优化财务与共享服务流程

财务与共享服务流程改进

共享服务团队要处理大量交易和请求，涵盖应付账款、应收账款、报告及其他财务运营。流程挖掘呈现当前工作流，流程映射与模拟则帮助您评估潜在调整。结合这些信息，您可以在关注服务水平目标的同时，以数据为依据降低单笔交易成本。

为什么共享服务的改进成效难以证明？

集中处理工作有助于了解交易量，但平均值可能掩盖时间和精力的实际去向。业务单元与服务团队之间的返工、重复审批、长期积压和工作量不均，都可能影响周期时间和单笔交易成本。

您还需要证明拟议变更值得投入。仅凭假设开展的商业论证，可能难以通过财务审核。以实测基线为依据，并清楚说明方案假设，能为决策和费用分摊讨论提供更可靠的基础。

流程挖掘如何帮助共享服务？

流程挖掘利用系统中的事件数据，展示案例在流程中的实际流转情况。您可以分析流程路径、周期时间、交接、返工以及偏离预期路径的情况。

要在共享服务中应用流程挖掘，先选择一项服务，并确保能够识别每个案例、相关活动和时间戳。按业务单元、请求类型或其他相关维度比较结果，找出绩效差异。这样，您可以针对具体原因开展流程改进，而不是只依赖单一平均值。

进一步了解流程挖掘。

三步法包括哪些内容？

按以下三步，从证据推进到决策：

1. **挖掘当前流程。**分析ERP、财务管理或运营数据，建立基线。跟踪单笔交易成本、周期时间、积压量和服务水平等指标。
2. **梳理改进方案。**使用流程映射和BPMN记录当前流程及拟议变更。与财务、运营、合规和IT团队确认变更内容及各步骤负责人。
3. **模拟不同方案。**比较增加产能、减少交接、调整审批规则或自动化等方案。决策前，评估各方案对周期时间、资源需求和合规的预期影响。

了解流程映射和流程模拟。

如何让数据经得起财务审核？

从一份您能清楚说明的基线开始。注明分析的流程和时间段、案例的定义方式，以及纳入了哪些成本和服务指标。将实测结果与拟议变更的估算值分开列出。

开展费用分摊或商业论证时，请记录每个方案的假设，例如预期业务量、人员配置和流程变更。使用同一基线比较各方案，并展示其对单笔交易成本和服务水平的影响。这样，您可以更清楚地讨论取舍，而不会把模型预测的结果说成必然实现的成效。

[CtaStartTrial custom_title=“为一项服务建立基线” custom_content=“使用现有ERP或工单系统导出数据，分析一项明确的流程并衡量当前状况。”]

流程挖掘能发现共享服务中的哪些阻碍？

不要只看总量和平均周期时间。共享服务的周期时间可能因业务单元、请求类型或异常路径而异。流程分析有助于您调查以下情况：

• **服务团队与业务单元之间的返工：**请求信息不完整，退回修改后重新进入队列。
• **重复审批：**工作转交给中央团队后，原有的本地审批规则可能仍在执行。
• **长期积压：**队列规模稳定，也可能有案例等待时间过长。
• **按人员空闲情况分配工作：**案例可能被分配给当前有空的人，而非具备合适技能或负责相应地区的人。
• **未纳入服务水平报告的异常：**异常路径可能未采用与标准案例相同的指标进行统计。

这些模式只是调查的起点，并不能证明问题成因。请与负责流程的人员核实数据所反映的情况。

您可以期待哪些成效？

成效取决于数据、流程复杂度和实际实施的变更。团队通常会通过这种方法：

• 减少不必要的等待和返工，将交易周期时间缩短20%至40%。
• 改进产能规划并减少人工投入，从而降低运营成本。
• 发现流程偏差和控制缺口。
• 明确责任并解决瓶颈，缩短报告周期。
• 根据基线KPI和方案对比开展商业论证。

以上是常见成效，并非保证结果。仪表板和KPI有助于您持续跟踪改进效果。

估算投资回报。

如何开始？

选择一项业务影响明确、交易量较大的服务，例如发票处理、付款处理、月末结账或服务请求。确定分析所需的案例ID、活动名称、时间戳和业务维度。

将相关数据连接到ProcessMind，建立基线，并与流程负责人一起查看流程路径。然后选择一两个改进方案进行建模和模拟。聚焦分析有助于您决定下一步测试什么，无需一开始就启动大型转型项目。

阅读商业论证指南。

为一项服务建立基线

从一项您需要说明、改进或纳入费用分摊讨论的服务入手。先衡量当前绩效，再决定推进哪些变更。