Cải tiến quy trình tài chính và dịch vụ dùng chung

Cải tiến quy trình tài chính và dịch vụ dùng chung

Các đội ngũ dịch vụ dùng chung xử lý khối lượng lớn giao dịch và yêu cầu về công nợ phải trả, công nợ phải thu, báo cáo và các hoạt động tài chính khác. Process mining cho thấy công việc đang luân chuyển ra sao, còn sơ đồ hóa quy trình và mô phỏng giúp bạn đánh giá những thay đổi tiềm năng. Kết hợp lại, các phương pháp này cung cấp bằng chứng để giảm chi phí mỗi giao dịch mà vẫn lưu ý đến mục tiêu mức dịch vụ.

Vì sao khó chứng minh hiệu quả cải tiến trong dịch vụ dùng chung?

Tập trung công việc giúp dễ thấy khối lượng giao dịch hơn, nhưng số liệu trung bình có thể che khuất thời gian và công sức được sử dụng ở đâu. Việc làm lại giữa đơn vị kinh doanh và đội ngũ dịch vụ, phê duyệt trùng lặp, hồ sơ tồn đọng lâu và khối lượng công việc phân bổ không đồng đều đều có thể ảnh hưởng đến thời gian chu kỳ và chi phí mỗi giao dịch.

Bạn cũng cần chứng minh những thay đổi đề xuất xứng đáng với khoản đầu tư. Luận cứ kinh doanh chỉ dựa trên giả định có thể không thuyết phục khi được bộ phận tài chính xem xét. Đường cơ sở được đo lường và các giả định kịch bản được nêu rõ sẽ giúp bạn có cơ sở vững hơn để ra quyết định và thảo luận về phân bổ chi phí.

Process mining giúp ích gì cho dịch vụ dùng chung?

Process mining dùng dữ liệu sự kiện từ các hệ thống để cho thấy các trường hợp thực sự đi qua quy trình như thế nào. Bạn có thể xem luồng quy trình, thời gian chu kỳ, các lần bàn giao, việc làm lại và sai lệch so với luồng dự kiến.

Để áp dụng process mining cho dịch vụ dùng chung, hãy bắt đầu với một dịch vụ có thể xác định từng trường hợp, hoạt động và dấu thời gian. So sánh kết quả giữa các đơn vị kinh doanh, loại yêu cầu hoặc khía cạnh liên quan khác để tìm ra điểm khác biệt về hiệu suất. Nhờ đó, bạn có thể tập trung cải tiến vào nguyên nhân cụ thể, thay vì dựa vào một số liệu trung bình duy nhất.

Tìm hiểu thêm về Process Mining.

Phương pháp gồm ba bước là gì?

Thực hiện ba bước để chuyển từ bằng chứng sang quyết định:

1. Phân tích quy trình hiện tại. Phân tích dữ liệu ERP, quản lý tài chính hoặc vận hành để thiết lập đường cơ sở. Theo dõi các chỉ số như chi phí mỗi giao dịch, thời gian chu kỳ, hồ sơ tồn đọng và mức dịch vụ.
2. Sơ đồ hóa các phương án cải tiến. Ghi lại quy trình hiện tại và những thay đổi được đề xuất bằng cách sơ đồ hóa quy trình và BPMN. Thống nhất với bộ phận tài chính, vận hành, tuân thủ và CNTT về những gì sẽ thay đổi và ai phụ trách từng bước.
3. Mô phỏng các kịch bản. So sánh các phương án như tăng năng lực xử lý, giảm số lần bàn giao, điều chỉnh quy tắc phê duyệt hoặc tự động hóa. Xem xét tác động dự kiến đến thời gian chu kỳ, nhu cầu tài nguyên và tuân thủ trước khi quyết định nên thử phương án nào.

Tìm hiểu về sơ đồ hóa quy trình và mô phỏng quy trình.

Làm thế nào để số liệu thuyết phục được bộ phận tài chính?

Hãy bắt đầu với đường cơ sở mà bạn có thể giải thích. Nêu rõ quy trình và giai đoạn đã phân tích, cách xác định một trường hợp, cũng như các khoản chi phí và chỉ số dịch vụ được tính đến. Tách biệt kết quả quan sát được với ước tính cho những thay đổi đề xuất.

Khi xây dựng phương án phân bổ chi phí hoặc luận cứ kinh doanh, hãy ghi lại các giả định của từng kịch bản, chẳng hạn như khối lượng dự kiến, nhân sự và thay đổi quy trình. So sánh từng kịch bản với cùng một đường cơ sở, đồng thời thể hiện tác động đến cả chi phí mỗi giao dịch và mức dịch vụ. Nhờ vậy, bạn có thể thảo luận về những đánh đổi mà không trình bày kết quả mô hình hóa như một điều chắc chắn.

[CtaStartTrial custom_title=“Thiết lập đường cơ sở cho một dịch vụ” custom_content=“Dùng dữ liệu xuất từ ERP hoặc hệ thống quản lý yêu cầu hiện có để phân tích một quy trình cụ thể và thiết lập các chỉ số hiện trạng.”]

Process mining có thể phát hiện vướng mắc nào trong dịch vụ dùng chung?

Đừng chỉ xem tổng khối lượng và thời gian chu kỳ trung bình. Thời gian chu kỳ trong dịch vụ dùng chung có thể khác nhau tùy đơn vị kinh doanh, loại yêu cầu hoặc luồng xử lý ngoại lệ. Phân tích quy trình có thể giúp bạn tìm hiểu những tình trạng như:

• Làm lại giữa đội ngũ dịch vụ và đơn vị kinh doanh: yêu cầu chưa đầy đủ được trả lại để chỉnh sửa rồi đưa vào hàng đợi lần nữa.
• Phê duyệt trùng lặp: các quy tắc tại đơn vị có thể vẫn được áp dụng sau khi công việc chuyển sang đội ngũ tập trung.
• Hồ sơ tồn đọng lâu: quy mô hàng đợi ổn định vẫn có thể bao gồm những trường hợp đã chờ quá lâu.
• Phân công theo tình trạng sẵn sàng: trường hợp có thể được giao cho người đang rảnh, thay vì người có kỹ năng phù hợp hoặc ở đúng khu vực.
• Ngoại lệ không nằm trong báo cáo mức dịch vụ: các luồng xử lý ngoại lệ có thể không được tính trong cùng chỉ số với các trường hợp thông thường.

Những tình trạng này là điểm khởi đầu để tìm hiểu, không phải bằng chứng về nguyên nhân. Hãy xác minh những gì dữ liệu cho thấy với những người quản lý quy trình.

Bạn có thể kỳ vọng kết quả gì?

Kết quả phụ thuộc vào dữ liệu, độ phức tạp của quy trình và những thay đổi bạn triển khai. Các đội ngũ thường áp dụng phương pháp này để:

• Giảm 20–40% thời gian xử lý giao dịch bằng cách hạn chế thời gian chờ và việc làm lại có thể tránh được.
• Cải thiện kế hoạch năng lực xử lý và giảm công việc thủ công để hạ chi phí vận hành.
• Làm rõ các sai lệch quy trình và khoảng trống kiểm soát.
• Rút ngắn thời gian lập báo cáo bằng cách làm rõ trách nhiệm và xử lý điểm nghẽn.
• Xây dựng luận cứ kinh doanh dựa trên KPI đường cơ sở và so sánh kịch bản.

Đây là những kết quả thường gặp, không phải cam kết. Dashboard và KPI có thể giúp bạn theo dõi xem các cải tiến có được duy trì theo thời gian hay không.

Ước tính lợi tức.

Bạn nên bắt đầu như thế nào?

Chọn một dịch vụ có khối lượng lớn và tác động kinh doanh rõ ràng, chẳng hạn như xử lý hóa đơn, thanh toán, chốt sổ cuối tháng hoặc yêu cầu dịch vụ. Xác định mã trường hợp, tên hoạt động, dấu thời gian và các khía cạnh kinh doanh cần dùng để phân tích.

Kết nối dữ liệu liên quan trong ProcessMind, thiết lập đường cơ sở và cùng những người quản lý quy trình xem xét luồng công việc. Sau đó, chọn một hoặc hai kịch bản cải tiến để mô hình hóa và mô phỏng. Phân tích tập trung giúp bạn quyết định bước tiếp theo cần thử mà không phải bắt đầu bằng một chương trình chuyển đổi quy mô lớn.

Đọc hướng dẫn xây dựng luận cứ kinh doanh.

Thiết lập đường cơ sở cho một dịch vụ

Hãy bắt đầu với một dịch vụ mà bạn cần giải thích, cải tiến hoặc đưa vào thảo luận phân bổ chi phí. Đo lường hiệu suất hiện tại trước khi quyết định theo đuổi thay đổi nào.