Process mining untuk sektor publik

Bagaimana tim sektor publik memeriksa kepatuhan dan meningkatkan layanan?

Bandingkan pelaksanaan pekerjaan dengan prosedur yang disetujui, lalu lihat dampak keterlambatan atau pengerjaan ulang terhadap penyampaian layanan. Gunakan data operasional yang sama untuk menyelidiki kepatuhan, menyiapkan bukti audit, dan menyusun alasan untuk perbaikan proses.

Bagaimana memastikan tim mengikuti prosedur?

Mulailah dengan prosedur terdokumentasi dan data peristiwa yang menunjukkan pergerakan kasus di sistem Anda. ProcessMind memetakan pelaksanaan aktual agar Anda dapat menemukan penyimpangan dan varian yang tidak sesuai di seluruh proses, bukan hanya dalam sampel.

Lihat kasus yang menyimpang dari prosedur yang disetujui, langkah yang dilewati atau diulang oleh tim, serta frekuensi tiap pola. Temuan ini memberi pemilik proses dan tim kepatuhan dasar bersama untuk memutuskan penyimpangan yang perlu diselidiki.

Pelajari lebih lanjut tentang pemeriksaan kesesuaian dan cara membandingkan pelaksanaan aktual dengan model proses Anda.

Bukti audit apa yang dapat disiapkan?

Hubungkan temuan dengan data pelaksanaan melalui analisis proses, lalu ekspor bukti untuk ditinjau. Tunjukkan kejadian, bagian proses yang menyimpang dari standar terdokumentasi, dan kasus yang mungkin perlu ditindaklanjuti.

Bukti ini mendukung peninjauan audit, tetapi tidak menggantikan kontrol, pertimbangan, atau persyaratan audit organisasi Anda. Sebelum memulai, tentukan catatan dan aturan yang dibutuhkan fungsi audit Anda.

Lihat contoh penggunaan untuk auditor

Bagaimana meningkatkan penyampaian layanan?

Mengikuti prosedur dan memberikan layanan dengan baik merupakan dua kewajiban yang berbeda. Proses dapat memenuhi semua persyaratan, tetapi tetap memakan waktu terlalu lama. Analisis alur proses membantu Anda menemukan hambatan, pengerjaan ulang, dan variasi yang memengaruhi penyelesaian kasus serta tingkat layanan.

Gunakan dashboard dan KPI untuk memantau ukuran seperti waktu siklus dan kesesuaian proses. Tinjau hasilnya bersama manajer layanan dan pemilik proses untuk mengetahui bagian yang mungkin terbantu oleh perubahan. ProcessMind mengukur dan memodelkan proses, tetapi tidak menjalankan perubahan operasional.

Bagaimana membandingkan pelaksanaan nyata dengan prosedur yang disetujui?

Dokumentasikan proses yang dituju dalam BPMN dan tetapkan aturan kesesuaiannya. Lalu bandingkan prosedur tersebut dengan proses yang ditemukan dari data peristiwa.

Fokuskan peninjauan pada penyimpangan yang berdampak, bukan memeriksa setiap alur secara manual. Pemetaan proses juga membantu tim memahami prosedur, tanggung jawab, dan kontrol secara bersama.

Pelajari pemodelan proses BPMN

Bagaimana data yang sama dapat mendukung perbaikan proses?

Gunakan temuan proses untuk menemukan keterlambatan, pekerjaan ulang, dan penyimpangan. Nilai kemungkinan perubahan berdasarkan ukuran yang penting bagi layanan Anda. Simulasi proses membantu Anda melihat kemungkinan dampak perubahan yang diusulkan terhadap kinerja sebelum memutuskan untuk menerapkannya.

Hasil bergantung pada ketersediaan dan kualitas data, serta cakupan analisis Anda. Mulailah dengan satu layanan dan pertanyaan yang jelas, lalu gunakan temuannya untuk menentukan apakah peninjauan yang lebih luas perlu dilakukan.

Untuk panduan praktis tentang penetapan tanggung jawab dan pengawasan, baca panduan tata kelola proses. Anda juga dapat meninjau teknik perbaikan proses dan cara menganalisis proses Anda.

Apa yang sebaiknya Anda mulai lebih dulu?

Pilih satu prosedur dengan volume tinggi atau risiko besar, seperti penanganan kasus, perizinan, administrasi bantuan, pengadaan, atau layanan lain yang berhubungan langsung dengan masyarakat. Tentukan:

• Prosedur yang disetujui dan aturan kepatuhan yang relevan
• Data peristiwa yang tersedia untuk dianalisis
• Ukuran layanan yang ingin Anda pahami
• Bukti yang dibutuhkan fungsi audit Anda

Tetapkan kondisi awal, tinjau penyimpangan dan masalah penyampaian layanan, lalu bagikan temuan kepada tim yang bertanggung jawab atas proses tersebut. Penilaian yang terarah membantu Anda memutuskan apakah pekerjaan ini perlu diperluas ke layanan terkait.

Apa yang perlu Anda ketahui tentang hosting?

ProcessMind tersedia sebagai SaaS. Sebelum tender atau evaluasi, konfirmasikan persyaratan lokasi data dan hosting kepada ProcessMind. Pastikan pengaturan hosting memenuhi persyaratan organisasi Anda.

Pastikan satu prosedur dijalankan sesuai ketentuan