Process Mining für den öffentlichen Sektor

Wie können Teams im öffentlichen Sektor die Compliance prüfen und Leistungen verbessern?

Vergleichen Sie die tatsächlichen Abläufe mit freigegebenen Verfahren. So erkennen Sie, wo Verzögerungen oder Nacharbeit die Servicebereitstellung beeinträchtigen. Dieselben Betriebsdaten helfen Ihnen, Compliance zu prüfen, Nachweise für Audits vorzubereiten und Prozessverbesserungen zu begründen.

Wie prüfen Sie, ob Teams die Verfahren einhalten?

Beginnen Sie mit einem dokumentierten Verfahren und Ereignisdaten, die zeigen, wie Cases Ihre Systeme durchlaufen. ProcessMind bildet die tatsächliche Ausführung ab. So können Sie Abweichungen und nicht konforme Varianten im gesamten Prozess erkennen, statt nur eine Stichprobe zu prüfen.

Erkennen Sie, wo Cases vom freigegebenen Verfahren abweichen, welche Schritte Teams auslassen oder wiederholen und wie häufig die einzelnen Muster auftreten. Diese Erkenntnisse bieten Prozessverantwortlichen und Compliance-Teams eine gemeinsame Grundlage, um zu entscheiden, welche Abweichungen untersucht werden sollten.

Weitere Informationen zur Konformitätsprüfung und dazu, wie sie die tatsächliche Ausführung mit Ihrem Prozessmodell vergleicht, finden Sie hier.

Welche Prüfungsnachweise können Sie vorbereiten?

Verknüpfen Sie die Analyseergebnisse mit Ausführungsdaten und exportieren Sie anschließend Nachweise zur Prüfung. Zeigen Sie, was geschehen ist, wo der Prozess vom dokumentierten Standard abwich und welche Cases möglicherweise nachverfolgt werden müssen.

Diese Nachweise unterstützen eine Prüfung, ersetzen aber weder die Kontrollen und Beurteilung Ihrer Organisation noch die Anforderungen an eine Prüfung. Legen Sie vorab fest, welche Aufzeichnungen und Regeln Ihre Prüfungsfunktion benötigt.

Entdecken Sie den Anwendungsfall für Auditoren

Wie können Sie die Leistungserbringung verbessern?

Verfahren einzuhalten und Leistungen gut zu erbringen sind zwei unterschiedliche Anforderungen. Ein Prozess kann alle Vorgaben erfüllen und trotzdem zu lange dauern. Die Prozessflussanalyse hilft Ihnen, Engpässe, Nacharbeit und Abweichungen zu erkennen, die den Fallabschluss und das Serviceniveau beeinflussen.

Verfolgen Sie mit Dashboards und KPIs Kennzahlen wie Zykluszeit und Prozesskonformität. Besprechen Sie die Ergebnisse mit Service-Managern und Prozessverantwortlichen, um mögliche Ansatzpunkte für Änderungen zu finden. ProcessMind misst und modelliert Prozesse, setzt aber keine betrieblichen Änderungen um.

Wie vergleichen Sie die tatsächliche Arbeit mit dem freigegebenen Verfahren?

Dokumentieren Sie den Sollprozess in BPMN und legen Sie die Regeln für die Konformitätsprüfung fest. Vergleichen Sie anschließend das dokumentierte Verfahren mit dem Prozess, den die Ereignisdaten sichtbar machen.

Konzentrieren Sie Prüfungen auf wesentliche Abweichungen, statt jeden Pfad manuell zu kontrollieren. Die Prozessmodellierung bietet Teams außerdem eine gemeinsame Sicht auf Verfahren, Zuständigkeiten und Kontrollen.

Entdecken Sie die BPMN-Prozessmodellierung

Wie unterstützen dieselben Daten die Prozessverbesserung?

Ermitteln Sie anhand der Prozesserkenntnisse Verzögerungen, Nacharbeit und Abweichungen. Bewerten Sie mögliche Änderungen anhand der für Ihre Leistung wichtigen Kennzahlen. Mit der Prozesssimulation können Sie untersuchen, wie sich geplante Änderungen auf die Leistung auswirken könnten, bevor Sie über ihre Umsetzung entscheiden.

Die Ergebnisse hängen von den verfügbaren Daten, ihrer Qualität und dem Umfang Ihrer Analyse ab. Beginnen Sie mit einer konkreten Dienstleistung und einer klaren Frage. Entscheiden Sie anschließend anhand der Erkenntnisse, ob sich eine umfassendere Prüfung lohnt.

Praktische Hinweise zur Festlegung von Zuständigkeiten und Aufsicht finden Sie im Leitfaden zur Prozess-Governance. Sehen Sie sich außerdem Methoden zur Prozessverbesserung und die Analyse Ihres Prozesses an.

Womit sollten Sie beginnen?

Wählen Sie ein Verfahren mit hohem Fallaufkommen oder Risiko, etwa Fallbearbeitung, Genehmigungsverfahren, Leistungsverwaltung, Beschaffung oder eine andere bürgernahe Dienstleistung. Legen Sie Folgendes fest:

• Das freigegebene Verfahren und die relevanten Compliance-Regeln
• Die für die Analyse verfügbaren Ereignisdaten
• Die Kennzahlen zur Dienstleistung, die Sie untersuchen möchten
• Die Nachweise, die Ihre Prüfungsfunktion benötigt

Ermitteln Sie eine Ausgangsbasis, prüfen Sie Abweichungen und Probleme bei der Leistungserbringung und teilen Sie die Erkenntnisse mit den für den Prozess verantwortlichen Teams. Eine gezielte Bewertung kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie die Untersuchung auf verwandte Dienstleistungen ausweiten sollten.

Was sollten Sie zum Hosting wissen?

ProcessMind wird als SaaS bereitgestellt. Klären Sie Anforderungen an Datenresidenz und Hosting vor einer Ausschreibung oder Evaluierung mit ProcessMind ab und prüfen Sie, ob die Hosting-Vereinbarung den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht.

Die Einhaltung eines Verfahrens nachweisen