Mejore los procesos del sector público

¿Cómo pueden los equipos del sector público comprobar el cumplimiento y mejorar la prestación de servicios?

Compare el trabajo real con los procedimientos aprobados para identificar demoras y retrabajos que afectan la prestación de servicios. Analice los mismos datos operativos para comprobar el cumplimiento, preparar pruebas para auditorías y fundamentar mejoras en los procesos.

¿Cómo puede comprobar si los equipos siguen los procedimientos?

Empiece con un procedimiento documentado y datos de eventos que muestren cómo avanzan los casos por sus sistemas. ProcessMind representa la ejecución real para que pueda encontrar desviaciones y variantes no conformes en todo el proceso, no solo en una muestra.

Vea dónde se apartan los casos del procedimiento aprobado, qué pasos omiten o repiten los equipos y con qué frecuencia se produce cada patrón. Estos hallazgos ofrecen a las personas responsables de los procesos y a los equipos de cumplimiento una base común para decidir qué desviaciones investigar.

Obtenga más información sobre la comprobación de conformidad y cómo compara la ejecución real con su modelo de proceso.

¿Qué evidencia puede preparar para una auditoría?

Relacione los hallazgos con los datos de ejecución mediante el análisis de procesos y, después, exporte evidencia para su revisión. Muestre qué ocurrió, dónde se apartó el proceso del estándar documentado y qué casos podrían requerir seguimiento.

Esta evidencia respalda una revisión de auditoría, pero no sustituye los controles, el criterio ni los requisitos de auditoría de su organización. Antes de empezar, defina qué registros y reglas necesita la función de auditoría.

Descubra el caso de uso para auditoría

¿Cómo puede mejorar la prestación de servicios?

Seguir los procedimientos y prestar servicios de calidad son obligaciones distintas. Un proceso puede cumplir todos los requisitos y aun así tardar demasiado. El análisis del flujo del proceso le ayuda a encontrar cuellos de botella, retrabajo y variaciones que afectan la finalización de los casos y los niveles de servicio.

Use Dashboards y KPI para seguir medidas como el tiempo de ciclo y la conformidad del proceso. Revise los resultados con responsables de servicios y procesos para identificar dónde podría ser útil un cambio. ProcessMind mide y modela procesos, pero no ejecuta cambios operativos.

¿Cómo puede comparar el trabajo real con el procedimiento aprobado?

Documente el proceso objetivo en BPMN y defina las reglas de conformidad. Después, compare el procedimiento documentado con el proceso descubierto a partir de los datos de eventos.

Centre las revisiones en las desviaciones importantes, en lugar de comprobar manualmente todas las rutas. El mapeo de procesos también puede ofrecer a los equipos una visión compartida de los procedimientos, las responsabilidades y los controles.

Explore el modelado de procesos BPMN

¿Cómo pueden los mismos datos respaldar la mejora de procesos?

Use los hallazgos del proceso para localizar demoras, retrabajo y desviaciones. Evalúe los posibles cambios en función de las medidas importantes para su servicio. La simulación de procesos puede ayudarle a explorar cómo podrían afectar los cambios propuestos al rendimiento antes de decidir si los aplica.

Los resultados dependen de los datos disponibles, su calidad y el alcance del análisis. Empiece con un servicio concreto y una pregunta clara; después, use los hallazgos para decidir si vale la pena ampliar la revisión.

Para obtener orientación práctica sobre cómo definir responsabilidades y supervisión, lea la guía de gobernanza de procesos. También puede consultar técnicas de mejora de procesos y cómo analizar su proceso.

¿Por dónde debería empezar?

Elija un procedimiento de gran volumen o alto riesgo, como la gestión de casos, los permisos, la administración de prestaciones, las compras u otro servicio dirigido a la ciudadanía. Defina lo siguiente:

• El procedimiento aprobado y las reglas de cumplimiento pertinentes
• Los datos de eventos disponibles para el análisis
• Las medidas del servicio que desea comprender
• La evidencia que necesita la función de auditoría

Establezca una línea de base, revise las desviaciones y los problemas de prestación del servicio, y comparta los hallazgos con los equipos responsables del proceso. Una evaluación acotada puede ayudarle a decidir si conviene ampliar el trabajo a servicios relacionados.

¿Qué debe saber sobre el alojamiento?

ProcessMind se ofrece como SaaS. Antes de una licitación o evaluación, confirme con ProcessMind los requisitos de residencia de datos y alojamiento, y compruebe que la modalidad de alojamiento cumple los requisitos de su organización.

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