Trasformazione/Ruolo: Finanza e Servizi Condivisi

Caso d’uso: Miglioramento dei Processi in Finanza e Servizi Condivisi

Introduzione

I dipartimenti di Finanza e Servizi Condivisi sono essenziali in qualsiasi organizzazione, gestendo transazioni finanziarie, reportistica, conformità e fornendo servizi centralizzati per supportare le operazioni aziendali. Nonostante i progressi tecnologici, molte aziende affrontano inefficienze operative, costi elevati e sfide nel mantenere precisione e conformità. Per affrontare questi problemi, le aziende leader a livello globale hanno intrapreso progetti di miglioramento dei processi utilizzando tecniche di Process Mining, design dei processi, e simulazione dei processi.

Problematiche

I dipartimenti di Finanza e Servizi Condivisi hanno affrontato diverse sfide comuni tra le aziende:

• Elaborazione delle Transazioni Inefficiente: Tempi di elaborazione prolungati per le transazioni finanziarie hanno causato ritardi nella reportistica e nel decision-making.
• Alti Costi Operativi: Inefficienze nelle operazioni finanziarie e nei servizi condivisi hanno portato a un incremento delle spese.
• Sfide di Conformità: Requisiti normativi complessi ed in evoluzione hanno reso la gestione della conformità intensiva in termini di risorse.
• Visibilità Limitata sui Processi: Visibilità inadeguata nei flussi di lavoro finanziari ha ostacolato decisioni efficaci e l’ottimizzazione dei processi.

Metodologia

Le iniziative di miglioramento dei processi hanno seguito una metodologia strutturata attraverso diverse aziende, consistendo nei seguenti passaggi:

1. Process Mining:

• Utilizzato strumenti di process mining per analizzare vari processi come contabilità fornitori, contabilità clienti, reportistica finanziaria e servizi condivisi.
• Raccolto dati da sistemi ERP, sistemi di gestione finanziaria e log operativi per mappare i processi attuali.
• Identificato colli di bottiglia, deviazioni e inefficienze nei flussi di lavoro critici.

2. Design dei Processi:

• Condotto workshop con stakeholder chiave per raccogliere opinioni e identificare aree comuni di miglioramento.
• Ridisegnato processi per razionalizzare i flussi di lavoro, ridurre l’intervento manuale e ottimizzare l’efficienza.
• Sviluppato modelli di processo standardizzati che incorporano le best practice del settore e i requisiti di conformità.

3. Simulazione dei Processi:

• Simulato i processi ridisegnati utilizzando software avanzato per prevedere gli esiti delle performance e identificare potenziali problemi.
• Testate vari scenari per valutare l’impatto delle modifiche proposte sui principali indicatori di performance come il tempo di elaborazione delle transazioni, costi operativi e tassi di conformità.
• Raffinati i modelli di processo basati sui risultati della simulazione per garantire efficienza ed efficacia ottimali.

Risultato

L’implementazione delle iniziative di miglioramento dei processi nei dipartimenti di Finanza e Servizi Condivisi ha portato a benefici significativi:

• Elaborazione delle Transazioni Rapida: Il tempo medio di elaborazione delle transazioni finanziarie è diminuito del 40%, migliorando notevolmente i tempi di reportistica e decision-making.
• Riduzione dei Costi Operativi: Operazioni finanziarie razionalizzate e processi dei servizi condivisi, insieme all’automazione, hanno condotto a una riduzione del 30% dei costi operativi.
• Miglioramento della Conformità: Processi standardizzati e capacità di monitoraggio potenziate hanno portato a un miglioramento del 50% nella conformità normativa.
• Aumentata Visibilità sui Processi: Gli strumenti di process mining hanno fornito intuizioni in tempo reale sulle operazioni finanziarie, facilitando decisioni migliori e miglioramento continuo.
• Maggiore Efficienza: Flussi di lavoro ottimizzati hanno ridotto gli sforzi manuali del 50%, liberando risorse per iniziative strategiche e migliorando l’efficienza operativa generale.

Grazie all’uso di process mining, design dei processi e simulazione dei processi, i dipartimenti di Finanza e Servizi Condivisi hanno trasformato con successo le loro operazioni, raggiungendo significative efficienze operative, riduzione dei costi e migliore conformità. Questo caso d’uso evidenzia il potenziale trasformativo delle tecniche di gestione dei processi aziendali nell’ottimizzazione delle funzioni finanziarie e nel supporto delle prestazioni aziendali complessive.