Settore: Process Mining per la conformità nel settore pubblico

Dimostri che i processi del settore pubblico rispettano lo standard

I team del settore pubblico che si occupano di conformità devono dimostrare che l’esecuzione effettiva segue procedure approvate, normative e standard di servizio. La raccolta manuale delle evidenze può richiedere settimane. Il campionamento può non rilevare varianti non conformi nascoste. Il Process Mining offre una visione completa del comportamento del processo e le evidenze necessarie per un audit.

Perché è importante

I processi del settore pubblico coinvolgono spesso enti, sistemi, team e passaggi di consegna diversi. Il processo approvato può essere descritto in documenti normativi o modelli BPMN 2.0, mentre l’esecuzione effettiva segue diversi percorsi non documentati.

Deve individuare:

• Le deviazioni dagli standard di processo approvati
• Le varianti non conformi nascoste dal campionamento
• I colli di bottiglia e le rilavorazioni che incidono sull’erogazione dei servizi
• Le evidenze di processo mancanti, tardive o incoerenti
• I rischi di conformità nei servizi ai cittadini e nelle attività amministrative

ProcessMind collega i dati operativi ai modelli di processo, consentendoLe di confrontare lo standard approvato con l’esecuzione effettiva. Analizzi le deviazioni, monitori i KPI e prepari le evidenze senza dover raccogliere manualmente ogni singolo record.

Come procedere

1. Mine: Colleghi i dati provenienti dai sistemi informativi della pubblica amministrazione, dai log delle transazioni e dai record operativi. Utilizzi il Process Mining per mappare il processo effettivo, individuare le varianti e rilevare le deviazioni dallo standard approvato. Esamini l’intera popolazione invece di affidarsi esclusivamente ai campioni. Esplori il process mining per vedere come ProcessMind analizza i dati di esecuzione.

2. Model: Documenti il processo target in BPMN 2.0 e definisca le regole che determinano la conformità. Utilizzi il process mapping e l’enterprise process architecture per allineare procedure, controlli, responsabilità e requisiti di conformità. Confronti lo standard documentato con il processo rilevato e concentri la verifica sulle deviazioni rilevanti. Scopra come il process mapping supporta una visione condivisa del processo.

3. Simulate: Verifichi le modifiche proposte prima di applicarle. Utilizzi la process simulation per valutare come nuovi controlli, regole di instradamento, livelli di organico o modifiche alle policy possano influire su tempo di ciclo, carico di lavoro, erogazione dei servizi e conformità. Affini il processo target e convalidi l’impatto previsto con il Clarity Engine. Scopra di più sulla process simulation.

Cosa può aspettarsi

I risultati dipendono dalla qualità dei dati, dalla complessità del processo e dall’ambito della verifica. In genere, i team ottengono:

• Una preparazione più rapida delle evidenze, con meno riconciliazioni manuali tra i sistemi
• Un rilevamento più tempestivo delle deviazioni e delle varianti non conformi
• Meno zone d’ombra dovute al campionamento grazie all’analisi delle popolazioni complete di processo
• Una responsabilità più chiara per i problemi di conformità e le azioni correttive
• Un’erogazione dei servizi e un monitoraggio dei controlli più coerenti
• Esportazioni delle evidenze per l’audit che collegano i risultati ai dati di processo sottostanti

Può inoltre utilizzare Dashboard e KPI per monitorare nel tempo la conformità e verificare se le azioni correttive modificano il comportamento effettivo del processo.

Come iniziare

Inizi da un processo del settore pubblico ad alto volume o ad alto rischio, come la gestione delle pratiche, il rilascio di autorizzazioni, l’amministrazione delle prestazioni, gli approvvigionamenti o i servizi ai cittadini. Definisca lo standard approvato, le regole di conformità rilevanti e le evidenze necessarie a un auditor.

Colleghi quindi i dati dell’Event Log disponibili e stabilisca una base di riferimento. Utilizzi il rilevamento delle deviazioni per dare priorità alle lacune più significative. Esporti direttamente dalla Sua analisi evidenze pronte per gli audit e condivida i risultati con i responsabili dei processi, i team di conformità e l’IT.

Una volta definito l’approccio, lo estenda ai processi e agli enti correlati. Una pratica ripetibile di Process Mining e process mapping La aiuta a monitorare continuamente la conformità, invece di ricostruire il dossier delle evidenze per ogni audit.