Guía de Process Mining para cuentas por pagar

Detecte demoras en su proceso de cuentas por pagar

Cargue el registro de eventos para descubrir cómo se gestionan realmente las cuentas por pagar: dónde se quedan esperando las facturas, qué recorrido siguen y con qué frecuencia se repite o se bloquea el trabajo. Mida con los datos de eventos el tiempo de ciclo de las facturas, la tasa de procesamiento sin intervención y la tasa de excepciones. Después, compare alternativas, como cambiar las reglas de aprobación o ampliar la capacidad.

¿Por qué analizar las cuentas por pagar?

Los equipos de cuentas por pagar gestionan grandes volúmenes de facturas, aprobaciones, excepciones y pagos. Las demoras pueden provocar pagos tardíos, tensiones con los proveedores y trabajo repetido. Los informes habituales suelen mostrar totales, pero no indican dónde se acumula el tiempo ni qué rutas de las facturas generan más excepciones.

El conocimiento sobre los procesos puede estar repartido entre procedimientos, informes del sistema y la experiencia del equipo. Process Mining reúne los datos de eventos para mostrar cómo fluye realmente el trabajo y permitirle investigar las demoras con pruebas, no con suposiciones.

¿Qué tres medidas conviene seguir en cuentas por pagar?

Empiece con tres medidas que el equipo de finanzas pueda entender y utilizar para actuar:

Defina de forma coherente el inicio, el final y las actividades que se incluyen antes de comparar resultados. Por ejemplo, decida si el tiempo de ciclo termina con la aprobación o con el pago, y qué actividades cuentan como intervención manual. Unas definiciones coherentes permiten comparar las medidas entre equipos y periodos de informe.

Cuentas por pagar y cuentas por cobrar: diferencias entre ambos ciclos

Las cuentas por pagar registran lo que su organización debe a sus proveedores y las tareas necesarias para pagarles. Las cuentas por cobrar registran lo que sus clientes deben a su organización y las tareas necesarias para cobrarlo. Ambos procesos se basan en los mismos documentos y reglas (una orden de compra o una factura de venta, una conciliación, una aprobación y un pago), pero funcionan en sentidos opuestos. Además, ambos se miden según las condiciones acordadas.

Process Mining analiza ambos ciclos de la misma manera. Reconstruye el recorrido de cada factura para que pueda comparar las condiciones acordadas con el tiempo que realmente llevó el trabajo y detectar dónde se acumulan las esperas, los reprocesos o las excepciones. El Process Mining aplicado a las cuentas por cobrar abarca el proceso de cobro.

¿En qué se va el tiempo de ciclo de las facturas?

El tiempo de ciclo total incluye tanto el trabajo activo como las esperas. Process Mining para cuentas por pagar permite seguir cada factura a través de las actividades registradas y ver dónde se acumulan las colas.

Algunos patrones que conviene investigar:

• Colas de aprobación: Una tarea de aprobación puede durar unos minutos, mientras la factura espera días a que alguien la apruebe.
• Facturas bloqueadas o en espera: Una discrepancia en la orden de compra puede retener una factura aunque el sistema la registre con un estado válido.
• Problemas con los datos maestros de proveedores: Si faltan datos del proveedor o no coinciden, puede ser necesario corregirlos manualmente antes de continuar.
• Envíos duplicados: Una factura enviada por varios canales puede generar comprobaciones adicionales y trabajo repetido.
• Excepciones en la conciliación de tres vías: Compare las excepciones por proveedor, tipo de factura u otros atributos disponibles para detectar dónde se concentran.

Una tasa de excepciones alta, por sí sola, no explica la causa. Analice las rutas de las facturas y sus marcas de tiempo para averiguar qué excepciones provocan las esperas más largas o más trabajo repetido.

¿Cómo puede investigar el procesamiento sin intervención y las excepciones?

Utilice el registro de eventos para distinguir las facturas que siguen la ruta prevista de las que requieren intervención. Revise las actividades registradas para cada caso, como la validación, la conciliación, la aprobación, el bloqueo y el pago.

Para analizar las excepciones en la conciliación de tres vías, compare las facturas que se aprueban al primer intento con las que requieren correcciones o una revisión adicional. Compruebe dónde se produce la excepción, cuánto espera la factura después y si el patrón se repite con determinados proveedores o tipos de factura. Así podrá centrarse en las excepciones que afectan al tiempo de ciclo, en lugar de tratarlas todas como si tuvieran la misma importancia.

¿Qué datos necesita?

Empiece con un registro de eventos de su ERP o sistema de gestión de facturas. Cada fila debe incluir un ID del caso que identifique la factura, el nombre de una actividad y una marca de tiempo. Si están disponibles, añada atributos relevantes, como proveedor, tipo e importe de la factura, estado de aprobación y fecha de pago.

Los datos deben vincular las actividades con la misma factura y ordenarlas cronológicamente. Compruebe cómo registra los estados y las marcas de tiempo su sistema de origen, ya que esas definiciones afectan a las medidas que calcule.

Consulte qué datos necesita

Si necesita una guía práctica para preparar y revisar su registro de eventos, consulte la documentación sobre datos de Process Mining.

¿Cómo puede comparar cambios en las aprobaciones o la capacidad del equipo?

Cuando comprenda el flujo actual, utilice la simulación de procesos para comparar posibles cambios antes de aplicarlos. Por ejemplo, compare las reglas de aprobación actuales con un escenario que modifique el enrutamiento de las aprobaciones, o la capacidad actual con un escenario que la aumente en un paso con restricciones.

Evalúe cada escenario con las mismas medidas, como el tiempo de ciclo, la tasa de procesamiento sin intervención y la tasa de excepciones. Considere los resultados como opciones comparables basadas en sus supuestos, no como resultados garantizados. La comparación puede ayudarle a decidir qué cambios investigar y a entender sus ventajas y desventajas.

¿Cómo empezar con Process Mining para cuentas por pagar?

Elija una pregunta para investigar, como por qué las facturas incumplen las condiciones de pago o en qué punto se repite el trabajo. Prepare un registro de eventos con los ID de las facturas, las actividades, las marcas de tiempo y los atributos pertinentes para su pregunta. Cargue los datos extraídos en ProcessMind y revise las principales rutas del proceso, las colas y las excepciones.

Utilice los resultados para decidir qué analizar después, documentar un proceso objetivo o comparar escenarios. Process Mining muestra lo que permiten concluir los datos registrados; los resultados dependen de los datos y los supuestos que utilice.

Descubra cómo funciona el análisis, paso a paso

Cargue datos de cuentas por pagar y vea el flujo

Los datos de cuentas por pagar ya están en su ERP. Empiece con una extracción de datos y utilice la prueba para ver cómo avanzan las facturas por el proceso.

Cargue un extracto de cuentas por pagar para ver el flujo