhà cung cấp có cả RPA và process mining trên cùng nền tảng. UiPath khởi đầu với RPA rồi bổ sung process mining sau. Celonis xuất phát từ process mining và hợp tác với các nhà cung cấp giải pháp tự động hóa. Mỗi cách tiếp cận đều có những điểm cần cân nhắc khác nhau.
- Kết nối chặt chẽ hơn giữa thông tin từ process mining và workflow tự động hóa
- Chỉ cần làm việc với một nhà cung cấp
- Giao diện dùng chung
Điểm cần cân nhắc:
- Nền tảng có thể ưu tiên tự động hóa ngay cả khi thiết kế lại quy trình phù hợp hơn
- Bạn có thể có ít lựa chọn hơn nếu sau này muốn thay đổi một thành phần
- Kiểm tra mức độ phù hợp của từng khả năng với yêu cầu của bạn
- Chọn công cụ dựa trên nhiệm vụ cần thực hiện
- Dễ thay đổi thành phần khi nhu cầu thay đổi
- Không gắn phân tích quy trình với một cách tiếp cận tự động hóa duy nhất
Điểm cần cân nhắc:
- Có thể cần thêm công sức để tích hợp
- Bạn có thể phải quản lý quan hệ với nhiều nhà cung cấp
Để xem kỹ hơn một phép so sánh giữa các nhà cung cấp, hãy đọc phân tích UiPath và ProcessMind. Lựa chọn phù hợp tùy thuộc vào hệ thống hiện có, đội ngũ và yêu cầu của bạn. Hãy đánh giá riêng khả năng process mining và tự động hóa, đồng thời kiểm tra nền tảng có hỗ trợ những quyết định bạn cần đưa ra hay không.
ProcessMind phù hợp ở đâu
ProcessMind kết hợp process mining, mô hình hóa quy trình và mô phỏng. Bạn có thể dùng nền tảng để:
- Khám phá cách quy trình vận hành từ dữ liệu sự kiện.
- Phân tích các biến thể, điểm nghẽn và sai lệch.
- Ghi lại quy trình bằng cách mô hình hóa BPMN.
- Mô phỏng các thay đổi dự kiến trước khi triển khai.
- Theo dõi hiệu quả quy trình theo thời gian.
ProcessMind giúp bạn hiểu quy trình và đánh giá các phương án cải tiến. Nền tảng không quyết định bạn nên tự động hóa việc gì và cũng không tự thực hiện tự động hóa. Bạn có thể dùng kết quả phân tích để lập luận cho việc tự động hóa, thiết kế lại quy trình hoặc quyết định không tự động hóa.
Nếu bạn đang cân nhắc lợi ích kinh doanh rộng hơn của process mining, hãy xem cách xây dựng luận cứ kinh doanh cho process mining. Để biết cần chuẩn bị dữ liệu nào, đọc bài cách tạo event log cho process mining.
Gỡ bỏ những hiểu lầm
Hiểu lầm 1: “Process mining sẽ đưa ra kế hoạch tự động hóa”
Process mining cho thấy quy trình vận hành ra sao qua dữ liệu. Công cụ có thể phát hiện điểm kém hiệu quả, điểm nghẽn và các trường hợp đi chệch quy trình. Nhóm của bạn vẫn cần diễn giải kết quả rồi quyết định nên tự động hóa, thiết kế lại hay giữ nguyên phần nào. Hãy thận trọng với lời quảng cáo rằng chỉ cần một cú nhấp là có ngay kế hoạch tự động hóa.
Hiểu lầm 2: “Process mining chủ yếu dùng để phân tích bot RPA”
Process mining có thể giúp bạn đánh giá toàn bộ quy trình có bot tham gia, nhưng không giải thích mọi chi tiết trong hoạt động của bot. Nếu bot chạy theo kịch bản định sẵn, hãy xem kịch bản và nhật ký của bot để hiểu cách nó hoạt động. Dùng process mining khi bạn cần biết bước tự động hóa nằm ở đâu trong toàn bộ quy trình.
Hiểu lầm 3: “Phải dùng process mining trước mọi dự án tự động hóa”
Không nhất thiết. Nếu tác vụ đơn giản, đã rõ cách thực hiện và các trường hợp ngoại lệ cũng đã được xác định, bạn có thể bắt đầu mà không cần process mining. Công cụ này hữu ích hơn khi quy trình phức tạp hoặc không nhóm nào nắm được toàn cảnh.
Hiểu lầm 4: “Tự động hóa và process mining cần cùng quyền truy cập dữ liệu”
Không phải vậy. RPA hoạt động qua giao diện người dùng nên có thể cần quyền truy cập màn hình và ứng dụng. Process mining cần dữ liệu sự kiện có cấu trúc từ các hệ thống nghiệp vụ. Dữ liệu, quyền truy cập và kỹ năng cần thiết có thể khác nhau.
Lập kế hoạch cho cả hai cùng lúc đòi hỏi phối hợp giữa các bên: câu hỏi khác nhau (“Có thể viết kịch bản cho việc gì?” và “Điều gì đang diễn ra trên toàn quy trình?”), người phụ trách khác nhau và quyền truy cập dữ liệu cũng khác nhau.
Bắt đầu từ bằng chứng, không phải mục tiêu tự động hóa
Process mining có thể giúp bạn xếp hạng các quy trình phù hợp để tự động hóa, ước tính phạm vi công việc và xem xét tác động đến toàn quy trình. Công cụ cũng có thể cho thấy tự động hóa chưa phải bước tiếp theo phù hợp. Đây vẫn là kết quả hữu ích: mục tiêu là đưa ra quyết định đúng đắn, không phải tự động hóa thêm tác vụ.
Tìm hiểu cách đánh giá sức khỏe quy trình trước và sau khi thay đổi.
Tính tỷ lệ ngoại lệ từ dữ liệu của bạn
Dùng dữ liệu quy trình để xem có bao nhiêu công việc đi theo luồng phổ biến.
Thiết kế trạng thái mục tiêu trước khi tự động hóa để bạn có thể xem xét quy trình dự định xây dựng.
Lập danh sách ngắn các quy trình có thể tự động hóa chỉ trong một buổi chiều
Tính tần suất, số biến thể và thời gian xử lý từ một lần xuất dữ liệu. Bạn không cần giấy phép RPA để có những số liệu này.
