Process mining cho khu vực công

Nhóm khu vực công xác minh tuân thủ và cải thiện cung cấp dịch vụ như thế nào?

So sánh cách công việc thực tế diễn ra với quy trình đã phê duyệt để xem chậm trễ hoặc công việc làm lại ảnh hưởng đến việc cung cấp dịch vụ ở đâu. Dùng cùng một nguồn dữ liệu vận hành để tìm hiểu vấn đề tuân thủ, chuẩn bị bằng chứng kiểm toán và xây dựng luận cứ cải tiến quy trình.

Xác minh các nhóm có làm theo quy trình không như thế nào?

Bắt đầu với một quy trình đã được ghi lại và dữ liệu sự kiện cho thấy hồ sơ đi qua các hệ thống ra sao. ProcessMind sơ đồ hóa cách quy trình thực tế được thực hiện, giúp bạn tìm sai lệch và các biến thể không phù hợp trên toàn bộ quy trình, thay vì chỉ trong một mẫu.

Xem hồ sơ đi chệch khỏi quy trình đã phê duyệt ở đâu, nhóm bỏ qua hoặc lặp lại bước nào và mỗi mẫu xảy ra thường xuyên ra sao. Những kết quả này giúp chủ sở hữu quy trình và nhóm tuân thủ cùng có cơ sở để quyết định sai lệch nào cần tìm hiểu.

Tìm hiểu thêm về kiểm tra mức độ phù hợp và cách phương pháp này so sánh việc thực hiện thực tế với mô hình quy trình.

Có thể chuẩn bị bằng chứng kiểm toán nào?

Dùng phân tích quy trình để liên kết kết quả với dữ liệu thực thi, rồi xuất bằng chứng phục vụ rà soát. Cho thấy sự việc đã diễn ra thế nào, quy trình đi chệch khỏi tiêu chuẩn được ghi lại ở đâu và hồ sơ nào có thể cần theo dõi thêm.

Bằng chứng này hỗ trợ việc rà soát kiểm toán, nhưng không thay thế các biện pháp kiểm soát, đánh giá chuyên môn hay yêu cầu kiểm toán của tổ chức. Trước khi bắt đầu, hãy xác định hồ sơ và quy tắc mà bộ phận kiểm toán cần.

Xem trường hợp sử dụng dành cho kiểm toán viên

Cải thiện việc cung cấp dịch vụ như thế nào?

Tuân thủ quy trình và cung cấp dịch vụ tốt là hai yêu cầu riêng biệt. Quy trình có thể đáp ứng mọi yêu cầu nhưng vẫn mất quá nhiều thời gian. Phân tích luồng quy trình giúp bạn tìm điểm nghẽn, công việc làm lại và những điểm khác biệt ảnh hưởng đến thời gian hoàn tất hồ sơ và mức dịch vụ.

Dùng dashboard và KPI để theo dõi các chỉ số như thời gian chu kỳ và mức độ tuân thủ quy trình. Cùng quản lý dịch vụ và chủ sở hữu quy trình xem xét kết quả để xác định thay đổi nào có thể hữu ích. ProcessMind đo lường và mô hình hóa quy trình, chứ không trực tiếp thực hiện thay đổi vận hành.

Làm sao so sánh công việc thực tế với quy trình đã được phê duyệt?

Mô hình hóa quy trình mục tiêu bằng BPMN và xác định các quy tắc tuân thủ. Sau đó, so sánh quy trình đã được ghi lại với quy trình được phát hiện từ dữ liệu sự kiện.

Tập trung rà soát những sai lệch đáng kể thay vì kiểm tra thủ công mọi luồng. Sơ đồ hóa quy trình cũng giúp các nhóm có chung góc nhìn về quy trình, trách nhiệm và biện pháp kiểm soát.

Tìm hiểu về mô hình hóa quy trình bằng BPMN

Dùng cùng một bộ dữ liệu để cải tiến quy trình như thế nào?

Dùng kết quả phân tích quy trình để tìm độ trễ, việc phải làm lại và các sai lệch. Đánh giá những thay đổi có thể thực hiện dựa trên các chỉ số quan trọng với dịch vụ của bạn. Mô phỏng quy trình giúp bạn xem những thay đổi đề xuất có thể ảnh hưởng đến hiệu suất ra sao trước khi quyết định áp dụng.

Kết quả phụ thuộc vào dữ liệu sẵn có, chất lượng dữ liệu và phạm vi phân tích. Hãy bắt đầu với một dịch vụ cụ thể và câu hỏi rõ ràng, sau đó dựa vào kết quả để quyết định có nên rà soát rộng hơn hay không.

Để biết cách phân định trách nhiệm và giám sát, đọc hướng dẫn quản trị quy trình. Bạn cũng có thể xem các kỹ thuật cải tiến quy trình và cách phân tích quy trình.

Nên bắt đầu từ đâu?

Chọn một quy trình có khối lượng lớn hoặc rủi ro cao, chẳng hạn như xử lý hồ sơ, cấp phép, quản lý trợ cấp, mua sắm hoặc một dịch vụ khác phục vụ người dân. Xác định:

• Quy trình đã được phê duyệt và các quy tắc tuân thủ liên quan
• Dữ liệu sự kiện có thể dùng để phân tích
• Các chỉ số dịch vụ bạn muốn tìm hiểu
• Bằng chứng bộ phận kiểm toán cần có

Thiết lập số liệu ban đầu, rà soát sai lệch và vấn đề trong quá trình cung cấp dịch vụ, rồi chia sẻ kết quả với các nhóm phụ trách quy trình. Một đợt đánh giá có trọng tâm giúp bạn quyết định có nên mở rộng sang các dịch vụ liên quan hay không.

Bạn cần biết gì về dịch vụ lưu trữ?

ProcessMind được cung cấp dưới dạng SaaS. Trước khi mời thầu hoặc đánh giá, hãy xác nhận với ProcessMind các yêu cầu về nơi lưu trữ dữ liệu và dịch vụ lưu trữ. Đồng thời, kiểm tra xem phương án lưu trữ có đáp ứng yêu cầu của tổ chức bạn hay không.

Xác minh một quy trình có được thực hiện đúng