Transformation/Rolle: Prozessverbesserung für Finance und Shared Services

Prozessverbesserung für Finance und Shared Services

Warum das wichtig ist

Finance- und Shared-Services-Teams bearbeiten große Transaktionsvolumen, Reporting, Compliance und zentralisierte Supportleistungen. Schon kleine Verzögerungen und unnötige Übergaben können Kosten erhöhen, Entscheidungen verlangsamen und Kontrollrisiken schaffen.

Sie müssen außerdem belegen, dass Verbesserungsmaßnahmen einen messbaren Wert liefern. Teure Tools, die große Projektteams erfordern, erschweren das. Ohne klare Nachweise kann es schwierig sein, einen Business Case aufzubauen oder Investitionen zu sichern.

ProcessMind zeigt Ihnen innerhalb weniger Minuten, wie Prozessarbeit zu messbaren und belegbaren Verbesserungen führt. Analysieren Sie echte Prozessdaten, vergleichen Sie den Ist-Zustand mit geplanten Änderungen und nutzen Sie Simulationen, um Entscheidungen vor der Bindung von Ressourcen zu unterstützen.

So gehen Sie vor

Verwenden Sie einen praktischen Ansatz in drei Schritten für Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Finanzreporting und Shared-Services-Prozesse:

1. Mine: Verbinden Sie ERP-Systeme, Finanzmanagementsysteme und operative Logs, um zu analysieren, wie Arbeit tatsächlich abläuft. Verwenden Sie Process Mining, um Bottlenecks, Nacharbeit, Abweichungen, lange Durchlaufzeiten und manuelle Übergaben zu identifizieren. Beginnen Sie mit den für Sie relevanten KPIs, etwa Bearbeitungszeit pro Transaktion, Kosten pro Transaktion, Rückstand und Compliance-Leistung.

2. Model: Verwenden Sie process mapping und BPMN 2.0, um den aktuellen Prozess zu dokumentieren und Verbesserungsoptionen zu entwerfen. Richten Sie Finance, Betrieb, Compliance und IT auf eine gemeinsame Sicht aus. Standardisieren Sie Aktivitäten, wo es sinnvoll ist, klären Sie Verantwortlichkeiten und identifizieren Sie Möglichkeiten für Automatisierung oder bessere Kontrollen.

3. Simulate: Testen Sie geplante Änderungen vor der Umsetzung mit process simulation. Vergleichen Sie Szenarien wie zusätzliche Kapazitäten, weniger Übergaben, geänderte Genehmigungsregeln oder Automatisierung. Schätzen Sie anhand der Ergebnisse die Auswirkungen auf Durchlaufzeit, Betriebskosten, Ressourcenbedarf und Compliance. Erstellen Sie einen simulationsbasierten Business Case statt sich auf Annahmen zu verlassen.

Was Sie erwarten können

Die Ergebnisse hängen von Ihrer Datenqualität, der Prozesskomplexität und den von Ihnen umgesetzten Änderungen ab. Teams verwenden diesen Ansatz typischerweise, um:

• Transaktionsdurchlaufzeiten um 20–40 % zu verkürzen, indem vermeidbare Wartezeiten und Nacharbeit beseitigt werden.
• Betriebskosten durch bessere Kapazitätsplanung und weniger manuellen Aufwand zu senken.
• Die Compliance zu stärken, indem Abweichungen und Kontrolllücken sichtbar werden.
• Reporting-Fristen durch klarere Prozessverantwortung und weniger Bottlenecks zu verbessern.
• Einen belastbaren Business Case mit messbaren Ausgangs-KPIs und Szenarienvergleichen aufzubauen.

Sie können außerdem Dashboards und KPIs verwenden, um zu überwachen, ob Verbesserungen langfristig Bestand haben. Prozessanalyse wird so zu einer laufenden Managementpraxis statt zu einem einmaligen Projekt.

Erste Schritte

Wählen Sie einen Prozess mit hohem Volumen und klarer Geschäftsauswirkung, etwa Rechnungsverarbeitung, Zahlungsabwicklung, Monatsabschluss oder eine Shared-Services-Anfrage. Definieren Sie die Case-ID, Aktivitätsnamen, Timestamps und Geschäftsmerkmale, die Sie analysieren müssen.

Verbinden Sie anschließend die relevanten Daten und erstellen Sie eine Ausgangsbasis. Besprechen Sie den Prozessablauf mit den Personen, die ihn steuern, validieren Sie die wichtigsten Problemstellen und wählen Sie ein oder zwei Verbesserungsszenarien aus. Modellieren und simulieren Sie diese Szenarien mit ProcessMind, quantifizieren Sie die erwarteten Auswirkungen und entscheiden Sie, was zuerst getestet werden soll.

Sie können ohne ein großes Transformationsprogramm oder ein spezialisiertes Projektteam beginnen. Starten Sie mit einer fokussierten Frage, messen Sie den Ist-Zustand und erweitern Sie die Analyse, sobald Nachweise die nächste Investition unterstützen.