Mellékletek

A mellékletek a ProcessMind feladataihoz és dokumentumaihoz csatolt fájlok. A kapcsolódó anyagok így a megfelelő folyamat mellett maradnak, és további kontextust adnak az AI-asszisztensnek.

Melléklet csatolása

1. Nyissa meg a kiegészíteni kívánt feladatot vagy dokumentumot.
2. Válassza a feladatmenüben vagy a dokumentációszerkesztőben a csatolás lehetőséget.
3. Válasszon ki egy fájlt a számítógépéről, majd erősítse meg a választást.

A támogatott fájltípusok közé tartoznak a dokumentumok, táblázatok, PDF-ek és képek.

Képernyőképek csatolmányként való létrehozása

A lépésenkénti folyamatleírásokhoz képernyőképekből is készíthet mellékletet. Készítsen képernyőképet a megfelelő területről, majd mentés előtt szerkessze a képet:

• Személyes adatok kitakarása: húzza végig kézzel a kurzort a kitakarni kívánt területen, vagy használja az automatikus kitakarást, ha elérhető. A kitakart terület a mentett képen végleges marad.
• Kivágás: a képernyőképnek csak a feladathoz szükséges vezérlőelemeket és információkat tartsa meg.
• Utasítások hozzáadása: Markdown-jelöléssel írja le, mit kell tennie az olvasónak. Az utasítások a képernyőképpel együtt később egy adott feladathoz vagy folyamathoz tartozó dokumentációs eljárásként használhatók.

Így egy gyors képernyőképből újra felhasználható, adatvédelmi szempontokat figyelembe vevő munkautasítás készülhet, amely a folyamat megfelelő lépéséhez csatolható.

Csatolmányok kezelése

A kezeléshez nyissa meg a melléklet menüjét (⋯):

• Előnézet: a fájl megtekintése a ProcessMind elhagyása nélkül.
• Átnevezés: a melléklet átnevezése, vagy a Leírás szerkesztése lehetőséggel annak megadása, mire szolgál.
• Közzététel vagy közzététel visszavonása: beállíthatja, hogy a megtekintői jogosultságú felhasználók lássák-e a mellékletet.
• Törlés: törölje a már nem releváns mellékletet.

Tartsa rendezetten a mellékleteket: csatolja az irányelv vagy sablon legfrissebb verzióját, hogy az olvasók és az AI mindig naprakész információval dolgozzanak.

Támogatott fájltípusok

A ProcessMind előfeldolgozza a leggyakoribb fájltípusokat, így azok tartalma megtekinthető, kereshető és az AI-asszisztens számára is felhasználható:

• Dokumentumok: PDF, DOCX, egyszerű szöveges és Markdown-fájlok.
• Prezentációk: PPTX.
• Táblázatok: XLSX.
• Képek: elterjedt képformátumok (szükség esetén OCR-rel kinyerhető a szöveg).
• Videók: MP4, WEBM, MOV és hasonló formátumok (a beszédet szöveggé írja át a rendszer).
• Adatok: CSV és más strukturált szöveges fájlok.

Feldolgozás és keresés

Támogatott fájl csatolásakor a ProcessMind a háttérben előfeldolgozza, és kinyeri belőle a tartalmat:

• Állapot: minden mellékletnél látható a feldolgozás állapota (Sorban áll, Feldolgozás alatt, Kész, Sikertelen vagy Kihagyva) és az előrehaladás.
• Újrafeldolgozás: ha a feltöltés nem fejeződött be, a újrafeldolgozás funkcióval ismét elindíthatja a tartalomkinyerést.
• Kereshető: a feldolgozás befejezése után a melléklet Kereshető jelölést kap, és a tartalma megtalálható a Globális keresés segítségével. A találat mellett megjelenik az egyező szöveg előnézete.
• Anonimizálás: a rendszer az indexelés előtt anonimizálja a kinyert tartalmat a beépített minták és a szervezet által beállított szabályok alapján.

Keresés a fájlok tartalmában

Ha a modell helyett a fájlokban szeretne keresni, válassza a mellékletválasztóban a Keresés a tartalomban lehetőséget. Írjon be például egy ilyen keresést: „számlajóváhagyás”, majd válasszon a Szemantikus (jelentésalapú), a Pontos (a beírt szavakra kereső) és a Hibrid keresés közül. A találatoknál megjelenik az egyező szövegrész. A Megnyitás lehetőséggel megtekintheti a mellékletet, a További találatok ebben a fájlban lehetőséggel pedig az adott dokumentum összes egyezését.

Mellékletek az AI kontextusaként

A csatolt mellékleteket az AI-asszisztens is felhasználhatja kontextusként:

• Kérje meg az AI-t, hogy foglalja össze a csatolt dokumentumot.
• Kérje meg az AI-t, hogy ellenőrizze, megfelel-e a modell a folyamathoz csatolt irányelvnek.
• Az új tartalom megírásához használja kiindulópontként a csatolt sablonokat.
• Kérdezzen a beszkennelt dokumentumok, táblázatok vagy videók tartalmáról. A kinyert szöveg az asszisztens rendelkezésére áll.

Ha egy AI-munkafolyamatban kiválaszthatja a kontextust, kattintson a Fájlok használata kontextusként lehetőségre, és jelölje ki pontosan azokat a fájlokat, amelyekre szükség van az adott kéréshez. Ezek a prompttal együtt kerülnek elküldésre.

Mivel az AI hozzáfér a mellékletekhez, ne csatoljon bizalmas vagy érzékeny anyagot, kivéve, ha ezt a szervezete szabályzata megengedi.

Mellékletek és dokumentáció

A mellékletek a folyamatdokumentációt egészítik ki: csatoljon űrlapokat, ellenőrzőlistákat vagy útmutatókat a megfelelő szakaszhoz, hogy a folyamat résztvevői mindent egy helyen találjanak. A szerepkörökkel és a RACI-val együtt a mellékletek teljessé és használhatóvá teszik a dokumentált folyamatokat.

Kapcsolódó témák

• Folyamatdokumentáció
• Szerepkörök és RACI
• Modellminőség