Process Mining per gli auditor

Process Mining per auditor: scopra cosa è successo davvero

Confronti i dati degli eventi relativi ai casi conclusi con un modello di processo approvato. Individui gli scostamenti, ne verifichi la cronologia dei casi ed esporti le evidenze per la revisione. Questa analisi supporta il Suo lavoro di audit, ma non sostituisce il Suo giudizio né certifica la conformità.

Quali evidenze produce il process mining?

Un controllo di conformità confronta l’esecuzione registrata del processo con lo standard definito. I risultati mostrano quali casi hanno seguito il percorso previsto e dove si sono discostati. Utilizzi queste evidenze sulla conformità del processo per concentrare la revisione sulle eccezioni, anziché ricostruire manualmente ogni caso.

Le evidenze dipendono dai dati degli eventi e dallo standard di processo forniti. Una differenza tra le attività registrate e il controllo definito non spiega perché si sia verificata né dimostra che un controllo abbia fallito. Spetta a Lei valutare il significato del risultato.

Scopra come il Process Mining supporta il controllo di conformità.

Come risalire dal risultato al caso di origine?

Parta da uno scostamento rilevato nell’analisi e consulti la cronologia del processo per il singolo caso. Passi dal risultato riepilogativo agli eventi registrati per quel caso, quindi ne riveda la sequenza e le tempistiche nel contesto.

Per agevolare la revisione dei risultati, conservi nell’esportazione gli identificativi dei casi pertinenti e i relativi record di origine. I dati degli eventi devono includere i record delle attività, le marche temporali e i riferimenti ai casi necessari per risalire alle fonti dell’esecuzione.

Cosa può esportare e quali informazioni conservare insieme?

Dopo aver rivisto gli scostamenti, esporti i risultati e le evidenze a supporto per il fascicolo di audit. Conservi l’esportazione insieme al modello di processo approvato, all’ambito e al periodo del test e ai riferimenti ai dati di origine utilizzati nell’analisi.

Senza questo contesto, è difficile valutare un elenco di scostamenti. ProcessMind fornisce evidenze a supporto della revisione; spetta a Lei decidere se siano sufficienti per l’audit.

Come registrare e valutare le eccezioni?

Uno scostamento è una differenza tra l’esecuzione registrata e il modello di processo utilizzato come riferimento per il test. Può indicare un’attività saltata, una sequenza imprevista o un’altra deviazione dal percorso definito.

Registri separatamente l’eccezione, le evidenze del caso e la Sua valutazione. L’analisi può aiutarLa a individuare e approfondire le variazioni, ma non può stabilire se un’eccezione sia giustificata, costituisca una violazione di un controllo o rappresenti un problema di conformità. Per valutarla servono il Suo giudizio e il contesto organizzativo pertinente.

Come eseguire un controllo di conformità?

1. Scelga il processo e la domanda di controllo. Definisca cosa desidera verificare, il periodo interessato e lo standard di processo approvato.
2. Prepari i dati degli eventi. Includa gli identificativi dei casi e i record delle attività necessari per risalire ai casi di origine.
3. Confronti l’esecuzione con lo standard. Esegua un controllo di conformità e riveda gli scostamenti individuati.
4. Analizzi le eccezioni. Apra la cronologia dei casi pertinenti, controlli i record di origine e documenti la Sua valutazione.
5. Esporti le evidenze. Conservi insieme i risultati, i riferimenti ai casi, il modello di processo e l’ambito del test per la revisione.

Legga la guida alla governance dei processi per scoprire come definire e mantenere gli standard di processo.

Come si svolge in pratica un controllo di conformità?

Supponiamo che il processo approvato preveda che una richiesta venga presentata, esaminata e approvata prima del pagamento. Modelli questa sequenza, quindi la confronti con i dati degli eventi relativi ai casi completati.

L’analisi può segnalare i casi in cui le attività registrate differiscono dal modello, ad esempio quando un pagamento risulta registrato prima dell’approvazione. Esamini la cronologia del caso e risalga dai risultati ai record di origine. Valuti quindi se la sequenza rappresenti un’eccezione a un controllo, un problema dei dati o una variazione approvata, e documenti la conclusione per la revisione.

Il risultato fornisce evidenze sulla conformità del processo, non una decisione automatica sulla conformità.

In che modo il process mining può aiutare a preparare un audit?

Il process mining può aiutarLa a individuare gli scostamenti in tutti i casi disponibili, anziché basarsi soltanto su un campione selezionato manualmente. Utilizzi i risultati per orientare le verifiche, organizzare le evidenze in base alla cronologia dei casi e ripetere lo stesso test quando esamina un altro periodo.

La copertura dipende dalla completezza e dalla qualità dei dati degli eventi. Eventi mancanti, identificativi dei casi incoerenti o un modello di processo incompleto possono influire sui risultati. Verifichi i dati e lo standard prima di fare affidamento sui risultati.

Qual è il rapporto con ISO 9001 e DORA?

Per la documentazione dei processi secondo ISO 9001, un modello di processo definito può fungere da standard per confrontare l’esecuzione registrata. L’analisi può aiutarLa a individuare i casi effettivi che si discostano dal modello. Da sola, non dimostra che la documentazione o il sistema di gestione della qualità soddisfino i requisiti ISO 9001.

Per le evidenze sulla resilienza operativa ai sensi di DORA, i dati di processo possono aiutarLa a esaminare le attività registrate relative ai processi e agli incidenti ICT. La conformità delle evidenze agli obblighi dipende dal requisito, dai record disponibili e dalla Sua valutazione. Il process mining non certifica la conformità a DORA.

Consulti il caso d’uso sulla conformità nel settore delle scienze della vita per un altro esempio di analisi dei processi in un contesto regolamentato.

Cosa verificare prima di fare affidamento sui risultati?

Prima di utilizzare un’esportazione in un audit, verifichi che:

• Il modello di processo rifletta lo standard approvato per il periodo oggetto della revisione.
• I dati degli eventi coprano i casi e le attività inclusi nell’ambito.
• Gli identificativi dei casi consentano di risalire dai risultati ai record di origine.
• L’ambito del test e gli eventuali limiti dei dati siano documentati.
• Le eccezioni siano state valutate, senza considerare ogni scostamento una violazione di un controllo.

Inizi da un processo e da una domanda di controllo definita con chiarezza. Valuti quindi se i risultati a livello di singolo caso e l’esportazione delle evidenze soddisfano le Sue esigenze di audit.