„Mi lenne, ha?” elemzés szimulációval
„Mi lenne, ha?” elemzés szimulációval
A „Mi lenne, ha?” elemzés szimulációval hasonlítja össze a különböző forgatókönyveket, még mielőtt időt és erőforrásokat fordítana egy változtatásra. A forgatókönyvek létrehozásával és eredményeik összevetésével megalapozott döntéseket hozhat a folyamat módosításáról. Saját folyamatán is elvégezheti az elemzést egy próbaverzióval.
Forgatókönyvek összehasonlítása
A szimuláció önmagában is hasznos előrejelzéseket ad, de az igazi felismerések az összehasonlításból születnek:
- Hasonlítsa össze a javasolt változtatás előtti és utáni állapotot
- Vesse össze a szimuláció eredményeit a tényleges korábbi adatokkal
- Hasonlítson össze több alternatív forgatókönyvet
Adathalmazok összehasonlítása a ProcessMindben
Mivel a szimuláció kimenete szabványos eseménynapló-adathalmaz, a ProcessMind eszközeivel bármilyen adathalmaz összehasonlítható, legyen szó szimulált, korábbi vagy vegyes adatokról.
Adathalmazok összehasonlítása
- Ellenőrizze, hogy az összehasonlítani kívánt adathalmazok hozzá vannak-e rendelve a modellhez (lásd: adathalmazok hozzárendelése).
- Jelöljön ki egy adathalmazt elsődlegesként, egy másikat pedig összehasonlítási adathalmazként (lásd: adatok összehasonlítása).
- Nyissa meg a dashboardokat. A diagramok egymás mellett jelenítik meg az elsődleges és az összehasonlítási adathalmazt.
Mit hasonlíthat össze?
| Mutató | Leírás |
|---|---|
| Átfutási idő | Az ügy kezdetétől a befejezéséig eltelt teljes idő |
| Várakozási idő | Az az idő, amelyet az ügyek erőforrásra várva töltenek |
| Feldolgozási idő | A tevékenységek tényleges munkaideje |
| Ügyszám | A befejezett ügyek száma |
| Sorhossz | Az erőforrásra váró ügyek száma |
| Útvonalak megoszlása | Az ügyek által bejárt útvonalak a folyamatban |
Előtte-utána elemzés
A „Mi lenne, ha?” elemzés leggyakoribb felhasználása egy folyamatváltoztatás tesztelése:
Forgatókönyv: erőforrások hozzáadása
Kérdés: Mi történik, ha még egy munkatársat állít be a jóváhagyáshoz?
Módszer:
- Hozzon létre egy alap-szimulációt a jelenlegi létszámmal
- Hozzon létre egy módosított szimulációt nagyobb kapacitással
- Hasonlítsa össze az eredményeket
Példaeredmények
| Mutató | Alapállapot | +1 munkatárs | Javulás |
|---|---|---|---|
| Átlagos átfutási idő | 5,2 nap | 3,8 nap | 27%-kal gyorsabb |
| Átlagos várakozási idő | 2,1 nap | 0,9 nap | 57%-os csökkenés |
| Ügy/hét | 150 | 195 | 30%-kal több |
| Átlagos sorhossz | 64 ügy | 16 ügy | 75%-kal rövidebb sorok |
Költség-haszon elemzés
A szimuláció eredményeit költségadatokkal kombinálva kiszámíthatja a ROI-t. Ha egy munkatárs felvétele évi 60 000 dollárba kerül, de 30%-kal növeli az átbocsátást, számszerűsítheti az üzleti hatást.
Összehasonlítás tényleges adatokkal
A szimuláció egyik fontos funkciója, hogy az előrejelzéseket összevetheti a korábbi, valós adatokkal.
Miért érdemes tényleges adatokkal összehasonlítani?
- Ellenőrizze a modellt: Ha a szimuláció eredményei egyeznek a korábbi adatokkal, a modell pontos
- Tárja fel az eltéréseket: A különbségek megmutatják, hol kell pontosítani a modellt
- Mérje meg a javulást: Hasonlítsa össze az új tényleges adatokat a szimuláció előrejelzéseivel
Szimulált és tényleges adatok összehasonlítása
- Futtasson szimulációt egy korábbi időszakra
- Töltse fel vagy válassza ki ugyanarra az időszakra vonatkozó tényleges korábbi adatait
- A különbségek megtekintéséhez használja a Compare funkciót
Az eltérések értelmezése
| Ha a szimuláció ezt mutatja… | Lehetséges ok |
|---|---|
| Gyorsabb a ténylegesnél | A modellből hiányoznak késések, vagy alábecsüli a folyamat összetettségét |
| Lassabb a ténylegesnél | Túlbecsült feldolgozási idők vagy szükségtelen korlátozások |
| Eltérő útvonalak | Az átjárók valószínűségei nem felelnek meg a valóságnak |
| Túlterhelt erőforrások | Helytelenül beállított kapacitáskorlátok |
Több forgatókönyv összehasonlítása
A legjobb beállítás megtalálásához hasonlítson össze kettőnél több forgatókönyvet:
Forgatókönyv: az optimális létszám meghatározása
Kérdés: Hány munkatársra van szükség a jóváhagyáshoz?
Módszer: Hozzon létre több szimulációt különböző létszámokkal.
Példa: létszámelemzés
| Munkatársak | Átbocsátás | Sorhossz | Várakozási idő | Költség |
|---|---|---|---|---|
| 2 | 100 ügy/hét | 64 ügy | 4,5 nap | 120 ezer dollár |
| 3 | 145 ügy/hét | 37 ügy | 1,8 nap | 180 ezer dollár |
| 4 | 160 ügy/hét | 11 ügy | 0,5 nap | 240 ezer dollár |
| 5 | 165 ügy/hét | 5 ügy | 0,2 nap | 300 ezer dollár |
Tanulság: A harmadik munkatárs felvétele adja a legjobb ár-érték arányt. A negyedik és az ötödik már egyre kisebb javulást hoz.
Gyakori „Mi lenne, ha?” forgatókönyvek
A folyamat átalakítása
Tesztelje a folyamat szerkezeti változtatásait:
- Mi történik, ha elhagy egy manuális jóváhagyási lépést?
- Mi történik, ha minőségellenőrzést iktat be?
- Mi történik, ha az egymást követő tevékenységeket párhuzamosítja?
A kereslet változása
Készüljön fel a kereslet különböző szintjeire:
- Mi történik, ha 50%-kal nő a kereslet?
- Mi történik, ha szezonális csúcsidőszakokkal kell számolnia?
- Mi történik, ha egy marketingkampány megduplázza a beérkező ügyek számát?
Az erőforrások változása
Hangolja össze a munkaerőt és a rendszereket:
- Mi történik, ha a munkatársakat több tevékenységre is betanítja?
- Mi történik, ha automatizál egy manuális feladatot?
- Mi történik, ha bizonyos tevékenységeket kiszervez?
A folyamat időzítése
Vizsgálja meg a munkarend és az időzítés hatását:
- Mi történik, ha meghosszabbítja a nyitvatartást?
- Mi történik, ha hétvégi műszakot vezet be?
- Mi történik, ha eltérő időpontokra ütemezi az ebédszüneteket?
Bevált módszerek a „Mi lenne, ha?” elemzéshez
1. Határozza meg az alapállapotot
A változtatások tesztelése előtt mindig hozzon létre egy ellenőrzött alap-szimulációt. Ez lesz az összehasonlítási alap.
2. Egyszerre csak egy változót módosítson
Ha lehet, külön vizsgálja az egyes változókat, hogy megértse a hatásukat. Ha egyszerre több dolgot módosít, nehéz megállapítani, melyik hozta a javulást.
3. Használjon valószerű paramétereket
Ha rendelkezésre állnak, a szimuláció paramétereit tényleges adatok alapján állítsa be. A valószerűtlen bemenetek megbízhatatlan eredményekhez vezetnek.
4. Több mutatót is vegyen figyelembe
Ne egyetlen mutatót optimalizáljon. A gyorsabb átbocsátás a minőség romlásával vagy a munkatársak kimerülésével járhat.
5. Dokumentálja a forgatókönyveket
Rögzítse pontosan, mit módosított az egyes forgatókönyvekben. Így az eredmények megismételhetők és megoszthatók.
6. Ellenőrizze az eredményeket, mielőtt cselekszik
Ha lehetséges, a teljes bevezetés előtt kis léptékű tesztekkel ellenőrizze a szimuláció előrejelzéseit.
Az eredmények bemutatása
Amikor megosztja a „Mi lenne, ha?” elemzés eredményeit az érintettekkel:
- Kezdje a kérdéssel: Milyen üzleti problémát old meg?
- Mutassa be az összehasonlítást: Az egymás melletti mutatók jól láthatóvá teszik a különbségeket
- Számszerűsítse a hatást: Fejezze ki üzleti értékben, például megtakarított időben, csökkentett költségben vagy többletbevételben
- Jelezze a bizonytalanságot: A szimuláció előrejelzés, nem garancia
Következő lépések
Tervezzen jobb folyamatokat. Építsen összekapcsolt architektúrát. Tartsa kézben a működést.
Azonnal hozzáférhet, bankkártya és várakozás nélkül. Alakítsa szervezete működését világos, összekapcsolt folyamatmodellekké.
Építse fel folyamatarchitektúráját, határozza meg a felelősségi köröket és az ellenőrzéseket, és hangolja össze a szerepeket minden szinten.
Indítsa el az ingyenes próbaverziót, és teremtsen megbízható alapot folyamatainak irányításához, kezeléséhez és folyamatos fejlesztéséhez.