Trasformazione/Ruolo: Process Mining per auditor

Dimostri la conformità dei processi con evidenze pronte per l’audit

Perché è importante

In qualità di Compliance Manager, deve dimostrare che il processo effettivo corrisponde allo standard approvato. La raccolta manuale delle evidenze può richiedere settimane, mentre il campionamento può non rilevare varianti non conformi nascoste. Requisiti in continua evoluzione rendono inoltre più difficile mantenere una visione completa e aggiornata della conformità.

Il Process Mining Le fornisce evidenze basate sui dati effettivi del processo. Può confrontare l’esecuzione con lo standard, individuare deviazioni in tutti i casi disponibili e creare una traccia di audit solida e difendibile.

Come affrontare il problema

1. Mine: Analizzi i dati degli eventi provenienti dai sistemi ERP, finanziari e operativi per vedere come il processo si svolge nella pratica. Individui colli di bottiglia, rilavorazioni, passaggi saltati e varianti non conformi in tutti i casi disponibili, non soltanto nei campioni. Utilizzi Process Mining: Conformance Checking per confrontare l’esecuzione effettiva con lo standard definito.

2. Model: Documenti il processo target in BPMN 2.0 e definisca i controlli, le attività e i punti decisionali rilevanti per la conformità. Utilizzi Process Intelligence per collegare lo standard al comportamento effettivo del processo e rendere più semplici da analizzare le deviazioni. Mantenga i requisiti di implementazione allineati alla Conformance Checking Documentation.

3. Simulate: Verifichi le modifiche proposte ai controlli o al processo prima di implementarle. Confronti gli scenari in termini di tempi di ciclo, volume delle eccezioni, fabbisogno di risorse e rischio di non conformità. Utilizzi i risultati per dare priorità alle modifiche che riducono le deviazioni senza creare nuovi colli di bottiglia operativi.

Cosa può aspettarsi

Con dati completi sugli eventi e uno standard definito con chiarezza, i team ottengono generalmente:

• Cicli di preparazione degli audit più brevi del 20-40%
• Meno punti ciechi dovuti al campionamento, grazie a una copertura più ampia dei processi
• Individuazione e analisi più rapide delle varianti non conformi
• Raccolta delle evidenze più coerente tra un audit e l’altro
• Documentazione più chiara delle prestazioni dei controlli e delle priorità di remediation

I risultati effettivi dipendono dalla qualità dei dati, dalla complessità del processo e dall’ambito dei controlli.

Come iniziare

Inizi con un processo sottoposto ad audit e una domanda chiara sulla conformità. Colleghi i dati degli eventi rilevanti, definisca il modello di processo approvato ed esegua un primo controllo di conformità. Esamini le deviazioni più significative con i process owner, quindi esporti i risultati e le evidenze di supporto per il fascicolo di audit.

Estenda l’analisi da un singolo controllo o processo ai Workflow correlati, man mano che migliora la copertura dei dati. Questo approccio La aiuta a sostituire settimane di raccolta manuale delle evidenze con analisi ripetibili ed evidenze pronte per l’audit.