Migliorare i processi finanziari e dei servizi condivisi

Miglioramento dei processi per finanza e servizi condivisi

Nei servizi condivisi, i team gestiscono grandi volumi di transazioni e richieste: dalla contabilità fornitori e clienti alla rendicontazione e alle altre attività finanziarie. Il Process Mining mostra come si svolge il lavoro oggi; la mappatura e la simulazione dei processi aiutano a valutare i possibili cambiamenti. Insieme, offrono dati concreti per ridurre il costo per transazione senza perdere di vista gli obiettivi di livello di servizio.

Perché è difficile dimostrare i miglioramenti nei servizi condivisi?

La centralizzazione del lavoro rende più visibili i volumi delle transazioni, ma le medie possono nascondere dove si concentrano tempi e attività. Le rilavorazioni tra le unità aziendali e il team dei servizi, le approvazioni duplicate, gli arretrati che si accumulano e i carichi di lavoro disomogenei possono incidere sul tempo di ciclo e sul costo per transazione.

È inoltre necessario dimostrare che le modifiche proposte giustificano l’investimento. Un business case basato soltanto su ipotesi potrebbe non superare una revisione finanziaria. Una base di riferimento misurata e ipotesi di scenario dichiarate con chiarezza offrono un fondamento più solido per le decisioni e le discussioni sui riaddebiti.

In che modo il Process Mining aiuta i servizi condivisi?

Il Process Mining utilizza i dati degli eventi presenti nei Suoi sistemi per mostrare come si svolgono effettivamente i casi all’interno di un processo. Può analizzare i flussi dei processi, i tempi di ciclo, i passaggi di consegne, le rilavorazioni e le deviazioni dal percorso previsto.

Per applicare il Process Mining ai servizi condivisi, cominci da un servizio in cui sia possibile identificare ogni caso, le relative attività e le marche temporali. Confronti i risultati tra unità aziendali, tipi di richiesta o altre dimensioni pertinenti per individuare le differenze nelle prestazioni. In questo modo potrà indirizzare il miglioramento dei processi verso cause specifiche, anziché basarsi su un’unica media.

Scopra di più sul Process Mining.

Quali sono le tre fasi dell’approccio?

Segua tre fasi per passare dalle evidenze a una decisione:

1. Analizzi il processo attuale con il Process Mining. Analizzi i dati ERP, di gestione finanziaria o operativi per definire una base di riferimento. Tenga traccia di misure quali costo per transazione, tempo di ciclo, arretrati e livello di servizio.
2. Mappi le opzioni di miglioramento. Documenti il processo attuale e le modifiche proposte con la mappatura dei processi e BPMN. Concordi con finanza, operations, conformità e IT quali aspetti modificare e chi sarà responsabile di ogni fase.
3. Simuli gli scenari. Confronti opzioni come l’aumento della capacità, la riduzione dei passaggi di consegne, la revisione delle regole di approvazione o l’automazione. Prima di decidere che cosa testare, valuti gli effetti previsti sui tempi di ciclo, sul fabbisogno di risorse e sulla conformità.

Scopra la mappatura dei processi e la simulazione dei processi.

Come presentare dati solidi a una revisione finanziaria?

Parta da una base di riferimento che sia in grado di spiegare. Indichi quale processo e quale periodo ha analizzato, come ha definito un caso e quali costi e misure di servizio ha incluso. Distingua i risultati osservati dalle stime relative alle modifiche proposte.

Per un riaddebito o un business case, documenti le ipotesi alla base di ogni scenario, ad esempio volumi previsti, personale e modifiche ai processi. Confronti ciascuno scenario con la stessa base di riferimento e mostri gli effetti sia sul costo per transazione sia sui livelli di servizio. In questo modo sarà più facile discutere i compromessi senza presentare un risultato modellato come garantito.

[CtaStartTrial custom_title=“Definisca la base di riferimento per un servizio” custom_content=“Utilizzi le esportazioni già disponibili dal sistema ERP o di gestione dei ticket per analizzare un processo circoscritto e misurare la situazione attuale.”]

Dove può emergere il Process Mining nei servizi condivisi?

Non si limiti ai volumi complessivi e ai tempi di ciclo medi. Nei servizi condivisi, i tempi di ciclo possono variare in base all’unità aziendale, al tipo di richiesta o al percorso seguito per le eccezioni. L’analisi dei processi può aiutare a indagare schemi come:

• Rilavorazioni tra il team dei servizi e le unità aziendali: le richieste incomplete vengono restituite per le correzioni e reinserite nella coda.
• Approvazioni duplicate: le regole locali possono restare in vigore anche dopo il trasferimento del lavoro a un team centrale.
• Arretrati che si accumulano: una coda di dimensioni stabili può comunque contenere casi in attesa da troppo tempo.
• Assegnazione del lavoro in base alla disponibilità: i casi possono essere assegnati a chi è libero, anziché a chi possiede le competenze o si trova nella regione più adatte.
• Eccezioni escluse dai rendiconti sui livelli di servizio: i percorsi delle eccezioni potrebbero non essere inclusi nelle stesse misure dei casi standard.

Questi schemi sono un punto di partenza per l’analisi, non la prova di una causa. Verifichi quanto emerge dai dati con le persone che gestiscono il processo.

Quali risultati può aspettarsi?

I risultati dipendono dai dati, dalla complessità dei processi e dalle modifiche implementate. In genere, i team utilizzano questo approccio per:

• Ridurre del 20–40% i tempi di ciclo delle transazioni intervenendo sulle attese evitabili e sulle rilavorazioni.
• Migliorare la pianificazione della capacità e ridurre il lavoro manuale per contenere i costi operativi.
• Rendere visibili le deviazioni dei processi e le lacune nei controlli.
• Migliorare i tempi di rendicontazione chiarendo le responsabilità e intervenendo sui colli di bottiglia.
• Preparare un business case utilizzando i KPI della base di riferimento e il confronto tra scenari.

Si tratta di risultati tipici, non garantiti. Le Dashboard e i KPI possono aiutarLa a verificare nel tempo se i miglioramenti si mantengono.

Stimi il ritorno.

Come iniziare?

Scelga un servizio ad alto volume con un impatto aziendale chiaro, ad esempio l’elaborazione delle fatture, la gestione dei pagamenti, la chiusura di fine mese o una richiesta di servizio. Individui l’ID del caso, i nomi delle attività, le marche temporali e le dimensioni aziendali necessarie per l’analisi.

Colleghi i dati pertinenti in ProcessMind, definisca una base di riferimento e riveda il flusso del processo insieme alle persone che lo gestiscono. Scelga poi uno o due scenari di miglioramento da modellare e simulare. Un’analisi mirata può aiutarLa a decidere che cosa testare in seguito, senza dover avviare subito un ampio programma di trasformazione.

Legga la guida al business case.

Definisca la base di riferimento per un servizio

Cominci da un servizio che deve spiegare, migliorare o includere in una discussione sui riaddebiti. Ne misuri le prestazioni attuali prima di decidere quali modifiche attuare.