Dönüşüm/rol: Finans ve paylaşılan hizmetlerde süreç iyileştirme

Finans ve paylaşılan hizmetlerde süreç iyileştirme

Neden önemlidir

Finans ve paylaşılan hizmet ekipleri yüksek hacimli işlemleri, raporlamayı, uyumluluğu ve merkezi desteği yönetir. Küçük gecikmeler ve gereksiz devirler maliyetleri artırabilir, kararları yavaşlatabilir ve kontrol riskleri oluşturabilir.

Ayrıca iyileştirme çalışmalarının ölçülebilir değer sağladığını kanıtlamanız gerekir. Büyük proje ekipleri gerektiren pahalı araçlar bunu zorlaştırır. Net kanıtlar olmadan iş gerekçesi oluşturmak veya yatırım almakta zorlanabilirsiniz.

ProcessMind, süreç çalışmalarının dakikalar içinde nasıl ölçülebilir ve kanıtlanabilir iyileştirmelere dönüştüğünü gösterir. Gerçek süreç verilerini analiz edin, mevcut durumu önerilen değişikliklerle karşılaştırın ve kaynak ayırmadan önce kararları desteklemek için simülasyon kullanın.

Nasıl yaklaşmalısınız

Borçlar muhasebesi, alacaklar muhasebesi, finansal raporlama ve paylaşılan hizmet süreçlerinde pratik bir üç adımlı yaklaşım kullanın:

1. Process Mining yapın: İşin gerçekte nasıl ilerlediğini analiz etmek için ERP sistemlerini, finansal yönetim sistemlerini ve operasyonel günlükleri bağlayın. Process Mining kullanarak darboğazları, yeniden çalışmayı, sapmaları, uzun çevrim sürelerini ve manuel devir teslimleri belirleyin. İşlem süresi, işlem başına maliyet, birikmiş işler ve uyumluluk performansı gibi sizin için önemli KPI’larla başlayın.

2. Modelleyin: Mevcut süreci belgelemek ve iyileştirme seçenekleri tasarlamak için süreç haritalama ve BPMN 2.0 kullanın. Finans, operasyon, uyumluluk ve BT paydaşlarını ortak bir görünüm etrafında hizalayın. Uygun olan etkinlikleri standartlaştırın, sahipliği netleştirin ve otomasyon ya da kontrol iyileştirmeleri için fırsatları belirleyin.

3. Simüle edin: Önerilen değişiklikleri uygulamadan önce süreç simülasyonu ile test edin. Ek kapasite, daha az devir teslim, değiştirilmiş onay kuralları veya otomasyon gibi senaryoları karşılaştırın. Sonuçları kullanarak çevrim süresi, işletme maliyeti, kaynak ihtiyacı ve uyumluluk üzerindeki etkileri tahmin edin. Varsayımlara güvenmek yerine simülasyona dayalı bir iş gerekçesi oluşturun.

Beklentileriniz

Sonuçlar veri kalitenize, süreç karmaşıklığınıza ve uyguladığınız değişikliklere bağlıdır. Ekipler bu yaklaşımı genellikle şu amaçlarla kullanır:

• Önlenebilir beklemeleri ve yeniden çalışmayı ortadan kaldırarak işlem çevrim sürelerini %20-40 azaltın.
• Kapasite planlamasını iyileştirerek ve manuel çalışmayı azaltarak işletme maliyetlerini düşürün.
• Sapmaları ve kontrol açıklarını görünür hale getirerek uyumluluğu iyileştirin.
• Daha net süreç sahipliği ve daha az darboğaz sayesinde raporlama sürelerini kısaltın.
• Ölçülebilir temel KPI’lar ve senaryo karşılaştırmalarıyla savunulabilir bir iş gerekçesi oluşturun.

İyileştirmelerin zaman içinde kalıcı olup olmadığını izlemek için Dashboardları ve KPI’ları da kullanabilirsiniz. Süreç analizi, tek seferlik bir proje olmaktan çıkarak sürekli bir yönetim uygulamasına dönüşür.

Başlangıç

Fatura işleme, ödeme yönetimi, ay sonu kapanışı veya paylaşılan bir hizmet talebi gibi net iş etkisine sahip, yüksek hacimli bir süreç seçin. Analiz etmek istediğiniz vaka kimliğini, faaliyet adlarını, zaman damgalarını ve iş boyutlarını tanımlayın.

Ardından ilgili verileri bağlayın ve temel durumu oluşturun. Süreç akışını yöneten kişilerle inceleyin, temel sorunları doğrulayın ve bir veya iki iyileştirme senaryosu seçin. Bu senaryoları modellemek ve simüle etmek, beklenen etkiyi ölçmek ve önce neyi test edeceğinize karar vermek için ProcessMind’ı kullanın.

Büyük bir dönüşüm programı veya uzman bir proje ekibi olmadan başlayabilirsiniz. Odaklı bir soruyla başlayın, mevcut durumu ölçün ve bir sonraki yatırımı destekleyecek kanıta sahip olduğunuzda kapsamı genişletin.