แหล่งข้อมูลและการจัดโครงสร้างข้อมูลสำหรับ process mining

Process Intelligence Process Intelligence ใช้ได้เมื่อมีไลเซนส์ Process Intelligence ขึ้นไป เฉพาะไลเซนส์ในแพ็กเกจนี้หรือสูงกว่าเท่านั้นที่ใช้ฟีเจอร์นี้ได้. เปรียบเทียบแพ็กเกจ ใช้ได้เมื่อมีไลเซนส์ Process Intelligence ขึ้นไป

ข้อมูลมาจากที่ใด

ทุกกระบวนการทิ้งร่องรอยไว้ในระบบที่ใช้ทำงาน เช่น สร้างคำสั่งซื้อใน ERP จัดการ ticket ผ่าน service desk หรือบันทึกการอนุมัติในเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ process mining ใช้ร่องรอยเหล่านี้มาวิเคราะห์ หน้านี้อธิบายว่าจะหาข้อมูลได้จากที่ใดและจัดให้อยู่ในรูปแบบบันทึกเหตุการณ์อย่างไร ดูฟิลด์ที่บันทึกเหตุการณ์ทุกชุดต้องมีได้ที่ข้อมูลที่ต้องใช้สำหรับ process mining ส่วนประเภทไฟล์ที่รองรับดูได้ที่รูปแบบข้อมูลที่รองรับ เมื่อเตรียมบันทึกเหตุการณ์พร้อมแล้ว เริ่มทดลองใช้ฟรีเพื่ออัปโหลดและดูภาพกระบวนการ.

คำถามสองข้อนี้ช่วยตัดสินว่าควรดึงข้อมูลจากระบบหรือไม่:

ระบบบันทึก timestampของแต่ละขั้นตอน ไม่ใช่แค่สถานะปัจจุบันหรือไม่?
ระบบบันทึกตัวระบุที่ใช้เป็น Case ID ตลอดทั้งกระบวนการได้หรือไม่?

หากระบบแสดงเฉพาะสถานะล่าสุด ให้ค้นหาประวัติหรือ audit trail ระบบองค์กรส่วนใหญ่มีข้อมูลเหล่านี้.

ระบบมักบันทึกเหตุการณ์ไว้ที่ใด

ประเภทระบบ	ตัวอย่าง	แหล่งเก็บเหตุการณ์
ERP	SAP, Oracle E-Business Suite หรือ Fusion, Microsoft Dynamics	ตารางเอกสารและการเปลี่ยนแปลง เช่น ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และเอกสารวัสดุ ซึ่งมีวันที่สร้างหรือแก้ไขและผู้ดำเนินการ
Service desk และ ITSM	ServiceNow, Jira, Zendesk	ตารางตรวจสอบและประวัติที่บันทึกการเปลี่ยนแปลงทุกฟิลด์ เช่น `sys_audit`ของ ServiceNow รวมถึง timestamp ที่สร้างและอัปเดตของแต่ละ task
CRM	Salesforce, Microsoft Dynamics	ตารางประวัติฟิลด์ของ object ซึ่งเก็บค่าเดิมและค่าใหม่พร้อม timestamp และผู้ใช้
เครื่องมือ workflow และ BPM	Camunda, Power Automate, workflow engine ที่พัฒนาขึ้นเอง	ประวัติขั้นตอนที่เสร็จสิ้นแล้วของแต่ละอินสแตนซ์กระบวนการ
แอปพลิเคชันภายในองค์กร	เว็บแอปที่พัฒนาขึ้นเอง ระบบเดิม	บันทึกของแอปพลิเคชันหรือตารางตรวจสอบ สอบถามทีมที่ดูแลแอปว่าตารางใดใช้บันทึกการเปลี่ยนสถานะ
สเปรดชีต	การส่งต่องานด้วยตนเอง การอนุมัตินอกระบบ	ใช้ไฟล์ส่งออกได้ หากกรอกคอลัมน์ Case ID และ timestamp อย่างสม่ำเสมอ

ตัวอย่าง: กระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงินใน SAP

กระบวนการจัดซื้อจนถึงชำระเงินกระจายอยู่ในตาราง SAP หลายตาราง โดยแต่ละขั้นตอนใช้ตารางต่างกัน:

ขั้นตอน	ตาราง SAP
ใบขอซื้อ	EBAN
ใบสั่งซื้อ	EKKO (ส่วนหัว), EKPO (รายการ)
รับสินค้า	MKPF (ส่วนหัว), MSEG (รายการ)
รับใบแจ้งหนี้	BKPF (ส่วนหัว), BSEG (รายการ)
ชำระเงิน	PAYR, REGUH

ในSAP ECC คุณอ่านข้อมูลจากตารางเหล่านี้ได้ด้วยรายงาน ABAP หรือโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเอง ส่วนSAP S/4HANA ใช้ CDS views, OData service หรือ SAP Datasphere ดึงข้อมูลแต่ละขั้นตอนด้วย query ที่กระชับ โดยระบุชื่อกิจกรรม Case ID และ timestamp รวมถึงผู้ใช้ จำนวนเงิน หรือผู้ขายหากต้องการ แล้วรวมผลลัพธ์เป็นบันทึกเหตุการณ์ชุดเดียว:

SELECT 'PO Created' AS Activity, EBELN AS CaseID, AEDAT AS Timestamp FROM EKKO
UNION
SELECT 'Goods Receipt', EBELN, BUDAT FROM MSEG JOIN MKPF ON MSEG.MBLNR = MKPF.MBLNR
UNION
SELECT 'Invoice Posted', BELNR, BUDAT FROM BKPF
ORDER BY CaseID, Timestamp;

จำกัดขอบเขตข้อมูลก่อนดึงให้มีขนาดใหญ่ขึ้น โดยกรองตามรหัสบริษัท ประเภทเอกสาร หรือปีบัญชี แทนการส่งออกข้อมูลทั้งหมด.

จัดโครงสร้างไฟล์ส่งออก

หนึ่งแถวต่อหนึ่งเหตุการณ์ คือการเปลี่ยนสถานะ ไม่ใช่ข้อมูลทั้งเคส เก็บคอลัมน์ Case ID, Activity และ Timestamp ไว้ พร้อมคอลัมน์เสริมที่ต้องการใช้วิเคราะห์ เช่น ผู้ใช้ ต้นทุน และจำนวนเงิน
ใช้รหัสเคสให้สอดคล้องกันในทุกระบบ เมื่อกระบวนการครอบคลุมทั้ง ERP และ CRM ให้จับคู่รหัสระหว่างระบบ เพื่อให้เหตุการณ์ทั้งหมดอยู่ภายใต้เคสเดียวกัน
ใช้เขตเวลาเดียวกัน ปรับเวลาประทับให้เป็น UTC หรือเขตเวลาเดียวกัน เพื่อให้เหตุการณ์จากระบบต่างๆ เรียงตามลำดับ
ใช้ชื่อกิจกรรมให้สอดคล้องกัน “อนุมัติคำสั่งซื้อ” และ “การอนุมัติคำสั่งซื้อ” หมายถึงขั้นตอนเดียวกัน เลือกใช้ชื่อเดียวต่อขั้นตอน
ตัดข้อมูลรบกวนออก เอกสารทดสอบ รายการที่ยกเลิก และขั้นตอนภายในระบบเพิ่มจำนวนแถว แต่ไม่ได้เพิ่มข้อมูลเชิงลึก.

ระบบตรวจจับแถวหัวตาราง ตัวคั่น และรูปแบบ timestamp เมื่ออัปโหลด ดูข้อกำหนดทั้งหมดได้ที่รูปแบบข้อมูลที่รองรับ หากไม่มีขั้นตอนใดบันทึกไว้ในระบบเลย คู่มือการทำความสะอาดและเตรียมข้อมูลอธิบายวิธีจัดการข้อมูลส่วนที่ขาดหาย.

จัดการข้อมูลส่วนบุคคลก่อนส่งออก

บันทึกเหตุการณ์มักมีชื่อ หมายเลขลูกค้า หรือ user ID ให้ทำข้อมูลที่ไม่จำเป็นต่อการวิเคราะห์ให้ไม่ระบุตัวตนหรือปกปิดข้อมูล จำกัดผู้ที่ดาวน์โหลดไฟล์ และปฏิบัติตามข้อกำหนดการเก็บรักษาข้อมูลขององค์กร เช่น GDPR ProcessMind จัดเก็บชุดข้อมูลแยกตาม tenant และกำหนดสิทธิ์เข้าถึงตามบทบาทและไลเซนส์ของผู้ใช้ ดูรายละเอียดที่ผู้ใช้ บทบาท และสิทธิ์.

ขั้นตอนถัดไป: อัปโหลดและจับคู่คอลัมน์

เมื่อจัดโครงสร้างบันทึกเหตุการณ์แล้ว ให้อัปโหลดและจับคู่คอลัมน์กับชุดข้อมูล:

ตั้งค่าชุดข้อมูล โดยจับคู่รหัสเคส กิจกรรม และการประทับเวลา พร้อมตรวจสอบป้าย คุณภาพข้อมูล
จับคู่ข้อมูลกับโมเดล เพื่อเชื่อมคุณลักษณะกับกิจกรรมและการเชื่อมโยง
หากข้อมูลเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ให้ใช้การอัปโหลดแบบเพิ่มเฉพาะข้อมูลใหม่ (delta) แทนการโหลดข้อมูลทั้งหมดซ้ำ

หากต้องการลองทำตามขั้นตอนก่อนดึงข้อมูลของคุณเอง มีบันทึกเหตุการณ์ตัวอย่างพร้อมใช้ในไฟล์ตัวอย่าง.

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ข้อมูลที่ต้องใช้สำหรับ process mining - 3 คอลัมน์ที่บันทึกเหตุการณ์ทุกชุดต้องมี
รูปแบบข้อมูลที่รองรับ - ประเภทไฟล์และข้อกำหนดด้านโครงสร้าง
การทำความสะอาดและเตรียมข้อมูล - ทำความสะอาดไฟล์ข้อมูลและแก้ปัญหาที่พบบ่อยก่อนอัปโหลด
การตั้งค่าชุดข้อมูล - จับคู่และตรวจสอบข้อมูลที่อัปโหลด

ออกแบบกระบวนการให้ดีขึ้น วางโครงสร้างที่เชื่อมโยงกัน และควบคุมได้.

เริ่มใช้งานได้ทันที ไม่ต้องใช้บัตรเครดิตและไม่ต้องรอ เปลี่ยนวิธีทำงานขององค์กรให้เป็นแบบจำลองกระบวนการที่ชัดเจนและเชื่อมโยงกัน.

สร้างสถาปัตยกรรมกระบวนการ กำหนดเจ้าของและการควบคุม พร้อมจัดบทบาทและความรับผิดชอบให้สอดคล้องกันในทุกระดับ.

เริ่มทดลองใช้ฟรี แล้วสร้างรากฐานที่เชื่อถือได้สำหรับกำกับดูแล จัดการ และปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง.

เริ่มทดลองใช้ฟรีวันนี้