Guida al process mining per la contabilità fornitori

Individui i ritardi nella contabilità fornitori

Carichi il Suo Event Log per scoprire come funziona davvero la contabilità fornitori: dove si accumulano le fatture in attesa, quali percorsi seguono e quanto spesso le attività vengono ripetute o si bloccano. Dai dati degli eventi può misurare il tempo di attraversamento delle fatture, la percentuale gestita senza interventi manuali e il tasso di eccezioni, quindi confrontare diverse opzioni, come modificare le regole di approvazione o aumentare la capacità.

Perché analizzare la contabilità fornitori?

I team che si occupano di contabilità fornitori gestiscono un elevato volume di fatture, approvazioni, eccezioni e pagamenti. I ritardi possono causare pagamenti tardivi, rapporti difficili con i fornitori e rilavorazioni. I report standard spesso mostrano i totali, ma non indicano dove si accumula il tempo né quali percorsi delle fatture generano più eccezioni.

Le conoscenze sui processi possono essere distribuite tra procedure, report di sistema ed esperienza dei team. Il Process Mining riunisce i dati degli eventi e mostra come si svolge davvero il lavoro, così Lei può indagare sui ritardi basandosi su evidenze anziché su supposizioni.

Quali tre indicatori dovrebbe monitorare nella contabilità fornitori?

Inizi da tre indicatori che il team finanziario possa comprendere e su cui possa intervenire:

Prima di confrontare i risultati, stabilisca definizioni coerenti per il punto di inizio, quello di fine e le attività da includere. Decida, ad esempio, se il tempo di ciclo termina con l’approvazione o con il pagamento e quali attività costituiscono un intervento manuale. Definizioni coerenti rendono gli indicatori utili per confrontare team e periodi di rendicontazione.

Debiti verso fornitori e crediti verso clienti: differenze tra i due cicli

La contabilità fornitori registra quanto la Sua organizzazione deve ai fornitori e le attività necessarie per effettuare i pagamenti. La contabilità clienti, invece, registra quanto i clienti devono alla Sua organizzazione e le attività necessarie per riscuotere gli importi dovuti. Entrambi i cicli si basano sugli stessi documenti e sulle stesse regole, come un ordine di acquisto o una fattura di vendita, una riconciliazione, un’approvazione e un pagamento, ma procedono in direzioni opposte. In entrambi i casi, i risultati si misurano rispetto alle condizioni concordate.

Il Process Mining analizza entrambi i cicli con lo stesso metodo. Ricostruisce il percorso di ogni fattura, consentendo di confrontare le condizioni stabilite con i tempi effettivi di lavorazione e di individuare dove si accumulano attese, rilavorazioni o eccezioni. Il Process Mining dei crediti verso clienti riguarda il ciclo di riscossione.

Dove si accumula il tempo di ciclo delle fatture?

Il tempo di ciclo totale comprende sia il lavoro effettivo sia i tempi di attesa. Il Process Mining applicato alla contabilità fornitori consente di seguire ogni fattura attraverso le attività registrate e di individuare dove si formano le code.

Tra gli schemi ricorrenti da approfondire ci sono:

• Code di approvazione: un’attività di approvazione può richiedere pochi minuti, mentre la fattura resta in attesa per giorni.
• Fatture bloccate o sospese: una discrepanza nell’ordine di acquisto può bloccare una fattura anche quando il sistema le assegna uno stato valido.
• Problemi nei dati anagrafici dei fornitori: dati mancanti o non corrispondenti possono richiedere una correzione manuale prima di proseguire con l’elaborazione.
• Invii duplicati: una fattura inviata tramite più canali può comportare verifiche aggiuntive e rilavorazioni.
• Eccezioni nella verifica a tre vie: confronti le eccezioni per fornitore, tipo di fattura o altri attributi disponibili per individuare eventuali concentrazioni.

Un tasso di eccezioni elevato, da solo, non ne spiega la causa. Utilizzi i percorsi delle fatture e le relative date e ore per individuare quali eccezioni comportano le attese più lunghe o più lavoro ripetuto.

Come analizzare la gestione senza interventi manuali e le eccezioni?

Utilizzi l’Event Log per distinguere le fatture che seguono il percorso previsto da quelle che richiedono un intervento. Riveda le attività registrate per ogni caso, tra cui convalida, verifica di corrispondenza, approvazione, blocco e pagamento.

Per le eccezioni nella verifica a tre vie, confronti le fatture che superano il controllo al primo tentativo con quelle che richiedono una correzione o un’ulteriore revisione. Verifichi in quale punto si verifica l’eccezione, quanto attende la fattura in seguito e se lo schema si ripete per determinati fornitori o tipi di fattura. In questo modo può concentrarsi sulle eccezioni che incidono sul tempo di ciclo, anziché considerarle tutte ugualmente rilevanti.

Di quali dati ha bisogno?

Inizi con un Event Log proveniente dal Suo ERP o dal sistema di gestione delle fatture. Ogni riga dovrebbe includere un ID caso che identifichi la fattura, il nome di un’attività e una data e ora. Se disponibili, aggiunga attributi pertinenti, come fornitore, tipo di fattura, importo, stato di approvazione e data di pagamento.

I dati devono collegare le attività alla stessa fattura e ordinarle cronologicamente. Verifichi come il sistema di origine registra gli stati e le date e ore, perché queste definizioni incidono sugli indicatori calcolati.

Verifichi quali dati servono

Per una guida pratica alla preparazione e alla revisione dell’Event Log, consulti la documentazione sui dati per il Process Mining.

Come confrontare le modifiche alle approvazioni o alla capacità?

Una volta compreso il flusso attuale, utilizzi la simulazione dei processi per confrontare le possibili modifiche prima di attuarle. Può, ad esempio, confrontare le regole di approvazione attuali con uno scenario che modifica l’instradamento delle approvazioni, oppure confrontare la capacità attuale con uno scenario che la aumenta in un passaggio soggetto a vincoli.

Riveda ogni scenario utilizzando gli stessi indicatori, come tempo di ciclo, percentuale di fatture gestite senza interventi manuali e tasso di eccezioni. Consideri i risultati come opzioni confrontabili basate sulle ipotesi adottate, non come esiti garantiti. Il confronto può aiutarLa a decidere quali modifiche approfondire e a comprenderne i compromessi.

Come iniziare con il Process Mining per la contabilità fornitori?

Scelga una domanda da approfondire, ad esempio perché le fatture non rispettano i termini di pagamento o in quale punto si verificano le rilavorazioni. Prepari un Event Log con ID delle fatture, attività, date e ore e attributi pertinenti alla domanda. Carichi l’estratto in ProcessMind, quindi riveda i principali percorsi del processo, le code e le eccezioni.

Utilizzi i risultati per decidere che cosa approfondire, documentare un processo obiettivo o confrontare diversi scenari. Il Process Mining mostra ciò che i dati registrati consentono di concludere; i risultati dipendono dai dati e dalle ipotesi utilizzati.

Veda come si svolge l’analisi, passo dopo passo

Carichi un estratto della contabilità fornitori e visualizzi il flusso

I dati della contabilità fornitori sono già nel Suo ERP. Inizi con un estratto e utilizzi la prova per vedere come le fatture attraversano il processo.

Carichi un estratto della contabilità fornitori per visualizzare il flusso