Reparto: Guida al Process Mining per la contabilità fornitori

Migliori il processo di contabilità fornitori con Process Mining

Perché è importante

I team della contabilità fornitori gestiscono grandi volumi di fatture, approvazioni, eccezioni e pagamenti. Anche piccoli ritardi possono comportare penali, rapporti più difficili con i fornitori e rilavorazioni evitabili.

I Workflow documentati raramente mostrano come si svolge davvero il processo. Attività manuali, soluzioni locali e passaggi tra sistemi creano varianti che i report standard faticano a evidenziare. Inoltre, strumenti costosi e formazione specialistica possono rendere difficile estendere l’analisi dei processi.

Con ProcessMind può caricare il Suo Event Log e vedere come si svolge realmente il processo, inclusi colli di bottiglia, varianti e rilavorazioni. Passi rapidamente dal log agli insight e supporti le Sue conclusioni con evidenze quantificate.

Come procedere

1. Mine: Inizi dai dati degli eventi provenienti dal Suo ERP, dal sistema di gestione delle fatture, dalla piattaforma dei pagamenti o da altre fonti pertinenti. Utilizzi Process Mining per mappare il flusso reale della contabilità fornitori e misurare tempi di ciclo, tempi di attesa, rilavorazioni, ritardi nei pagamenti e schemi di errore. Confronti le procedure documentate con i percorsi seguiti effettivamente dalle fatture.

2. Model: Utilizzi Process Mapping e BPMN 2.0 per documentare il processo attuale e definire uno stato obiettivo. Individui approvazioni ridondanti, inserimenti manuali, percorsi di eccezione e passaggi di consegne che generano ritardi. Colleghi le fasi del processo a KPI quali percentuale di pagamenti puntuali, tempo di elaborazione delle fatture, percentuale di abbinamenti al primo passaggio e costo per fattura.

3. Simulate: Verifichi le modifiche proposte prima dell’implementazione con Process Simulation. Confronti scenari quali la validazione automatizzata, regole di approvazione riviste, il bilanciamento dei carichi di lavoro e la riduzione dei passaggi manuali. Utilizzi i risultati per stimare gli effetti su tempi di elaborazione, tassi di errore, capacità e costi.

Che cosa può aspettarsi

I risultati dipendono dalla qualità dei dati, dalla complessità del processo e dalle modifiche che implementerà. In genere, i team utilizzano questo approccio per:

• Individuare le varianti delle fatture che causano più ritardi e rilavorazioni.
• Quantificare l’impatto di approvazioni tardive, inserimenti manuali e gestione delle eccezioni.
• Ridurre del 20-40% il tempo di ciclo della contabilità fornitori quando i team eliminano i principali colli di bottiglia e automatizzano le fasi adatte.
• Ridurre gli errori di elaborazione manuale standardizzando la raccolta e la validazione dei dati.
• Migliorare la puntualità dei pagamenti intervenendo sulle cause delle fatture bloccate e scadute.
• Offrire ai process owner una visione condivisa delle prestazioni effettive senza richiedere una formazione specialistica approfondita.

Come iniziare

Inizi da un processo di contabilità fornitori e da una domanda specifica, ad esempio perché le fatture non rispettano i termini di pagamento o in quale punto del flusso si genera la rilavorazione. Prepari un Event Log con un ID del caso, il nome dell’attività, il timestamp e gli Attributi pertinenti, come fornitore, tipo di fattura, importo, stato dell’approvazione e data del pagamento.

Carichi il log in ProcessMind e analizzi le principali varianti di processo, i colli di bottiglia e i cicli di rilavorazione. Utilizzi quindi i risultati quantificati per stabilire le priorità, modellare il processo obiettivo e simulare le modifiche. In questo modo potrà passare dalle ipotesi documentate a un miglioramento dei processi basato sulle evidenze.