Perbaikan proses keuangan dan layanan bersama

Perbaikan proses keuangan dan layanan bersama

Tim layanan bersama menangani banyak transaksi dan permintaan, mulai dari utang usaha, piutang usaha, pelaporan, hingga operasional keuangan lainnya. Process mining menunjukkan alur kerja saat ini, sementara pemetaan proses dan simulasi membantu Anda menilai potensi perubahan. Dengan menggabungkan ketiganya, Anda mendapat bukti untuk menurunkan biaya per transaksi sambil tetap memperhatikan target tingkat layanan.

Mengapa perbaikan layanan bersama sulit dibuktikan?

Pemusatan pekerjaan memudahkan Anda melihat volume transaksi, tetapi angka rata-rata bisa menyamarkan penggunaan waktu dan upaya. Pengerjaan ulang antara unit bisnis dan tim layanan, persetujuan ganda, tumpukan pekerjaan yang menua, serta beban kerja yang tidak merata dapat memengaruhi waktu siklus dan biaya per transaksi.

Anda juga perlu menunjukkan bahwa perubahan yang diusulkan sepadan dengan investasinya. Justifikasi bisnis yang hanya mengandalkan asumsi mungkin sulit dipertahankan saat ditinjau tim keuangan. Data dasar yang terukur dan asumsi skenario yang dinyatakan dengan jelas memberi landasan lebih kuat untuk mengambil keputusan dan membahas alokasi biaya.

Bagaimana process mining membantu layanan bersama?

Process mining menggunakan data peristiwa dari sistem Anda untuk menunjukkan alur kasus yang sebenarnya. Anda dapat meninjau alur proses, waktu siklus, serah terima, pengerjaan ulang, dan penyimpangan dari jalur yang diharapkan.

Untuk menerapkan process mining pada layanan bersama, mulailah dari layanan yang setiap kasusnya dapat dikenali, lengkap dengan aktivitas dan stempel waktunya. Bandingkan hasil berdasarkan unit bisnis, jenis permintaan, atau dimensi lain yang relevan untuk melihat perbedaan kinerja. Dengan begitu, Anda dapat mengarahkan perbaikan proses ke penyebab tertentu, bukan hanya mengandalkan satu angka rata-rata.

Pelajari lebih lanjut tentang Process Mining.

Apa saja tiga langkah pendekatannya?

Ikuti tiga langkah berikut untuk beralih dari bukti ke keputusan:

1. Analisis proses saat ini. Analisis data ERP, manajemen keuangan, atau operasional untuk menetapkan data dasar. Pantau ukuran seperti biaya per transaksi, waktu siklus, pekerjaan tertunda, dan tingkat layanan.
2. Petakan opsi perbaikan. Dokumentasikan proses saat ini dan perubahan yang diusulkan dengan pemetaan proses dan BPMN. Selaraskan tim keuangan, operasional, kepatuhan, dan TI mengenai perubahan serta penanggung jawab setiap langkah.
3. Simulasikan skenario. Bandingkan opsi seperti penambahan kapasitas, pengurangan serah terima, perubahan aturan persetujuan, atau otomatisasi. Tinjau dampak yang diperkirakan terhadap waktu siklus, kebutuhan sumber daya, dan kepatuhan sebelum menentukan hal yang akan diuji.

Pelajari pemetaan proses dan simulasi proses.

Bagaimana memastikan angka dapat dipertanggungjawabkan dalam tinjauan keuangan?

Mulailah dengan data dasar yang dapat Anda jelaskan. Sebutkan proses dan periode yang dianalisis, cara Anda mendefinisikan kasus, serta biaya dan ukuran layanan yang disertakan. Pisahkan hasil pengamatan dari perkiraan untuk perubahan yang diusulkan.

Untuk alokasi biaya atau justifikasi bisnis, dokumentasikan asumsi di balik setiap skenario, seperti perkiraan volume, jumlah staf, dan perubahan proses. Bandingkan setiap skenario dengan data dasar yang sama, lalu tunjukkan dampaknya terhadap biaya per transaksi dan tingkat layanan. Dengan begitu, Anda dapat membahas kompromi dengan lebih mudah tanpa menyajikan hasil pemodelan seolah-olah pasti tercapai.

[CtaStartTrial custom_title=“Susun data dasar untuk satu layanan” custom_content=“Gunakan ekspor ERP atau sistem tiket yang sudah ada untuk meninjau proses tertentu dan menetapkan ukuran kondisi saat ini.”]

Di bagian mana process mining dapat menemukan kendala dalam layanan bersama?

Jangan hanya melihat volume keseluruhan dan rata-rata waktu siklus. Waktu siklus layanan bersama dapat berbeda menurut unit bisnis, jenis permintaan, atau jalur pengecualian. Analisis proses dapat membantu Anda menelusuri pola seperti:

• Pengerjaan ulang antara tim layanan dan unit bisnis: permintaan yang tidak lengkap dikembalikan untuk diperbaiki, lalu masuk kembali ke antrean.
• Persetujuan ganda: aturan lokal mungkin tetap berlaku setelah pekerjaan dialihkan ke tim pusat.
• Tumpukan pekerjaan yang menua: jumlah antrean yang stabil tetap dapat mencakup kasus yang sudah terlalu lama menunggu.
• Pekerjaan dibagikan berdasarkan ketersediaan: kasus mungkin diberikan kepada siapa pun yang sedang luang, bukan kepada orang dengan keahlian atau wilayah yang tepat.
• Pengecualian di luar pelaporan tingkat layanan: jalur pengecualian mungkin tidak tercakup dalam ukuran yang sama dengan kasus standar.

Pola-pola ini dapat menjadi titik awal penelusuran, tetapi bukan bukti penyebab. Pastikan temuan data sesuai dengan keterangan orang-orang yang mengelola proses.

Hasil apa yang dapat diharapkan?

Hasil bergantung pada data, kompleksitas proses, dan perubahan yang Anda terapkan. Biasanya, tim menggunakan pendekatan ini untuk:

• Mengurangi waktu siklus transaksi sebesar 20–40% dengan mengatasi waktu tunggu dan pengerjaan ulang yang dapat dihindari.
• Meningkatkan perencanaan kapasitas dan mengurangi pekerjaan manual untuk menekan biaya operasional.
• Menunjukkan penyimpangan proses dan kesenjangan kontrol.
• Mempercepat pelaporan dengan memperjelas penanggung jawab dan mengatasi hambatan.
• Menyusun justifikasi bisnis menggunakan KPI dasar dan perbandingan skenario.

Hasil ini umum terjadi, tetapi tidak dijamin. Dashboard dan KPI dapat membantu Anda memantau apakah perbaikan bertahan dari waktu ke waktu.

Perkirakan imbal hasil.

Bagaimana sebaiknya memulai?

Pilih satu layanan bervolume tinggi dengan dampak bisnis yang jelas, seperti pemrosesan faktur, penanganan pembayaran, penutupan akhir bulan, atau permintaan layanan. Tentukan ID kasus, nama aktivitas, stempel waktu, dan dimensi bisnis yang dibutuhkan untuk analisis.

Hubungkan data yang relevan di ProcessMind, tetapkan data dasar, lalu tinjau alur proses bersama orang-orang yang mengelolanya. Setelah itu, pilih satu atau dua skenario perbaikan untuk dimodelkan dan disimulasikan. Analisis yang terfokus dapat membantu Anda menentukan hal yang perlu diuji berikutnya, tanpa harus memulai program transformasi besar.

Baca panduan justifikasi bisnis.

Susun data dasar untuk satu layanan

Mulailah dari layanan yang perlu Anda jelaskan, tingkatkan, atau bahas dalam alokasi biaya. Ukur kinerjanya saat ini sebelum menentukan perubahan yang akan dilakukan.