Process Mining per il settore pubblico

Come verificare la conformità e migliorare i servizi pubblici?

Confronti il lavoro svolto con le procedure approvate e verifichi dove ritardi e rilavorazioni incidono sull’erogazione dei servizi. Utilizzi gli stessi dati operativi per verificare la conformità, preparare la documentazione per gli audit e motivare gli interventi di miglioramento dei processi.

Come verificare che i team seguano le procedure?

Parta da una procedura documentata e dai dati degli eventi che mostrano come i casi attraversano i Suoi sistemi. ProcessMind mappa l’esecuzione effettiva, consentendoLe di individuare deviazioni e varianti non conformi nell’intero processo, non solo in un campione.

Individui i casi che si discostano dalla procedura approvata, le fasi che i team saltano o ripetono e la frequenza di ciascuno schema. Questi risultati offrono ai responsabili dei processi e ai team di conformità una base condivisa per decidere quali deviazioni approfondire.

Può approfondire il controllo di conformità e scoprire come confronta l’esecuzione effettiva con il modello di processo.

Quali evidenze può preparare per gli audit?

Colleghi i risultati ai dati di esecuzione tramite l’analisi dei processi, quindi esporti le evidenze per la revisione. Mostri cosa è accaduto, dove il processo si è discostato dallo standard documentato e quali casi potrebbero richiedere verifiche successive.

Queste evidenze supportano la revisione di audit, ma non sostituiscono i controlli, il giudizio o i requisiti di audit della Sua organizzazione. Prima di iniziare, definisca i registri e le regole richiesti dalla funzione di audit.

Scopra il caso d’uso per gli auditor

Come migliorare l’erogazione dei servizi?

Seguire le procedure ed erogare servizi di qualità sono obblighi distinti. Un processo può rispettare tutti i requisiti e richiedere comunque troppo tempo. L’analisi dei flussi di processo aiuta a individuare colli di bottiglia, rilavorazioni e variazioni che incidono sul completamento dei casi e sui livelli di servizio.

Usi le Dashboard e i KPI per monitorare misure come il tempo di ciclo e la conformità del processo. Riveda i risultati con i responsabili dei servizi e dei processi per individuare dove una modifica potrebbe essere utile. ProcessMind misura e modella i processi, ma non attua modifiche operative.

Come confrontare il lavoro effettivo con la procedura approvata?

Documenti il processo previsto in BPMN e definisca le regole di conformità. Confronti quindi la procedura documentata con il processo ricostruito dai dati degli eventi.

Concentri le revisioni sulle deviazioni rilevanti, anziché controllare manualmente ogni percorso. La mappatura dei processi può inoltre offrire ai team una visione condivisa di procedure, responsabilità e controlli.

Esplori la modellazione dei processi BPMN

Come usare gli stessi dati per migliorare i processi?

Usi i risultati dell’analisi dei processi per individuare ritardi, rilavorazioni e deviazioni. Valuti le possibili modifiche rispetto alle misure più importanti per il servizio. La simulazione dei processi può aiutarLa a esplorare gli effetti delle modifiche proposte sulle prestazioni, prima di decidere se applicarle.

I risultati dipendono dai dati disponibili, dalla loro qualità e dall’ambito dell’analisi. Inizi da un servizio specifico e da una domanda chiara, quindi usi i risultati per decidere se sia utile estendere la revisione.

Per indicazioni pratiche su come definire responsabilità e supervisione, legga la guida alla governance dei processi. Può anche consultare le tecniche di miglioramento dei processi e come analizzare il processo.

Da dove iniziare?

Scelga una procedura ad alto volume o ad alto rischio, ad esempio la gestione delle pratiche, il rilascio di permessi, l’amministrazione delle prestazioni, gli appalti o un altro servizio rivolto ai cittadini. Definisca:

• La procedura approvata e le regole di conformità pertinenti
• I dati degli eventi disponibili per l’analisi
• Le misure del servizio che desidera comprendere
• Le evidenze richieste dalla funzione di audit

Definisca una base di riferimento, riveda le deviazioni e i problemi nell’erogazione dei servizi e condivida i risultati con i team responsabili del processo. Una valutazione mirata può aiutarLa a decidere se estendere l’analisi ai servizi correlati.

Cosa occorre sapere sull’hosting?

ProcessMind è fornito come SaaS. Prima di una gara o di una valutazione, verifichi con ProcessMind i requisiti relativi alla residenza dei dati e all’hosting e accerti che la soluzione di hosting soddisfi le esigenze della Sua organizzazione.

Verifichi che una procedura venga seguita