Hướng dẫn khai thác process mining cho quy trình thu hồi công nợ

Process mining cho quy trình thu hồi công nợ: tìm hiểu DSO

Số ngày thu tiền bình quân (DSO) ước tính số ngày trung bình từ khi bán hàng đến khi nhận được thanh toán. Nếu DSO thay đổi, yếu tố mùa vụ có thể là một phần nguyên nhân. Quy trình thu hồi công nợ cũng có thể ảnh hưởng: hóa đơn phải chờ nhắc thanh toán, tranh chấp cần thời gian giải quyết và việc làm lại có thể làm chậm khâu ghi nhận tiền thu được. Process mining cho thấy những bước nào làm tăng thời gian, mà không mặc định hành vi khách hàng là nguyên nhân duy nhất.

Process mining cho thấy điều gì trong quy trình thu hồi công nợ?

Quy trình hướng dẫn mô tả cách thu hồi công nợ nên diễn ra. Nhật ký sự kiện cho thấy quy trình thực tế: các hoạt động, bước bàn giao, thời gian chờ và luồng xử lý của từng trường hợp.

Với ProcessMind, bạn có thể phân tích dữ liệu thu hồi công nợ để tìm:

• Thời gian từ lúc tạo hóa đơn đến khi thanh toán
• Thời gian chờ giữa các lần nhắc thanh toán và hoạt động thu hồi công nợ khác
• Tỷ lệ tranh chấp và thời gian giải quyết theo khách hàng, khu vực hoặc loại hóa đơn
• Việc làm lại, chẳng hạn xử lý hóa đơn nhiều lần hoặc chỉnh sửa
• Hoạt động thủ công và các bước bàn giao
• Khác biệt giữa quy trình được ghi lại và cách thực hiện thực tế
• Các trường hợp không đạt mục tiêu thu tiền hoặc giải quyết

Những phát hiện này giúp bạn phân biệt chậm trễ trong quy trình với các yếu tố khác ảnh hưởng đến DSO. Chúng không chứng minh rằng thay đổi quy trình sẽ tạo ra một kết quả DSO cụ thể.

Chậm trễ thu tiền và việc làm lại xảy ra ở đâu?

Hãy bắt đầu với các bước từ lúc tạo hóa đơn đến khi thanh toán. Sơ đồ quy trình cho thấy trường hợp nào phải chờ, luồng nào mất nhiều thời gian hơn và nhóm nào phải làm lại công việc. Lọc theo nhóm khách hàng, loại hóa đơn, trạng thái thanh toán hoặc lý do tranh chấp để so sánh các trường hợp tương tự.

Ví dụ, kiểm tra xem hóa đơn có tranh chấp phải chờ giải quyết lâu hơn không, nhóm có xử lý một số loại hóa đơn nhiều lần không, hoặc sau bước bàn giao có xảy ra chậm trễ kéo dài không. Nhật ký sự kiện cho thấy thời điểm và trình tự của quy trình, nhưng không thể tự giải thích mọi nguyên nhân.

Tìm hiểu process mining để xem sơ đồ quy trình, biến thể và bộ lọc có thể hỗ trợ phân tích của bạn thế nào.

Tranh chấp và việc ghi nhận tiền thu được ảnh hưởng thế nào đến bức tranh chung?

Tranh chấp có thể làm tăng thời gian và khối lượng công việc giữa lúc xuất hóa đơn và nhận thanh toán. So sánh loại tranh chấp, luồng giải quyết và thời gian xử lý để xem trường hợp nào phải chờ hoặc quay lại các hoạt động trước đó. Việc làm lại cũng có thể kéo dài quy trình khi hóa đơn cần được kiểm tra hoặc chỉnh sửa nhiều lần.

Ghi nhận tiền thu được cũng là một khâu cần xem xét. Hãy kiểm tra thời điểm diễn ra các hoạt động liên quan đến thanh toán và cách chúng kết nối với việc xử lý hóa đơn, giải quyết tranh chấp. Process mining phân tích các sự kiện đã ghi nhận, chứ không thu tiền thay bạn.

Nên hiểu tỷ lệ vòng quay khoản phải thu thế nào?

Tỷ lệ vòng quay khoản phải thu đo số lần thu được các khoản phải thu trong một khoảng thời gian. Chỉ số này cho góc nhìn khác với DSO: vòng quay đo tần suất thu tiền, còn DSO ước tính thời gian trung bình từ khi bán hàng đến khi nhận thanh toán. Khi so sánh, hãy dùng định nghĩa và cách tính mà nhóm tài chính của bạn đang áp dụng.

Process mining bổ sung bối cảnh về cách công việc diễn ra bên cạnh các chỉ số tài chính này. Công cụ có thể giúp bạn tìm hiểu xem chậm trễ, tranh chấp hoặc việc làm lại có trùng với thay đổi trong hiệu quả thu tiền hay không, nhưng không thay thế định nghĩa hoặc phân tích kế toán của nhóm tài chính.

Thu hồi công nợ và thanh toán công nợ: hai quy trình khác nhau thế nào?

Quy trình thu hồi công nợ theo dõi khoản khách hàng phải trả tổ chức của bạn và các công việc cần thực hiện để thu tiền. Quy trình thanh toán công nợ theo dõi khoản tổ chức của bạn phải trả nhà cung cấp và các công việc cần thực hiện để thanh toán. Hai quy trình có mục tiêu và sự kiện khác nhau, nhưng đều cần thấy rõ luồng xử lý thực tế, thời gian chờ, bước bàn giao và việc làm lại.

So sánh với trường hợp sử dụng về thanh toán công nợ, hoặc xem trường hợp sử dụng về tài chính và dịch vụ dùng chung để tìm hiểu rộng hơn về phân tích quy trình trong hoạt động tài chính.

Làm sao phân tích quy trình thu hồi công nợ?

1. Khai thác: Chuẩn bị nhật ký sự kiện và phân tích quy trình thực tế trong ProcessMind. So sánh các luồng và lọc theo thuộc tính như nhóm khách hàng, loại hóa đơn, trạng thái thanh toán hoặc lý do tranh chấp.
2. Mô hình hóa: Dùng kết quả phân tích để ghi lại quy trình mục tiêu bằng BPMN. Xác định hoạt động, bước bàn giao, luồng ngoại lệ và KPI nhóm bạn muốn theo dõi. Tìm hiểu mô hình hóa BPMN để ghi lại quy trình hiện tại và tương lai.
3. Mô phỏng: So sánh các kịch bản quy trình đề xuất trước khi triển khai. Ví dụ, đánh giá thời điểm nhắc thanh toán, cách phân luồng tranh chấp, quy tắc phê duyệt hoặc bước bàn giao khác nhau. Tìm hiểu mô phỏng quy trình để xem các kịch bản có thể ảnh hưởng thế nào đến hiệu quả quy trình.

ProcessMind phân tích và mô hình hóa dữ liệu quy trình. Nhóm của bạn quyết định thay đổi nào sẽ được triển khai và theo dõi kết quả.

Bạn cần dữ liệu nào để bắt đầu?

Hãy bắt đầu với một câu hỏi về thu hồi công nợ, chẳng hạn thời gian từ lúc xuất hóa đơn đến khi thanh toán tăng ở đâu hoặc luồng tranh chấp nào phát sinh nhiều việc làm lại nhất. Để phân tích ban đầu, hãy dùng nhật ký hóa đơn và thanh toán mà bạn đã xuất từ ERP.

Tối thiểu, hãy chuẩn bị:

• Mã trường hợp liên kết sự kiện với hóa đơn hoặc một trường hợp khác
• Tên hoạt động
• Dấu thời gian cho từng sự kiện

Nếu có, hãy thêm các thuộc tính như khách hàng, giá trị hóa đơn, trạng thái thanh toán, lý do tranh chấp, nhóm và khu vực. Các trường này giúp bạn so sánh từng nhóm và tìm hiểu khác biệt về hiệu quả quy trình.

Kiểm tra yêu cầu về dữ liệu trước khi chuẩn bị nhật ký sự kiện.

Bạn có thể kỳ vọng kết quả nào?

Kết quả phụ thuộc vào chất lượng và phạm vi dữ liệu, độ phức tạp của quy trình và những thay đổi nhóm bạn thực hiện. Dùng nhật ký sự kiện để xác lập mức cơ sở, tìm nơi thời gian và việc làm lại tích tụ, rồi theo dõi hiệu quả quy trình sau khi thay đổi.

Process mining không đảm bảo DSO sẽ giảm. Công cụ cho thấy công việc được ghi nhận diễn ra thế nào, giúp nhóm bạn tìm hiểu và ưu tiên các cơ hội cải tiến. Kết quả tài chính phụ thuộc vào nhiều yếu tố.