Optimisez les processus du secteur public

Comment les équipes du secteur public peuvent-elles vérifier la conformité et améliorer la prestation de services ?

Comparez les pratiques réelles aux procédures approuvées pour repérer les retards et les reprises qui nuisent à la qualité des services publics. À partir des mêmes données opérationnelles, examinez la conformité, préparez les éléments nécessaires aux audits et étayez vos projets d’amélioration des processus.

Comment vérifier que les équipes suivent les procédures ?

Commencez par une procédure documentée et des données d’événements qui montrent le parcours des cas dans vos systèmes. ProcessMind cartographie l’exécution réelle pour repérer les écarts et les variantes non conformes dans l’ensemble du processus, et pas seulement dans un échantillon.

Repérez les cas qui s’écartent de la procédure approuvée, les étapes que les équipes omettent ou répètent, ainsi que la fréquence de chaque tendance. Ces constats donnent aux responsables des processus et aux équipes conformité une base commune pour décider quels écarts examiner.

Pour en savoir plus sur la vérification de conformité et sur la comparaison entre l’exécution réelle et votre modèle de processus, consultez notre documentation.

Quels éléments de preuve pouvez-vous préparer pour un audit ?

Reliez les constats aux données d’exécution grâce à l’analyse des processus, puis exportez les éléments à examiner. Montrez ce qui s’est passé, où le processus s’est écarté de la norme documentée et quels cas nécessitent peut-être un suivi.

Ces éléments étayent l’examen d’audit, mais ne remplacent ni les contrôles, ni le jugement, ni les exigences d’audit de votre organisation. Avant de commencer, définissez les enregistrements et les règles dont votre fonction d’audit a besoin.

Découvrez le cas d’usage pour les auditeurs

Comment améliorer la prestation de services ?

Respecter les procédures et fournir des services de qualité sont deux obligations distinctes. Un processus peut satisfaire à toutes les exigences tout en prenant trop de temps. L’analyse des flux de processus vous aide à repérer les goulots d’étranglement, les reprises et les variations qui affectent le traitement des dossiers et les niveaux de service.

Utilisez des Dashboards et des KPI pour suivre des indicateurs tels que le temps de cycle et la conformité du processus. Examinez les résultats avec les responsables des services et des processus afin de déterminer où un changement pourrait être utile. ProcessMind mesure et modélise les processus ; il ne met pas en œuvre les changements opérationnels.

Comment comparer le travail réel à la procédure approuvée ?

Documentez le processus cible en BPMN et définissez les règles de conformité. Comparez ensuite la procédure documentée au processus reconstitué à partir des données d’événements.

Concentrez les examens sur les écarts importants plutôt que de vérifier manuellement chaque parcours. La cartographie des processus peut également donner aux équipes une vue commune des procédures, des responsabilités et des contrôles.

Découvrez la modélisation des processus en BPMN

Comment les mêmes données peuvent-elles contribuer à l’amélioration des processus ?

Servez-vous des constats sur les processus pour repérer les retards, les reprises et les écarts. Évaluez les changements envisagés au regard des indicateurs importants pour votre service. La simulation des processus peut vous aider à étudier les effets possibles de ces changements sur les performances avant de décider de les mettre en œuvre.

Les résultats dépendent des données disponibles, de leur qualité et du périmètre de votre analyse. Commencez par un service précis et une question claire, puis déterminez à partir des constats s’il est utile d’élargir l’examen.

Pour savoir comment répartir les responsabilités et organiser la supervision, consultez le guide sur la gouvernance des processus. Vous pouvez également découvrir les techniques d’amélioration des processus et comment analyser votre processus.

Par quoi commencer ?

Choisissez une procédure à fort volume ou à haut risque, par exemple le traitement des dossiers, la délivrance de permis, la gestion des prestations, les achats ou un autre service destiné aux citoyens. Définissez :

• La procédure approuvée et les règles de conformité applicables
• Les données d’événements disponibles pour l’analyse
• Les indicateurs de service que vous souhaitez comprendre
• Les éléments dont votre fonction d’audit a besoin

Établissez une référence, examinez les écarts et les problèmes de prestation, puis partagez vos constats avec les équipes responsables du processus. Une évaluation ciblée peut vous aider à décider s’il convient d’étendre l’analyse aux services associés.

Que devez-vous savoir sur l’hébergement ?

ProcessMind est proposé en SaaS. Avant un appel d’offres ou une évaluation, confirmez auprès de ProcessMind les exigences relatives à la résidence des données et à l’hébergement, puis vérifiez que la solution d’hébergement répond aux besoins de votre organisation.

Vérifiez qu’une procédure est suivie