Process Mining in der Kreditorenbuchhaltung: Leitfaden

Verzögerungen in der Kreditorenbuchhaltung erkennen

Laden Sie Ihr Event Log hoch und prüfen Sie, wie Ihre Kreditorenbuchhaltung tatsächlich abläuft: Wo warten Rechnungen? Welche Wege durchlaufen sie? Wie oft wird Arbeit wiederholt oder blockiert? Ermitteln Sie anhand der Ereignisdaten die Durchlaufzeit von Rechnungen, den Anteil ohne manuelle Bearbeitung und die Ausnahmequote. Vergleichen Sie anschließend Optionen wie geänderte Freigaberegeln oder zusätzliche Kapazitäten.

Warum sollten Sie die Kreditorenbuchhaltung analysieren?

Teams in der Kreditorenbuchhaltung bearbeiten große Rechnungsvolumen, Freigaben, Ausnahmen und Zahlungen. Verzögerungen können zu verspäteten Zahlungen, belasteten Lieferantenbeziehungen und Nacharbeit führen. Standardberichte zeigen oft die Summen, aber nicht, wo sich Wartezeiten aufbauen oder welche Rechnungswege die meisten Ausnahmen verursachen.

Prozesswissen steckt oft in Vorgehensweisen, Systemberichten und der Erfahrung der Mitarbeitenden. Process Mining führt Ereignisdaten zusammen und zeigt, wie die Arbeit tatsächlich abläuft. So können Sie Verzögerungen anhand von Belegen statt auf Grundlage von Annahmen untersuchen.

Welche drei Kennzahlen sollten Sie in der Kreditorenbuchhaltung verfolgen?

Beginnen Sie mit drei Kennzahlen, die Ihr Finanzteam nachvollziehen und für Entscheidungen heranziehen kann:

Legen Sie einheitlich fest, wann der Prozess beginnt und endet und welche Aktivitäten berücksichtigt werden, bevor Sie Ergebnisse vergleichen. Entscheiden Sie zum Beispiel, ob die Durchlaufzeit mit der Freigabe oder der Zahlung endet und welche Aktivitäten als manueller Eingriff gelten. Einheitliche Definitionen machen die Kennzahlen team- und zeitraumübergreifend aussagekräftig.

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung: So unterscheiden sich die beiden Abläufe

Die Kreditorenbuchhaltung erfasst, welche Beträge Ihre Organisation Lieferanten schuldet und welche Arbeitsschritte für die Zahlung anfallen. Die Debitorenbuchhaltung erfasst, welche Beträge Kunden Ihrer Organisation schulden und welche Arbeitsschritte zum Zahlungseingang gehören. Beide Abläufe beruhen auf denselben Dokumenten und Regeln, etwa einer Bestellung oder Ausgangsrechnung, einem Abgleich, einer Freigabe und einer Zahlung. Sie verlaufen jedoch in entgegengesetzte Richtungen. Gemessen werden beide an den vereinbarten Zahlungsbedingungen.

Process Mining analysiert beide Abläufe auf dieselbe Weise. Es rekonstruiert den Weg jeder Rechnung. So können Sie die vereinbarten Fristen mit der tatsächlichen Bearbeitungsdauer vergleichen und erkennen, wo sich Wartezeiten, Nacharbeit oder Ausnahmen häufen. Process Mining für die Debitorenbuchhaltung betrachtet den Zahlungseingang.

Wofür wird die Durchlaufzeit einer Rechnung benötigt?

Die gesamte Durchlaufzeit umfasst sowohl die aktive Bearbeitung als auch Wartezeiten. Mit Process Mining in der Kreditorenbuchhaltung verfolgen Sie jede Rechnung anhand ihrer erfassten Aktivitäten und erkennen, wo sich Warteschlangen bilden.

Häufige Muster, die Sie untersuchen sollten:

• Freigabewarteschlangen: Eine Freigabe kann nur wenige Minuten dauern, während die Rechnung tagelang auf die freigebende Person wartet.
• Gesperrte oder zurückgestellte Rechnungen: Bei einer Abweichung von der Bestellung kann eine Rechnung zurückgehalten werden, auch wenn das System einen gültigen Status erfasst.
• Probleme mit Lieferantenstammdaten: Fehlende oder abweichende Lieferantendaten müssen möglicherweise manuell korrigiert werden, bevor die Bearbeitung weitergehen kann.
• Doppelte Einreichungen: Wird eine Rechnung über mehrere Kanäle eingereicht, kann das zusätzliche Prüfungen und Nacharbeit auslösen.
• Ausnahmen beim Drei-Wege-Abgleich: Vergleichen Sie Ausnahmen nach Lieferant, Rechnungsart oder anderen verfügbaren Attributen, um Häufungen zu erkennen.

Eine hohe Ausnahmequote allein erklärt nicht die Ursache. Nutzen Sie Rechnungswege und Timestamps, um herauszufinden, welche Ausnahmen zu den längsten Wartezeiten oder der meisten Nacharbeit führen.

Wie untersuchen Sie die automatisierte Verarbeitung und Ausnahmen?

Unterscheiden Sie anhand des Event Logs Rechnungen, die dem erwarteten Ablauf folgen, von solchen, die einen manuellen Eingriff erfordern. Prüfen Sie die für jeden Case erfassten Aktivitäten, darunter Validierung, Abgleich, Freigabe, Sperrung und Zahlung.

Vergleichen Sie bei Ausnahmen im Drei-Wege-Abgleich Rechnungen, die beim ersten Versuch durchlaufen, mit solchen, die korrigiert oder zusätzlich geprüft werden müssen. Prüfen Sie, an welcher Stelle die Ausnahme auftritt, wie lange die Rechnung danach wartet und ob sich das Muster bei bestimmten Lieferanten oder Rechnungsarten wiederholt. So können Sie sich auf Ausnahmen konzentrieren, die die Durchlaufzeit beeinflussen, statt alle gleich zu behandeln.

Welche Daten benötigen Sie?

Beginnen Sie mit einem Event Log aus Ihrem ERP- oder Rechnungsmanagementsystem. Jede Zeile sollte eine Case-ID zur Identifizierung der Rechnung, einen Aktivitätsnamen und einen Timestamp enthalten. Ergänzen Sie verfügbare relevante Attribute wie Lieferant, Rechnungsart, Betrag, Freigabestatus und Zahlungsdatum.

Ihre Daten sollten Aktivitäten derselben Rechnung zuordnen und chronologisch sortieren. Prüfen Sie, wie Ihr Quellsystem Status und Timestamps erfasst, denn diese Definitionen beeinflussen die berechneten Kennzahlen.

Erfahren Sie, welche Daten Sie benötigen

Eine praktische Anleitung zur Vorbereitung und Prüfung Ihres Event Logs finden Sie in der Dokumentation zu Process-Mining-Daten.

Wie vergleichen Sie Änderungen bei Freigaben oder Personalkapazitäten?

Wenn Sie den aktuellen Ablauf verstanden haben, können Sie mit einer Prozesssimulation mögliche Änderungen vergleichen, bevor Sie sie umsetzen. Vergleichen Sie zum Beispiel Ihre aktuellen Freigaberegeln mit einem Szenario, in dem die Freigabewege geändert werden. Oder vergleichen Sie die aktuelle Kapazität mit einem Szenario, das an einem Engpass zusätzliche Kapazitäten vorsieht.

Bewerten Sie jedes Szenario anhand derselben Kennzahlen, etwa Durchlaufzeit, Anteil automatisiert verarbeiteter Rechnungen und Ausnahmequote. Betrachten Sie die Ergebnisse als vergleichbare Optionen auf Grundlage Ihrer Annahmen, nicht als garantierte Resultate. Der Vergleich kann Ihnen helfen, zu entscheiden, welche Änderungen Sie genauer untersuchen und welche Zielkonflikte Sie berücksichtigen sollten.

Wie starten Sie mit Process Mining in der Kreditorenbuchhaltung?

Wählen Sie eine konkrete Frage aus, zum Beispiel, warum Rechnungen Zahlungsziele verfehlen oder an welcher Stelle Nacharbeit entsteht. Bereiten Sie ein Event Log mit Rechnungs-IDs, Aktivitäten, Timestamps und den für Ihre Frage relevanten Attributen vor. Laden Sie den Datenauszug in ProcessMind hoch und prüfen Sie die wichtigsten Prozesswege, Warteschlangen und Ausnahmen.

Nutzen Sie Ihre Erkenntnisse, um die nächste Untersuchung festzulegen, einen Sollprozess zu dokumentieren oder Szenarien zu vergleichen. Process Mining zeigt, welche Aussagen Ihre erfassten Daten stützen. Die Ergebnisse hängen von den verwendeten Daten und Annahmen ab.

Erfahren Sie Schritt für Schritt, wie die Analyse funktioniert

Laden Sie einen Datenauszug aus der Kreditorenbuchhaltung hoch und sehen Sie den Ablauf

Ihre Daten zur Kreditorenbuchhaltung liegen bereits in Ihrem ERP. Beginnen Sie mit einem Datenauszug und prüfen Sie in der Testphase, wie Rechnungen Ihren Prozess durchlaufen.

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