Folyamatfejlesztés a pénzügyi és megosztott szolgáltatási területeken

Folyamatfejlesztés a pénzügyi és megosztott szolgáltatási területeken

A megosztott szolgáltatási csapatok nagy mennyiségű tranzakciót és megkeresést kezelnek a szállítói és vevői számlák, a jelentéskészítés és más pénzügyi működési területeken. A process mining megmutatja, hogyan halad a munka, a folyamattérképezés és a szimuláció pedig segít felmérni a lehetséges változtatásokat. Ezek együtt bizonyítékot adnak a tranzakciónkénti költség csökkentéséhez, miközben a szolgáltatási szintre vonatkozó célokat is szem előtt tarthatja.

Miért nehéz bizonyítani a fejlesztést a megosztott szolgáltatásoknál?

A munka központosításával könnyebb áttekinteni a tranzakciók mennyiségét, de az átlagok elrejthetik, mire megy el az idő és a munka. Az üzleti egységek és a szolgáltató csapat közötti javítási körök, a párhuzamos jóváhagyások, a régóta halmozódó ügyhátralék és az egyenetlen terhelés mind befolyásolhatják az átfutási időt és a tranzakciónkénti költséget.

Azt is be kell mutatnia, hogy a javasolt változtatások indokolják a befektetést. A kizárólag feltételezésekre épülő üzleti indoklás nem biztos, hogy megállja a helyét a pénzügyi felülvizsgálaton. A mért kiinduló állapot és az egyértelműen rögzített forgatókönyv-feltételezések megbízhatóbb alapot adnak a döntésekhez és a költségátterhelés megvitatásához.

Hogyan segíti a process mining a megosztott szolgáltatásokat?

A process mining a rendszerek eseményadataiból megmutatja, hogyan haladnak valójában az esetek a folyamaton. Megvizsgálhatja a folyamatmeneteket, az átfutási időket, az átadásokat, az újramunkát és a várt útvonaltól való eltéréseket.

A megosztott szolgáltatások process mining elemzéséhez válasszon olyan szolgáltatást, ahol minden eset, annak tevékenységei és időbélyegei azonosíthatók. Hasonlítsa össze az eredményeket üzleti egységek, kéréstípusok vagy más releváns szempontok szerint, hogy lássa, hol tér el a teljesítmény. Így az általános átlagok helyett konkrét okokra összpontosíthatja a folyamatfejlesztést.

Tudjon meg többet a process miningről.

Mi a háromlépéses megközelítés?

A bizonyítékoktól a döntésig három lépés vezet:

1. Elemezze a jelenlegi folyamatot. ERP-, pénzügyi vagy működési adatok elemzésével határozza meg a kiinduló állapotot. Kövesse például a tranzakciónkénti költséget, az átfutási időt, az ügyhátralékot és a szolgáltatási szintet.
2. Térképezze fel a fejlesztési lehetőségeket. Dokumentálja a jelenlegi folyamatot és a javasolt változtatásokat folyamattérképezéssel és BPMN-nel. Egyeztesse a pénzügyi, működési, megfelelési és IT-csapatokkal, mi változna, és ki felelne az egyes lépésekért.
3. Szimulálja a forgatókönyveket. Hasonlítsa össze például a kapacitásbővítést, az átadások számának csökkentését, a jóváhagyási szabályok módosítását vagy az automatizálást. A tesztelés kiválasztása előtt tekintse át a várható hatást az átfutási időre, az erőforrásigényre és a megfelelésre.

Ismerje meg a folyamattérképezést és a folyamatszimulációt.

Hogyan készítse elő a számokat a pénzügyi felülvizsgálatra?

Kezdje egy olyan kiinduló állapottal, amelyet meg tud magyarázni. Rögzítse, melyik folyamatot és időszakot elemezte, hogyan határozta meg az esetet, és mely költségeket, illetve szolgáltatási mutatókat vette figyelembe. Válassza külön a megfigyelt eredményeket a javasolt változtatások becsült hatásától.

Költségátterhelés vagy üzleti indoklás esetén dokumentálja az egyes forgatókönyvek feltételezéseit, például a várható mennyiséget, a létszámot és a folyamatváltozásokat. Mindegyik forgatókönyvet ugyanahhoz a kiinduló állapothoz viszonyítsa, és mutassa be a tranzakciónkénti költségre, valamint a szolgáltatási szintekre gyakorolt hatást. Így könnyebb megvitatni az előnyöket és hátrányokat anélkül, hogy a modellezett eredményt biztosra venné.

[CtaStartTrial custom_title=“Határozza meg egy szolgáltatás kiinduló értékeit” custom_content=“Használja meglévő ERP- vagy jegykezelő rendszeréből exportált adatait egy jól körülhatárolt folyamat vizsgálatához és a jelenlegi állapot mutatóinak meghatározásához.”]

Hol tárhat fel problémákat a process mining a megosztott szolgáltatásoknál?

Ne csak a teljes mennyiséget és az átlagos átfutási időt vizsgálja. A megosztott szolgáltatások átfutási ideje eltérhet az üzleti egység, a kéréstípus vagy a kivételes útvonal szerint. A folyamatelemzés segíthet az alábbi minták feltárásában:

• Újramunka a szolgáltató csapat és az üzleti egységek között: a hiányos kéréseket javításra visszaküldik, majd azok újra bekerülnek a sorba.
• Párhuzamos jóváhagyások: a helyi szabályok a munka központi csapathoz kerülése után is érvényben maradhatnak.
• Régóta halmozódó ügyhátralék: a változatlan sorméret mellett is lehetnek olyan esetek, amelyek túl régóta várakoznak.
• Elérhetőség szerinti kiosztás: az esetek ahhoz kerülhetnek, aki éppen ráér, nem pedig a megfelelő szaktudással vagy régióval rendelkező munkatárshoz.
• A szolgáltatási szint jelentéseiből kimaradó kivételek: a kivételes útvonalakra kerülő esetek nem feltétlenül szerepelnek a szokásos esetekkel azonos mutatókban.

Ezek a minták a vizsgálat kiindulópontjai, nem bizonyítják az okokat. Ellenőrizze az adatokból levont következtetéseket a folyamatot irányító munkatársakkal.

Milyen eredményekre számíthat?

Az eredmények az adatoktól, a folyamat összetettségétől és a bevezetett változtatásoktól függenek. A csapatok jellemzően a következőkre használják ezt a megközelítést:

• Az elkerülhető várakozás és újramunka megszüntetésével 20–40%-kal csökkenthetik a tranzakciók átfutási idejét.
• Javíthatják a kapacitástervezést, és csökkenthetik a kézi munkát a működési költségek mérsékléséhez.
• Láthatóvá tehetik a folyamateltéréseket és a kontrollhiányosságokat.
• A felelősségi körök tisztázásával és a szűk keresztmetszetek kezelésével javíthatják a jelentések elkészítésének idejét.
• Üzleti indoklást készíthetnek a kiinduló KPI-k és a forgatókönyvek összehasonlítása alapján.

Ezek jellemző eredmények, nem garantált értékek. A dashboardok és KPI-k segítségével nyomon követheti, hogy a fejlesztések hosszú távon is érvényesülnek-e.

Becsülje meg a megtérülést.

Hogyan kezdjen hozzá?

Válasszon egy nagy forgalmú, egyértelmű üzleti hatással járó szolgáltatást, például számlafeldolgozást, fizetések kezelését, hónap végi zárást vagy szolgáltatási kérelmeket. Határozza meg az elemzéshez szükséges esetazonosítót, tevékenységneveket, időbélyegeket és üzleti szempontokat.

Kapcsolja össze a releváns adatokat a ProcessMindban, határozza meg a kiinduló állapotot, majd tekintse át a folyamat menetét az azt irányító munkatársakkal. Ezután válasszon ki egy vagy két fejlesztési forgatókönyvet modellezésre és szimulációra. Egy célzott elemzés segíthet eldönteni, mit érdemes legközelebb tesztelni, anélkül hogy rögtön egy nagyszabású átalakítási programba kezdene.

Olvassa el az üzleti indoklás útmutatóját.

Határozza meg egy szolgáltatás kiinduló értékeit

Kezdjen egy olyan szolgáltatással, amelynek működését meg kell magyaráznia, fejlesztenie kell, vagy amelyet be kell vonnia egy költségátterhelési egyeztetésbe. Mérje fel a jelenlegi teljesítményét, mielőtt eldönti, milyen változtatásokat vezet be.