Usprawnianie procesów w finansach i centrach usług wspólnych

Usprawnianie procesów w finansach i centrach usług wspólnych

Zespoły centrów usług wspólnych obsługują dużą liczbę transakcji i zgłoszeń w obszarach zobowiązań i należności, raportowania oraz innych operacji finansowych. Process mining pokazuje, jak dziś przebiega praca, a mapowanie procesów i symulacja pomagają ocenić możliwe zmiany. Razem dostarczają danych, które pomagają obniżać koszt transakcji przy jednoczesnym uwzględnieniu docelowego poziomu usług.

Dlaczego trudno wykazać usprawnienia w centrach usług wspólnych?

Centralizacja ułatwia śledzenie liczby transakcji, ale średnie wartości mogą ukrywać, na co przeznaczany jest czas i wysiłek. Ponowna praca między jednostkami biznesowymi a zespołem usługowym, powielone zatwierdzenia, zaległości i nierównomierne obciążenie mogą wpływać na czas cyklu i koszt transakcji.

Trzeba również wykazać, że proponowane zmiany uzasadniają poniesione nakłady. Uzasadnienie biznesowe oparte wyłącznie na założeniach może nie przekonać osób oceniających je w dziale finansowym. Zmierzony punkt odniesienia i jasno opisane założenia scenariuszy dają lepszą podstawę do podejmowania decyzji i rozmów o rozliczeniach między jednostkami.

Jak process mining pomaga centrom usług wspólnych?

Process mining wykorzystuje dane zdarzeń z systemów, aby pokazać, jak sprawy faktycznie przechodzą przez proces. Można analizować przebieg procesów, czas cyklu, przekazania pracy, poprawki i odstępstwa od oczekiwanej ścieżki.

Aby zastosować process mining w centrum usług wspólnych, warto zacząć od usługi, w której można zidentyfikować każdą sprawę, jej działania i znaczniki czasu. Porównaj wyniki między jednostkami biznesowymi, typami zgłoszeń lub innymi istotnymi wymiarami, aby sprawdzić, gdzie różni się efektywność. Dzięki temu można skupić się na konkretnych przyczynach problemów zamiast opierać się na jednej średniej.

Dowiedz się więcej o process mining.

Na czym polega podejście w trzech krokach?

Wykonaj trzy kroki, aby przejść od danych do decyzji:

1. Przeanalizuj obecny proces. Przeanalizuj dane ERP, systemu finansowego lub systemów operacyjnych, aby ustalić punkt odniesienia. Śledź takie miary jak koszt transakcji, czas cyklu, zaległości i poziom usług.
2. Zmapuj możliwości usprawnień. Udokumentuj obecny proces i proponowane zmiany za pomocą mapowania procesów i BPMN. Uzgodnij z działami finansów, operacji, zgodności i IT, co się zmieni i kto będzie odpowiadać za poszczególne kroki.
3. Przeprowadź symulację scenariuszy. Porównaj takie możliwości jak zwiększenie przepustowości, ograniczenie przekazywania pracy, zmiana zasad zatwierdzania lub automatyzacja. Przed podjęciem decyzji o testach oceń przewidywany wpływ na czas cyklu, zapotrzebowanie na zasoby i zgodność.

Poznaj mapowanie procesów i symulację procesów.

Jak przygotować dane do oceny przez dział finansowy?

Warto zacząć od punktu odniesienia, który można jasno wyjaśnić. Należy podać, jaki proces i okres poddano analizie, jak zdefiniowano sprawę oraz jakie koszty i miary poziomu usług uwzględniono. Wyniki obserwowane trzeba oddzielić od szacunków dotyczących proponowanych zmian.

W przypadku rozliczeń między jednostkami lub uzasadnienia biznesowego należy opisać założenia każdego scenariusza, takie jak przewidywany wolumen, obsada i zmiany w procesie. Porównaj każdy scenariusz z tym samym punktem odniesienia i pokaż wpływ zarówno na koszt transakcji, jak i poziom usług. Ułatwia to rozmowę o kompromisach bez przedstawiania wyniku modelowania jako gwarantowanego.

[CtaStartTrial custom_title=“Ustal punkt odniesienia dla jednej usługi” custom_content=“Wykorzystaj istniejące eksporty z ERP lub systemu zgłoszeń, aby przeanalizować wybrany proces i zmierzyć jego obecny przebieg.”]

Gdzie process mining może ujawnić problemy w centrach usług wspólnych?

Warto spojrzeć poza łączny wolumen i średni czas cyklu. W centrach usług wspólnych czas cyklu może różnić się w zależności od jednostki biznesowej, rodzaju zgłoszenia lub ścieżki obsługi wyjątku. Analiza procesów może pomóc zbadać takie wzorce jak:

• Poprawki między zespołem usługowym a jednostkami biznesowymi: niekompletne zgłoszenia wracają do uzupełnienia i ponownie trafiają do kolejki.
• Powielone zatwierdzenia: lokalne zasady mogą nadal obowiązywać po przeniesieniu pracy do zespołu centralnego.
• Narastające zaległości: nawet jeśli wielkość kolejki pozostaje stała, mogą się w niej znajdować sprawy oczekujące zbyt długo.
• Przydzielanie pracy według dostępności: sprawy mogą trafiać do osób, które akurat mają czas, zamiast do osób o odpowiednich kwalifikacjach lub pracujących w danym regionie.
• Wyjątki nieuwzględniane w raportach poziomu usług: ścieżki obsługi wyjątków mogą nie być mierzone tak samo jak standardowe sprawy.

Te wzorce są punktem wyjścia do analizy, a nie dowodem przyczyny. Warto zweryfikować wnioski z danych z osobami, które zarządzają procesem.

Jakich wyników można oczekiwać?

Wyniki zależą od danych, złożoności procesu i wdrożonych zmian. Zespoły zwykle wykorzystują to podejście, aby:

• Skrócić czas cyklu transakcji o 20–40%, ograniczając możliwe do uniknięcia oczekiwanie i poprawki.
• Usprawnić planowanie przepustowości i ograniczyć pracę ręczną, aby obniżyć koszty operacyjne.
• Uwidocznić odstępstwa od procesu i luki w kontrolach.
• Przyspieszyć raportowanie, jasno określając odpowiedzialność i eliminując wąskie gardła.
• Przygotować uzasadnienie biznesowe na podstawie bazowych KPI i porównania scenariuszy.

To typowe rezultaty, a nie gwarancje. Dashboardy i KPI mogą pomóc sprawdzić, czy usprawnienia przynoszą efekty w dłuższej perspektywie.

Oszacuj zwrot z inwestycji.

Od czego zacząć?

Wybierz usługę o dużym wolumenie i wyraźnym wpływie na działalność, na przykład obsługę faktur, płatności, zamknięcie miesiąca lub zgłoszeń serwisowych. Określ identyfikator sprawy, nazwy działań, znaczniki czasu i wymiary biznesowe potrzebne do analizy.

Połącz odpowiednie dane w ProcessMind, ustal punkt odniesienia i omów przebieg procesu z osobami, które nim zarządzają. Następnie wybierz jeden lub dwa scenariusze usprawnień do zamodelowania i symulacji. Ukierunkowana analiza może pomóc zdecydować, co przetestować w następnej kolejności, bez rozpoczynania od dużego programu transformacji.

Przeczytaj przewodnik po uzasadnieniu biznesowym.

Ustal punkt odniesienia dla jednej usługi

Warto zacząć od usługi, którą trzeba wyjaśnić, usprawnić lub uwzględnić w rozliczeniach między jednostkami. Przed podjęciem decyzji o zmianach należy zmierzyć jej obecne wyniki.