Process mining สำหรับภาครัฐ

ทีมภาครัฐตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดและปรับปรุงการให้บริการได้อย่างไร?

เปรียบเทียบการทำงานจริงกับขั้นตอนที่อนุมัติ แล้วดูว่าความล่าช้าหรืองานแก้ไขซ้ำส่งผลต่อการให้บริการตรงไหน ใช้ข้อมูลการปฏิบัติการชุดเดียวกันตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด เตรียมหลักฐานสำหรับการตรวจสอบ และจัดทำกรณีเพื่อปรับปรุงกระบวนการ.

ตรวจสอบได้อย่างไรว่าทีมปฏิบัติตามขั้นตอน?

เริ่มจากขั้นตอนที่จัดทำเป็นเอกสารและข้อมูลเหตุการณ์ที่แสดงว่าเคสดำเนินไปอย่างไรในระบบของคุณ ProcessMind ทำแผนที่การดำเนินงานจริง เพื่อให้คุณค้นหาความเบี่ยงเบนและรูปแบบที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดได้ตลอดทั้งกระบวนการ ไม่ใช่แค่ในตัวอย่างบางส่วน.

ดูว่าเคสใดเบี่ยงเบนจากขั้นตอนที่อนุมัติ ทีมข้ามหรือทำขั้นตอนใดซ้ำ และแต่ละรูปแบบเกิดขึ้นบ่อยเพียงใด สิ่งที่ค้นพบช่วยให้เจ้าของกระบวนการและทีมกำกับดูแลมีข้อมูลร่วมกันสำหรับตัดสินใจว่าจะตรวจสอบความเบี่ยงเบนใด.

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ การตรวจสอบความสอดคล้อง และวิธีเปรียบเทียบการดำเนินงานจริงกับโมเดลกระบวนการของคุณ.

เตรียมหลักฐานการตรวจสอบอะไรได้บ้าง?

ใช้การวิเคราะห์กระบวนการเชื่อมโยงสิ่งที่ค้นพบกับข้อมูลการดำเนินงาน แล้วส่งออกหลักฐานเพื่อการทบทวน แสดงสิ่งที่เกิดขึ้น จุดที่กระบวนการเบี่ยงเบนจากมาตรฐานที่จัดทำเป็นเอกสาร และเคสที่อาจต้องติดตามผล.

หลักฐานนี้ช่วยประกอบการตรวจสอบ แต่ใช้แทนการควบคุม วิจารณญาณ หรือข้อกำหนดด้านการตรวจสอบขององค์กรไม่ได้ ก่อนเริ่ม ให้กำหนดรายการบันทึกและกฎที่หน่วยงานตรวจสอบของคุณต้องการ.

ดูกรณีศึกษาสำหรับผู้ตรวจสอบ

ปรับปรุงการให้บริการได้อย่างไร?

การทำตามขั้นตอนและการให้บริการที่ดีเป็นหน้าที่คนละด้าน กระบวนการอาจทำตามข้อกำหนดทุกข้อ แต่ยังใช้เวลานาน การวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานช่วยค้นหาคอขวด งานแก้ไขซ้ำ และความแตกต่างที่กระทบเวลาปิดเคสและระดับการให้บริการ.

ใช้แดชบอร์ดและ KPI ติดตามตัวชี้วัด เช่น ระยะเวลาของกระบวนการและความสอดคล้องกับกระบวนการ ทบทวนผลกับผู้จัดการบริการและเจ้าของกระบวนการ เพื่อระบุจุดที่การเปลี่ยนแปลงอาจช่วยได้ ProcessMind ใช้วัดและสร้างแบบจำลองกระบวนการ แต่ไม่ได้ดำเนินการเปลี่ยนแปลงในการปฏิบัติงาน.

จะเปรียบเทียบงานที่เกิดขึ้นจริงกับขั้นตอนที่อนุมัติไว้อย่างไร?

จัดทำแบบจำลองกระบวนการเป้าหมายด้วย BPMN และกำหนดกฎการตรวจสอบความสอดคล้อง จากนั้นเปรียบเทียบขั้นตอนที่บันทึกไว้กับกระบวนการที่ค้นพบจากข้อมูลเหตุการณ์.

เน้นตรวจสอบกรณีที่เบี่ยงเบนอย่างมีนัยสำคัญ แทนการไล่ตรวจทุกเส้นทางด้วยตนเอง การทำแผนที่กระบวนการยังช่วยให้ทีมเห็นขั้นตอน ความรับผิดชอบ และการควบคุมร่วมกัน.

ดูการสร้างแบบจำลองกระบวนการด้วย BPMN

จะใช้ข้อมูลชุดเดียวกันเพื่อปรับปรุงกระบวนการได้อย่างไร?

ใช้ผลการวิเคราะห์กระบวนการเพื่อหาความล่าช้า งานที่ต้องทำซ้ำ และจุดที่เบี่ยงเบน ประเมินการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นโดยดูจากตัวชี้วัดสำคัญของบริการ การจำลองกระบวนการช่วยให้คุณลองดูว่าการเปลี่ยนแปลงที่เสนออาจส่งผลต่อผลการดำเนินงานอย่างไรก่อนตัดสินใจนำไปใช้.

ผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มี คุณภาพของข้อมูล และขอบเขตการวิเคราะห์ เริ่มจากบริการที่เฉพาะเจาะจงและคำถามที่ชัดเจน แล้วใช้ผลที่ได้ตัดสินใจว่าควรขยายการตรวจสอบหรือไม่.

หากต้องการแนวทางปฏิบัติในการกำหนดความรับผิดชอบและการกำกับดูแล อ่านคู่มือการกำกับดูแลกระบวนการ คุณยังดู เทคนิคการปรับปรุงกระบวนการ และ วิธีวิเคราะห์กระบวนการ ได้ด้วย.

ควรเริ่มจากอะไร?

เลือกขั้นตอนที่มีปริมาณงานสูงหรือมีความเสี่ยงสูงหนึ่งรายการ เช่น การจัดการเคส การออกใบอนุญาต การบริหารสวัสดิการ การจัดซื้อจัดจ้าง หรือบริการอื่นที่ให้บริการประชาชน แล้วกำหนดสิ่งต่อไปนี้:

• ขั้นตอนที่อนุมัติและกฎการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง
• ข้อมูลเหตุการณ์ที่มีสำหรับการวิเคราะห์
• ตัวชี้วัดบริการที่ต้องการทำความเข้าใจ
• หลักฐานที่หน่วยงานตรวจสอบต้องใช้

กำหนดค่าฐาน ตรวจสอบจุดที่เบี่ยงเบนและปัญหาในการให้บริการ แล้วแบ่งปันผลการวิเคราะห์กับทีมที่รับผิดชอบกระบวนการ การประเมินที่มีขอบเขตชัดเจนช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าจะขยายงานไปยังบริการที่เกี่ยวข้องหรือไม่.

ควรรู้อะไรบ้างเกี่ยวกับการโฮสต์?

ProcessMind ให้บริการในรูปแบบ SaaS ก่อนจัดทำข้อเสนอหรือประเมินระบบ โปรดยืนยันกับ ProcessMind เรื่องสถานที่จัดเก็บข้อมูลและข้อกำหนดการโฮสต์ แล้วตรวจสอบว่ารูปแบบการโฮสต์เป็นไปตามข้อกำหนดขององค์กรคุณ.

ยืนยันว่ามีการทำตามขั้นตอนที่กำหนด