Secteur: Process Mining dans le secteur public pour la conformité

Vérifiez que les processus du secteur public respectent le standard

Les équipes chargées de la conformité dans le secteur public doivent démontrer que l’exécution réelle respecte les procédures approuvées, les réglementations et les standards de service. La collecte manuelle des éléments de preuve peut prendre plusieurs semaines. L’échantillonnage peut laisser passer des variantes non conformes difficiles à détecter. Le Process Mining vous offre une vision complète du comportement des processus et les éléments nécessaires à un audit.

Pourquoi c’est important

Les processus du secteur public s’étendent souvent sur plusieurs administrations, systèmes, équipes et transferts. Le processus approuvé peut figurer dans des documents de politique interne ou des modèles BPMN 2.0, tandis que l’exécution réelle suit plusieurs chemins non documentés.

Vous devez identifier :

• Écarts par rapport aux standards de processus approuvés
• Variantes non conformes masquées par l’échantillonnage
• Goulots d’étranglement et reprises qui affectent la prestation des services
• Éléments probants manquants, tardifs ou incohérents sur les processus
• Risques de conformité dans les services aux citoyens et les activités administratives

ProcessMind relie les données opérationnelles aux modèles de processus afin de comparer le standard approuvé à l’exécution réelle. Examinez les écarts, suivez les KPI et préparez les éléments de preuve sans rassembler manuellement chaque dossier.

Comment procéder

1. Mine : Connectez les données des systèmes d’information publics, des journaux de transactions et des enregistrements opérationnels. Utilisez le Process Mining pour cartographier le processus réel, identifier les variantes et détecter les écarts par rapport au standard approuvé. Examinez l’ensemble de la population plutôt que de vous appuyer uniquement sur des échantillons. Découvrez le process mining pour voir comment ProcessMind analyse les données d’exécution.

2. Model : Documentez le processus cible en BPMN 2.0 et définissez les règles qui déterminent la conformité. Utilisez la cartographie des processus et l’architecture des processus d’entreprise pour aligner les procédures, les contrôles, les responsabilités et les exigences de conformité. Comparez le standard documenté au processus découvert et concentrez votre revue sur les écarts significatifs. Découvrez comment la cartographie des processus contribue à une vision commune du processus.

3. Simulate : Testez les changements envisagés avant de les appliquer. Utilisez la simulation de processus pour évaluer l’effet que de nouveaux contrôles, règles d’orientation, niveaux d’effectifs ou changements de politique pourraient avoir sur le délai de traitement, la charge de travail, la prestation de services et la conformité. Affinez le processus cible et validez l’impact attendu avec le Clarity Engine. Découvrez-en plus sur la simulation de processus.

Ce que vous pouvez attendre

Les résultats dépendent de la qualité des données, de la complexité du processus et du périmètre de la revue. Les équipes constatent généralement :

• Une préparation plus rapide des éléments de preuve, avec moins de rapprochements manuels entre les systèmes
• Une détection plus précoce des écarts et des variantes non conformes
• Moins d’angles morts liés à l’échantillonnage grâce à l’analyse de populations complètes
• Une attribution plus claire des problèmes de conformité et des mesures correctives
• Une prestation de services et un suivi des contrôles plus cohérents
• Des exports d’éléments de preuve reliant les résultats aux données de processus sous-jacentes

Vous pouvez également utiliser des Dashboards et des KPI pour suivre la conformité dans le temps et vérifier si les mesures correctives modifient réellement le comportement du processus.

Commencer

Commencez par un processus du secteur public à fort volume ou présentant un risque élevé, comme la gestion des dossiers, la délivrance d’autorisations, la gestion des prestations, les achats ou les services aux citoyens. Définissez le standard approuvé, les règles de conformité pertinentes et les éléments de preuve nécessaires à l’auditeur.

Connectez ensuite les données d’événements disponibles et établissez une référence. Utilisez la détection des écarts pour donner la priorité aux différences les plus significatives. Exportez directement les éléments de preuve prêts pour l’audit depuis votre analyse et partagez les résultats avec les responsables des processus, les équipes de conformité et l’IT.

Une fois l’approche établie, étendez-la aux processus et administrations connexes. Une pratique réutilisable de Process Mining et de cartographie des processus vous aide à suivre la conformité en continu, au lieu de reconstituer le dossier de preuve pour chaque audit.