Phòng ban
Hướng dẫn khai thác process mining cho quy trình thanh toán công nợ
Năm
NaN
Địa điểm
Toàn cầu
Quy mô công ty
Mọi quy mô
Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm
Các trường hợp ứng dụng trong thư viện này là hướng dẫn thực tế dựa trên những dự án cải tiến quy trình thường gặp. Số liệu và kết quả nêu ra là mức kỳ vọng phổ biến, không phải kết quả đã được xác minh của một khách hàng cụ thể và cũng không đảm bảo kết quả trong tương lai.
Tìm điểm chậm trong quy trình thanh toán công nợ
Tải nhật ký sự kiện lên để xem quy trình thanh toán công nợ đang diễn ra thế nào: hóa đơn phải chờ ở đâu, đi theo những luồng nào và công việc bị lặp lại hoặc đình trệ bao lâu một lần. Dùng dữ liệu sự kiện để đo thời gian xử lý hóa đơn, tỷ lệ xử lý không cần can thiệp và tỷ lệ ngoại lệ, rồi so sánh các phương án như thay đổi quy tắc phê duyệt hoặc bổ sung nhân lực.
Vì sao nên phân tích quy trình thanh toán công nợ?
Các nhóm thanh toán công nợ xử lý nhiều hóa đơn, quy trình phê duyệt, ngoại lệ và thanh toán. Chậm trễ có thể khiến khoản thanh toán trễ hạn, ảnh hưởng quan hệ với nhà cung cấp và phát sinh việc làm lại. Báo cáo thông thường thường chỉ cho thấy số liệu tổng, không chỉ ra thời gian bị dồn ở đâu hay luồng hóa đơn nào phát sinh nhiều ngoại lệ nhất.
Thông tin về quy trình có thể nằm rải rác trong tài liệu hướng dẫn, báo cáo hệ thống và kinh nghiệm của từng nhóm. Process mining tập hợp dữ liệu sự kiện để cho thấy công việc thực sự diễn ra thế nào. Nhờ đó, bạn có thể tìm nguyên nhân chậm trễ dựa trên dữ liệu thay vì phỏng đoán.
Nên theo dõi ba chỉ số nào cho quy trình thanh toán công nợ?
Hãy bắt đầu với ba chỉ số mà nhóm tài chính có thể hiểu và dựa vào đó hành động:
| Chỉ số | Cách tính cho mỗi hóa đơn | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Thời gian xử lý hóa đơn | Thời gian từ hoạt động đầu tiên được ghi nhận đến thời điểm hoàn tất đã xác định, chẳng hạn như thanh toán | Hóa đơn mất bao lâu từ đầu đến cuối, bao gồm cả thời gian chờ |
| Tỷ lệ xử lý không cần can thiệp | Số hóa đơn hoàn tất mà không cần can thiệp thủ công theo định nghĩa đã thống nhất, chia cho tổng số hóa đơn hoàn tất | Tần suất hóa đơn đi theo luồng không cần can thiệp |
| Tỷ lệ ngoại lệ | Số hóa đơn có ít nhất một ngoại lệ đã xác định, chẳng hạn hóa đơn bị chặn hoặc không khớp ba bên, chia cho tổng số hóa đơn | Tần suất hóa đơn đi chệch luồng dự kiến để được kiểm tra hoặc xử lý lại |
Hãy thống nhất cách xác định thời điểm bắt đầu, kết thúc và các hoạt động được tính trước khi so sánh kết quả. Ví dụ, xác định thời gian xử lý kết thúc khi hóa đơn được phê duyệt hay khi thanh toán, và hoạt động nào được xem là can thiệp thủ công. Định nghĩa nhất quán giúp bạn so sánh chỉ số giữa các nhóm và kỳ báo cáo.
Thanh toán công nợ và thu hồi công nợ: hai quy trình khác nhau thế nào?
Quy trình thanh toán công nợ theo dõi khoản tổ chức của bạn phải trả nhà cung cấp và các công việc cần thực hiện để thanh toán. Quy trình thu hồi công nợ theo dõi khoản khách hàng phải trả tổ chức của bạn và các công việc cần thực hiện để thu tiền. Cả hai đều dựa trên chứng từ và quy tắc như đơn đặt hàng hoặc hóa đơn bán hàng, đối chiếu, phê duyệt và thanh toán, nhưng diễn ra theo hai chiều ngược nhau. Cả hai cũng được đánh giá dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận.
Process mining phân tích hai quy trình theo cùng một cách. Công cụ dựng lại luồng xử lý của từng hóa đơn để bạn so sánh điều khoản đã đặt ra với thời gian thực tế, đồng thời xem thời gian chờ, việc làm lại hoặc ngoại lệ tập trung ở đâu. Process mining cho quy trình thu hồi công nợ tập trung vào khâu thu tiền.
Thời gian xử lý hóa đơn bị tiêu tốn ở đâu?
Tổng thời gian xử lý gồm cả thời gian làm việc và thời gian chờ. Process mining cho quy trình thanh toán công nợ giúp bạn lần theo các hoạt động được ghi nhận của từng hóa đơn và tìm nơi hàng đợi tích tụ.
Một số tình huống thường gặp cần kiểm tra:
- Hàng đợi phê duyệt: Một tác vụ phê duyệt có thể chỉ mất vài phút, nhưng hóa đơn phải chờ người phê duyệt nhiều ngày.
- Hóa đơn bị chặn hoặc tạm giữ: Đơn đặt hàng không khớp có thể khiến hóa đơn bị giữ lại, dù hệ thống ghi nhận hóa đơn ở trạng thái hợp lệ.
- Vấn đề dữ liệu nhà cung cấp: Thiếu hoặc sai thông tin nhà cung cấp có thể cần được sửa thủ công trước khi tiếp tục xử lý.
- Hóa đơn gửi trùng: Hóa đơn được gửi qua nhiều kênh có thể cần kiểm tra thêm và xử lý lại.
- Ngoại lệ đối chiếu ba bên: So sánh ngoại lệ theo nhà cung cấp, loại hóa đơn hoặc thuộc tính sẵn có khác để xem chúng tập trung ở đâu.
Tỷ lệ ngoại lệ cao chưa đủ để xác định nguyên nhân. Hãy dùng luồng hóa đơn và dấu thời gian để tìm ngoại lệ nào dẫn đến thời gian chờ lâu nhất hoặc công việc bị lặp lại nhiều nhất.
Làm sao kiểm tra quy trình xử lý không cần can thiệp và các ngoại lệ?
Dùng nhật ký sự kiện để phân biệt hóa đơn đi theo luồng dự kiến với hóa đơn cần can thiệp. Xem lại các hoạt động được ghi nhận cho từng trường hợp, gồm xác thực, đối chiếu, phê duyệt, chặn và thanh toán.
Với ngoại lệ đối chiếu ba bên, hãy so sánh hóa đơn được chấp nhận ngay lần đầu với hóa đơn cần sửa hoặc kiểm tra thêm. Xem ngoại lệ xảy ra ở bước nào, hóa đơn phải chờ bao lâu sau đó và tình trạng này có lặp lại với một số nhà cung cấp hoặc loại hóa đơn cụ thể không. Nhờ vậy, bạn có thể tập trung vào những ngoại lệ ảnh hưởng đến thời gian xử lý thay vì xem mọi ngoại lệ quan trọng như nhau.
Bạn cần dữ liệu nào?
Hãy bắt đầu với nhật ký sự kiện từ ERP hoặc hệ thống quản lý hóa đơn. Mỗi dòng cần có mã trường hợp để nhận diện hóa đơn, tên hoạt động và dấu thời gian. Nếu có, hãy thêm các thuộc tính liên quan như nhà cung cấp, loại hóa đơn, số tiền, trạng thái phê duyệt và ngày thanh toán.
Dữ liệu cần liên kết các hoạt động với cùng một hóa đơn và sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian. Hãy kiểm tra cách hệ thống nguồn ghi nhận trạng thái và dấu thời gian, vì các định nghĩa này ảnh hưởng đến những chỉ số bạn tính.
Để biết cách chuẩn bị và kiểm tra nhật ký sự kiện, xem tài liệu về dữ liệu cho process mining.
Làm sao so sánh các thay đổi về phê duyệt hoặc nhân sự?
Khi đã hiểu luồng hiện tại, hãy dùng mô phỏng quy trình để so sánh các thay đổi dự kiến trước khi áp dụng. Ví dụ, so sánh quy tắc phê duyệt hiện tại với kịch bản thay đổi luồng phê duyệt, hoặc so sánh năng lực hiện tại với kịch bản bổ sung nhân lực ở bước đang bị hạn chế.
Đánh giá từng kịch bản bằng cùng một bộ chỉ số, chẳng hạn thời gian xử lý, tỷ lệ xử lý không cần can thiệp và tỷ lệ ngoại lệ. Hãy xem kết quả là các phương án có thể so sánh dựa trên giả định, không phải kết quả được đảm bảo. Việc so sánh giúp bạn quyết định nên tìm hiểu thay đổi nào và hiểu rõ những đánh đổi.
Thử thay đổi quy trình thanh toán công nợ
Tải dữ liệu trích xuất về thanh toán công nợ, xem luồng hóa đơn và so sánh các thay đổi có thể áp dụng dựa trên dữ liệu quy trình của bạn.
Bắt đầu khai thác process mining cho thanh toán công nợ thế nào?
Chọn một câu hỏi cần tìm hiểu, chẳng hạn vì sao hóa đơn không được thanh toán đúng hạn hoặc việc làm lại phát sinh ở đâu. Chuẩn bị nhật ký sự kiện có mã hóa đơn, hoạt động, dấu thời gian và các thuộc tính liên quan đến câu hỏi. Tải dữ liệu lên ProcessMind, sau đó xem các luồng quy trình chính, hàng đợi và ngoại lệ.
Dựa trên kết quả, quyết định nên kiểm tra điều gì tiếp theo, ghi lại quy trình mục tiêu hay so sánh các kịch bản. Process mining cho thấy những gì dữ liệu đã ghi nhận có thể phản ánh. Kết quả phụ thuộc vào dữ liệu và giả định bạn sử dụng.
Xem từng bước phân tích hoạt động thế nào
Tải một tệp dữ liệu thanh toán công nợ để xem luồng xử lý
Dữ liệu thanh toán công nợ đã có trong ERP của bạn. Bắt đầu với một tệp dữ liệu trích xuất và dùng thử miễn phí để xem hóa đơn đi qua quy trình thế nào.
Trường hợp ứng dụng liên quan
Hướng dẫn khai thác process mining cho quy trình thu hồi công nợ
Tối ưu hóa quy trình nhân sự
Quản lý hàng tồn kho
Tối ưu hóa quy trình IT
Thiết kế quy trình tốt hơn. Kết nối các quy trình. Luôn chủ động kiểm soát.
Truy cập ngay, không cần thẻ tín dụng hay chờ đợi. Biến cách tổ chức của bạn vận hành thành các thiết kế quy trình rõ ràng, liên kết với nhau.
Xây dựng kiến trúc quy trình, xác định quyền sở hữu và cơ chế kiểm soát, đồng thời thống nhất vai trò và trách nhiệm ở mọi cấp.
Bắt đầu dùng thử miễn phí để tạo nền tảng đáng tin cậy cho việc quản trị, quản lý và cải tiến quy trình liên tục.