Verbeter finance- en shared services-processen

Procesverbetering voor finance en shared services

Teams in shared services verwerken veel transacties en verzoeken, bijvoorbeeld voor crediteuren, debiteuren en rapportages. Process mining laat zien hoe het werk nu verloopt. Met procesmodellering en simulatie beoordeel je mogelijke veranderingen. Zo krijg je concrete onderbouwing om de kosten per transactie te verlagen en de serviceniveaus in het oog te houden.

Waarom is het lastig om verbeteringen bij shared services aan te tonen?

Door werk te centraliseren krijg je beter zicht op het aantal transacties, maar gemiddelden laten niet zien waar tijd en inspanning naartoe gaan. Herstelwerk tussen bedrijfseenheden en het serviceteam, dubbele goedkeuringen, oplopende achterstanden en een ongelijke werkverdeling kunnen allemaal invloed hebben op de doorlooptijd en kosten per transactie.

Je moet ook aantonen dat de voorgestelde wijzigingen de investering waard zijn. Een businesscase die alleen op aannames is gebaseerd, houdt mogelijk geen stand bij een financiële beoordeling. Een gemeten uitgangssituatie en duidelijk beschreven scenarioaannames geven je een betere basis voor beslissingen en gesprekken over doorbelasting.

Hoe helpt process mining bij shared services?

Process mining gebruikt eventdata uit je systemen om te laten zien hoe cases daadwerkelijk door een proces lopen. Je kunt procesflows, doorlooptijden, overdrachten, herstelwerk en afwijkingen van de verwachte route onderzoeken.

Wil je process mining toepassen op shared services? Begin dan met een dienst waarbij je elke case, de activiteiten en de timestamps kunt herkennen. Vergelijk de resultaten tussen bedrijfseenheden, soorten verzoeken of andere relevante kenmerken om prestatieverschillen te vinden. Zo kun je procesverbeteringen richten op specifieke oorzaken, in plaats van uit te gaan van één gemiddelde.

Lees meer over Process Mining.

Hoe werkt de aanpak in drie stappen?

Doorloop drie stappen om van bewijs naar een besluit te komen:

1. Analyseer het huidige proces. Gebruik ERP-data, financiële data of operationele data om de uitgangssituatie vast te stellen. Volg bijvoorbeeld de kosten per transactie, doorlooptijd, achterstand en het serviceniveau.
2. Breng verbeteropties in kaart. Leg het huidige proces en voorgestelde wijzigingen vast met procesmodellering en BPMN. Stem met finance, bedrijfsvoering, compliance en IT af wat er verandert en wie verantwoordelijk is voor elke stap.
3. Simuleer scenario’s. Vergelijk opties zoals extra capaciteit, minder overdrachten, aangepaste goedkeuringsregels of automatisering. Bekijk vóór je een keuze maakt wat de verwachte gevolgen zijn voor doorlooptijd, benodigde capaciteit en compliance.

Lees meer over procesmodellering en processimulatie.

Hoe onderbouw je de cijfers voor een financiële beoordeling?

Begin met een uitgangssituatie die je kunt toelichten. Beschrijf welk proces en welke periode je hebt geanalyseerd, hoe je een case hebt gedefinieerd en welke kosten en servicemaatstaven je hebt meegenomen. Maak onderscheid tussen waargenomen resultaten en schattingen voor voorgestelde wijzigingen.

Leg voor een doorbelasting of businesscase de aannames achter elk scenario vast, zoals verwachte volumes, personeelsbezetting en proceswijzigingen. Vergelijk elk scenario met dezelfde uitgangssituatie en laat zien wat de gevolgen zijn voor zowel de kosten per transactie als de serviceniveaus. Zo kun je de afwegingen bespreken zonder een modeluitkomst als garantie te presenteren.

[CtaStartTrial custom_title=“Bepaal de uitgangssituatie voor één dienst” custom_content=“Gebruik bestaande ERP- of ticketingexports om een afgebakend proces te onderzoeken en de huidige prestaties vast te stellen.”]

Waar kan process mining knelpunten bij shared services zichtbaar maken?

Kijk verder dan het totale volume en de gemiddelde doorlooptijd. Bij shared services kunnen doorlooptijden verschillen per bedrijfseenheid, soort verzoek of uitzonderingsroute. Met procesanalyse kun je patronen onderzoeken zoals:

• Herstelwerk tussen het serviceteam en bedrijfseenheden: onvolledige verzoeken gaan terug voor correctie en komen opnieuw in de wachtrij.
• Dubbele goedkeuringen: lokale regels kunnen blijven gelden nadat het werk naar een centraal team is verplaatst.
• Oplopende achterstanden: een stabiele wachtrij kan nog steeds cases bevatten die te lang wachten.
• Werk toewijzen op basis van beschikbaarheid: cases kunnen terechtkomen bij wie beschikbaar is, in plaats van bij iemand met de juiste vaardigheden of in de juiste regio.
• Uitzonderingen buiten de rapportage over serviceniveaus: uitzonderingsroutes worden mogelijk niet meegenomen in dezelfde cijfers als standaardcases.

Deze patronen zijn aanknopingspunten voor onderzoek, geen bewijs van een oorzaak. Controleer wat de data laat zien met de mensen die het proces beheren.

Welke resultaten kun je verwachten?

De resultaten hangen af van je data, de complexiteit van het proces en de wijzigingen die je doorvoert. Teams gebruiken deze aanpak meestal om:

• De doorlooptijd van transacties met 20–40% te verkorten door vermijdbare wachttijd en herstelwerk aan te pakken.
• De capaciteitsplanning te verbeteren en handmatig werk te verminderen om de bedrijfskosten te verlagen.
• Procesafwijkingen en tekortkomingen in controles zichtbaar te maken.
• Rapportages sneller op te leveren door eigenaarschap te verduidelijken en bottlenecks aan te pakken.
• Een businesscase op te stellen met KPI’s op basis van de uitgangssituatie en scenariovergelijkingen.

Dit zijn gebruikelijke resultaten, geen garanties. Met dashboards en KPI’s kun je volgen of verbeteringen op de lange termijn standhouden.

Bereken het rendement.

Hoe ga je aan de slag?

Kies een dienst met een groot volume en duidelijke impact op de bedrijfsvoering, zoals factuurverwerking, betalingen, de maandafsluiting of een serviceverzoek. Bepaal welke case-ID, activiteitnamen, timestamps en bedrijfskenmerken je voor de analyse nodig hebt.

Koppel de relevante data in ProcessMind, bepaal de uitgangssituatie en bespreek de procesflow met de mensen die het proces beheren. Kies daarna één of twee verbeteringsscenario’s om te modelleren en simuleren. Met een afgebakende analyse kun je bepalen wat je vervolgens wilt testen, zonder meteen een groot transformatieprogramma te starten.

Lees de gids voor businesscases.

Bepaal de uitgangssituatie voor één dienst

Begin met een dienst die je moet toelichten, verbeteren of meenemen in een gesprek over doorbelasting. Meet eerst de huidige prestaties voordat je bepaalt welke wijzigingen je wilt doorvoeren.