재무 및 공유 서비스 프로세스 개선

재무 및 공유 서비스 프로세스 개선

공유 서비스 팀은 매입채무, 매출채권, 보고 등 다양한 재무 운영 업무에서 많은 거래와 요청을 처리합니다. Process Mining으로 현재 업무 흐름을 파악하고, 프로세스 매핑과 시뮬레이션으로 잠재적인 변경을 평가할 수 있습니다. 이를 바탕으로 서비스 수준 목표를 고려하면서 거래당 비용을 낮출 방법을 근거에 따라 검토할 수 있습니다.

공유 서비스의 개선 효과를 입증하기 어려운 이유는 무엇인가요?

업무를 중앙화하면 거래량을 파악하기 쉬워지지만, 평균값만으로는 시간과 노력이 어디에 쓰이는지 알기 어렵습니다. 사업부와 서비스 팀 사이의 재작업, 중복 승인, 장기 미처리 업무, 불균등한 작업량은 모두 처리 시간과 거래당 비용에 영향을 줄 수 있습니다.

제안된 변경이 투자할 만한 가치가 있는지도 보여줘야 합니다. 가정에만 의존한 비즈니스 사례는 재무 검토에서 설득력을 얻기 어려울 수 있습니다. 측정된 기준선과 명확히 명시한 시나리오 가정을 바탕으로 의사결정과 비용 배부 논의를 진행할 수 있습니다.

Process Mining은 공유 서비스에 어떻게 도움이 되나요?

Process Mining은 시스템의 이벤트 데이터를 사용해 케이스가 실제로 프로세스를 어떻게 거치는지 보여줍니다. 프로세스 흐름, 처리 시간, 업무 인계, 재작업, 예상 경로에서 벗어난 사례를 살펴볼 수 있습니다.

공유 서비스에 Process Mining을 적용하려면 각 케이스와 활동, 타임스탬프를 식별할 수 있는 서비스부터 시작하세요. 사업부, 요청 유형 또는 관련 기준별로 결과를 비교해 성과가 다른 지점을 파악합니다. 평균값 하나에 의존하지 않고 구체적인 원인을 찾아 프로세스 개선 대상을 정할 수 있습니다.

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세 단계 접근법은 무엇인가요?

근거를 바탕으로 의사결정을 내리려면 다음 세 단계를 따르세요.

1. 현재 프로세스 분석. ERP, 재무 관리 또는 운영 데이터를 분석해 기준선을 설정합니다. 거래당 비용, 처리 시간, 미처리 업무량, 서비스 수준 등의 지표를 추적합니다.
2. 개선 방안 매핑. 프로세스 매핑과 BPMN으로 현재 프로세스와 제안된 변경 사항을 문서화합니다. 재무, 운영, 규정 준수, IT 팀과 변경 내용 및 단계별 담당자를 합의합니다.
3. 시나리오 시뮬레이션. 처리 용량 확대, 업무 인계 감소, 승인 규칙 변경, 자동화 등의 방안을 비교합니다. 시험할 방안을 결정하기 전에 처리 시간, 리소스 수요, 규정 준수에 미칠 것으로 예상되는 영향을 검토합니다.

프로세스 매핑과 프로세스 시뮬레이션을 살펴보세요.

재무 검토에서 수치를 어떻게 뒷받침할 수 있나요?

설명할 수 있는 기준선부터 마련하세요. 어떤 프로세스와 기간을 분석했는지, 케이스를 어떻게 정의했는지, 어떤 비용과 서비스 지표를 포함했는지 명시합니다. 관찰된 결과와 제안된 변경에 대한 추정치는 구분하세요.

비용 배부나 비즈니스 사례를 준비할 때는 예상 거래량, 인력, 프로세스 변경 등 각 시나리오의 가정을 문서화하세요. 같은 기준선을 바탕으로 각 시나리오를 비교하고 거래당 비용과 서비스 수준에 미치는 영향을 모두 제시합니다. 이렇게 하면 모델링 결과를 보장된 결과처럼 제시하지 않으면서 장단점을 논의할 수 있습니다.

[CtaStartTrial custom_title=“서비스 하나의 기준선 설정” custom_content=“기존 ERP 또는 티켓 시스템에서 내보낸 데이터를 활용해 범위가 명확한 프로세스를 살펴보고 현재 상태의 지표를 설정하세요.”]

Process Mining으로 공유 서비스의 어떤 문제를 찾을 수 있나요?

전체 거래량과 평균 처리 시간만 보지 마세요. 공유 서비스의 처리 시간은 사업부, 요청 유형, 예외 경로에 따라 달라질 수 있습니다. 프로세스 분석으로 다음과 같은 패턴을 살펴볼 수 있습니다.

• 서비스 팀과 사업부 사이의 재작업: 불완전한 요청이 보완을 위해 반려된 후 다시 대기열에 들어갑니다.
• 중복 승인: 업무를 중앙 팀으로 옮긴 뒤에도 기존 부서의 규칙이 남아 있을 수 있습니다.
• 장기 미처리 업무: 대기열 규모가 안정적이어도 오래 기다린 케이스가 쌓여 있을 수 있습니다.
• 가용 인력에 따른 업무 배정: 적절한 기술이나 지역을 고려하지 않고 시간이 되는 사람에게 케이스가 배정될 수 있습니다.
• 서비스 수준 보고에서 누락된 예외: 예외 경로가 일반 케이스와 같은 지표에 포함되지 않을 수 있습니다.

이러한 패턴은 원인을 입증하는 자료가 아니라 추가 조사를 위한 출발점입니다. 데이터가 보여주는 내용을 프로세스 담당자와 함께 확인하세요.

어떤 결과를 기대할 수 있나요?

결과는 데이터, 프로세스 복잡성, 실제로 적용하는 변경에 따라 달라집니다. 일반적으로 팀은 다음과 같은 목적으로 이 접근법을 활용합니다.

• 불필요한 대기와 재작업을 줄여 거래 처리 시간을 20~40% 단축합니다.
• 처리 용량 계획을 개선하고 수작업을 줄여 운영 비용을 낮춥니다.
• 프로세스 편차와 통제 격차를 파악합니다.
• 담당자를 명확히 하고 병목을 해소해 보고 일정을 개선합니다.
• 기준선 KPI와 시나리오 비교를 활용해 비즈니스 사례를 마련합니다.

이는 일반적으로 기대할 수 있는 결과이며 보장되지는 않습니다. 대시보드와 KPI를 사용하면 개선 효과가 지속되는지 추적할 수 있습니다.

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어떻게 시작해야 하나요?

송장 처리, 지급 처리, 월말 결산, 서비스 요청 등 거래량이 많고 사업에 미치는 영향이 명확한 서비스 하나를 선택하세요. 분석에 필요한 케이스 ID, 활동명, 타임스탬프, 업무 기준을 정합니다.

관련 데이터를 ProcessMind에 연결하고 기준선을 설정한 뒤, 프로세스 담당자와 업무 흐름을 검토하세요. 그런 다음 개선 시나리오 한두 개를 모델링하고 시뮬레이션합니다. 범위를 좁힌 분석부터 시작하면 대규모 혁신 프로그램을 진행하지 않고도 다음에 시험할 방안을 결정할 수 있습니다.

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서비스 하나의 기준선 설정

설명하거나 개선하거나 비용 배부 논의에 포함해야 하는 서비스부터 시작하세요. 추진할 변경을 결정하기 전에 현재 성과를 측정합니다.