Trasformazione/Ruolo: Ottimizzazione Finance e Shared Services

Ottimizzazione dei processi Finance e Shared Services

Introduzione

I dipartimenti Finance e Shared Services sono fondamentali in ogni organizzazione: gestiscono transazioni finanziarie, reportistica, compliance e offrono servizi centralizzati per supportare le operations aziendali. Nonostante l’innovazione digitale, molte aziende si trovano ad affrontare inefficienze operative, costi elevati e difficoltà a mantenere precisione e compliance. Per risolvere questi problemi, aziende leader a livello globale hanno adottato progetti di ottimizzazione dei processi usando tecniche di process mining, process design e process simulation.

Problematiche

I dipartimenti Finance e Shared Services hanno riscontrato sfide diffuse tra le aziende:

• Gestione inefficiente delle transazioni: Tempi lunghi nelle transazioni finanziarie causano ritardi in reportistica e decisioni.
• Costi operativi elevati: Le inefficienze nei processi finanziari e nei servizi centralizzati fanno aumentare le spese aziendali.
• Sfide di compliance: Regolamenti complessi e in continuo cambiamento rendono la gestione della compliance impegnativa.
• Visibilità limitata sui processi: Poca visibilità sui workflow finanziari frena ottimizzazione e decision making efficace.

Metodologia

I progetti di ottimizzazione dei processi seguono una metodologia strutturata comune a diverse aziende, articolata nei seguenti step:

1. Process Mining:

• Utilizzo di strumenti di process mining per analizzare processi come accounts payable, accounts receivable, financial reporting e shared services.
• Raccolta dati da sistemi ERP, sistemi di financial management e log operativi per mappare i processi attuali.
• Identificazione di colli di bottiglia, deviazioni e inefficienze nei workflow critici.

2. Process Design:

• Workshop con stakeholder chiave per raccogliere insights e individuare le principali aree di miglioramento.
• Redesign dei processi per semplificare i workflow, ridurre le attività manuali e aumentare l’efficienza.
• Sviluppo di process model standardizzati che integrano best practice di settore e requisiti di compliance.

3. Process Simulation:

• Simulazione dei processi ridisegnati tramite software avanzati per prevedere i risultati e individuare potenziali criticità.
• Test di diversi scenari per valutare l’impatto dei cambiamenti su indicatori chiave come tempi di lavorazione, costi operativi e compliance.
• Affinamento dei modelli di processo sulla base dei risultati delle simulazioni per garantire la massima efficienza ed efficacia.

Risultati

L’implementazione di iniziative di process improvement nei dipartimenti Finance e Shared Services ha portato benefici concreti:

• Processi più veloci: Il tempo medio di gestione delle transazioni finanziarie si è ridotto del 40%, migliorando i tempi di reportistica e le decisioni.
• Riduzione dei costi: Snellimento dei processi finanziari e dei shared services, insieme all’automazione, hanno abbattuto i costi operativi del 30%.
• Migliore compliance: Processi standardizzati e monitoraggio avanzato portano a un +50% di compliance regolatoria.
• Maggiore visibilità: Gli strumenti di process mining offrono analytics in tempo reale sulle operations finanziarie, favorendo decisioni migliori e miglioramenti continui.
• Efficienza aumentata: Workflow ottimizzati hanno ridotto le attività manuali del 50%, liberando risorse per attività strategiche e aumentando la produttività complessiva.

Grazie a process mining, process design e process simulation, Finance e Shared Services hanno trasformato le operations, raggiungendo più efficienza, risparmi e una compliance superiore. Questo caso mostra il potenziale del business process management per ottimizzare il finance e sostenere la performance aziendale.