Tối ưu hóa quy trình nhân sự

Cải thiện tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới

Tìm hiểu hồ sơ tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới bị đình trệ ở đâu, bước bàn giao giữa nhân sự, quản lý tuyển dụng và IT nào gây chậm trễ, và trình tự khác có thể ảnh hưởng thế nào đến thời gian tuyển dụng cũng như thời gian hoàn tất tiếp nhận. Tải nhật ký sự kiện lên ProcessMind để xem công việc thực sự đi qua quy trình thế nào, gồm điểm nghẽn, biến thể và việc làm lại. Tập trung vào những bước và thời gian chờ đáng chú ý.

Hồ sơ tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới bị đình trệ ở đâu?

Tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới thường trải qua ATS, HRIS và các hệ thống khác. Workflow được ghi lại cho thấy trình tự dự kiến, nhưng không cho biết hồ sơ phải chờ bao lâu giữa các hoạt động, công việc quay lại bước trước ở đâu hoặc bước bàn giao nào làm chậm tiến độ.

Dùng process mining cho tuyển dụng để so sánh luồng xử lý và thời gian của từng hồ sơ, đồng thời xem ứng viên phải chờ khâu đánh giá, phê duyệt hoặc cung cấp thông tin ở đâu. Để cải thiện quy trình tiếp nhận nhân viên mới, hãy tìm các bước lặp lại, chậm trễ giữa nhân sự và IT, cũng như khác biệt giữa quy trình được ghi lại với dữ liệu sự kiện thực tế.

Có thể phân tích dữ liệu nhân sự nào để bảo vệ quyền riêng tư?

Dữ liệu nhân sự nhạy cảm. Hãy trao đổi với nhóm phụ trách quyền riêng tư và pháp lý trước khi phân tích, đồng thời tuân thủ chính sách của tổ chức và các thỏa thuận hiện hành. Bắt đầu với dữ liệu cấp trường hợp có dấu thời gian và tên hoạt động, không bao gồm danh tính ứng viên. Cách này giúp bạn phân tích luồng và thời gian của quy trình mà không đánh giá hiệu suất cá nhân.

Trong lần phân tích đầu tiên, hãy xác định các trường mã trường hợp, hoạt động và dấu thời gian cần dùng. Chỉ thêm thuộc tính khác khi cần thiết để trả lời một câu hỏi cụ thể về quy trình và đã được phê duyệt sử dụng.

Những bước bàn giao nào gây chậm trễ?

Một hồ sơ vẫn có thể phải chờ dù từng hoạt động được hoàn tất nhanh chóng. Đo thời gian giữa các hoạt động để tìm nơi hồ sơ tuyển dụng phải chờ chuyên viên tuyển dụng xem xét, quản lý tuyển dụng phản hồi hoặc phê duyệt. Với quy trình tiếp nhận nhân viên mới, hãy kiểm tra các bước bàn giao giữa nhân sự và IT, gồm cả những việc cần làm để chuẩn bị cho nhân viên bắt đầu công việc.

ProcessMind giúp bạn so sánh các biến thể quy trình và đo thời gian chờ, việc làm lại cũng như thời gian xử lý. Dùng kết quả để đặt câu hỏi cụ thể: Một bước phê duyệt có làm tăng thời gian chờ không? Hồ sơ có quay lại bước trước không? Trình tự thực tế có khác với dự kiến không?

Làm sao phân tích thời gian tuyển dụng?

Để bắt đầu phân tích thời gian tuyển dụng, hãy xác định trường hợp và thống nhất thời điểm bắt đầu, kết thúc. Dùng dấu thời gian trong dữ liệu sự kiện ATS để tính thời gian xử lý từng hồ sơ, sau đó so sánh các luồng nhằm tìm hoạt động và thời gian chờ liên quan đến chu kỳ dài hơn.

Bạn cũng có thể so sánh thời gian hoàn tất tiếp nhận nhân viên mới bằng dữ liệu sự kiện HRIS. Hãy giới hạn so sánh ở cấp quy trình hoặc trường hợp và chỉ đưa vào những thuộc tính cần thiết để trả lời câu hỏi.

Cần kiểm tra gì trước khi thay đổi quy trình?

So sánh các luồng thực tế với workflow đã ghi lại. Mô hình hóa trình tự hiện tại và đề xuất bằng mô hình hóa BPMN, sau đó cùng nhân sự, quản lý tuyển dụng, IT và các nhóm phụ trách quyền riêng tư, tuân thủ xem xét kết quả.

Dùng mô phỏng quy trình để so sánh các kịch bản đề xuất trước khi triển khai. Ví dụ, thử xem trình tự khác hoặc ít bước bàn giao hơn có thể ảnh hưởng thế nào đến thời gian xử lý hồ sơ. Mô phỏng giúp bạn đánh giá thay đổi đề xuất, chứ không tự triển khai thay đổi đó.

Bắt đầu thế nào?

Chọn một luồng tuyển dụng hoặc tiếp nhận nhân viên mới và một câu hỏi có thể trả lời bằng dữ liệu sự kiện. Dữ liệu xuất từ ATS có thể dùng cho lần phân tích đầu tiên nếu có mã trường hợp, tên hoạt động và dấu thời gian. Hãy cùng nhóm phụ trách quyền riêng tư và pháp lý xem xét phạm vi dữ liệu trước khi tải lên.

Sau đó, kiểm tra các luồng quy trình, thời gian chờ và hoạt động lặp lại. Dùng kết quả để xác định một thay đổi cụ thể cần đánh giá, thay vì cho rằng mọi hồ sơ đều phải đi theo cùng một luồng. Để biết cách chuẩn bị nhật ký sự kiện, xem yêu cầu dữ liệu cho process mining.

Đọc hướng dẫn cơ bản về sơ đồ hóa quy trình

Có thể theo dõi chỉ số nào theo thời gian?

Khi đã có mức cơ sở, hãy theo dõi các KPI cấp quy trình như thời gian tuyển dụng, thời gian hoàn tất tiếp nhận nhân viên mới, thời gian chờ giữa các hoạt động chính và tần suất lặp lại của từng bước. Dashboard cho thấy các chỉ số này có thay đổi sau khi nhóm bạn triển khai cải tiến hay không. Tìm hiểu thêm về theo dõi quy trình liên tục.

Hãy thống nhất phạm vi quy trình, trường dữ liệu và định nghĩa KPI với những người phụ trách quy trình. Tập trung phân tích cách công việc diễn ra, không xếp hạng từng nhân viên.

Khai thác một luồng tuyển dụng hoặc tiếp nhận nhân viên mới

Dùng dữ liệu xuất từ ATS để kiểm tra một câu hỏi về quy trình bằng dữ liệu cấp trường hợp. Bắt đầu dùng thử miễn phí để xem hồ sơ tuyển dụng hoặc tiếp nhận nhân viên mới phải chờ ở đâu.