Guia de Process Mining para contas a pagar

Encontre atrasos no processo de contas a pagar

Carregue seu Event Log e descubra como as contas a pagar funcionam na prática: onde as faturas ficam paradas, quais caminhos percorrem e com que frequência o trabalho se repete ou trava. Use os dados dos eventos para medir o tempo de ciclo das faturas, a taxa de processamento sem intervenção manual e a taxa de exceções. Depois, compare alternativas, como mudar as regras de aprovação ou ampliar a capacidade.

Por que analisar as contas a pagar?

As equipes de contas a pagar lidam com grandes volumes de faturas, aprovações, exceções e pagamentos. Atrasos podem levar a pagamentos fora do prazo, prejudicar o relacionamento com fornecedores e gerar retrabalho. Relatórios padrão costumam mostrar totais, mas não revelam onde o tempo se acumula nem quais caminhos das faturas geram mais exceções.

O conhecimento sobre o processo pode estar espalhado entre procedimentos, relatórios do sistema e a experiência da equipe. O Process Mining reúne os dados dos eventos e mostra como o trabalho flui na prática, para você investigar atrasos com base em evidências, não em suposições.

Quais três indicadores de contas a pagar acompanhar?

Comece com três indicadores que sua equipe financeira consiga entender e usar para agir:

Defina de forma consistente o início, o fim e as atividades consideradas antes de comparar os resultados. Por exemplo, decida se o tempo de ciclo termina na aprovação ou no pagamento e quais atividades contam como intervenção manual. Definições consistentes tornam os indicadores úteis para diferentes equipes e períodos de análise.

Contas a pagar e contas a receber: entenda a diferença entre os ciclos

Contas a pagar acompanha o que sua organização deve aos fornecedores e as atividades envolvidas no pagamento. Contas a receber acompanha o que os clientes devem à sua organização e as atividades necessárias para receber esses valores. Os dois ciclos usam os mesmos documentos e regras, como pedido de compra ou nota fiscal de venda, conferência, aprovação e pagamento, mas seguem em direções opostas. Ambos são avaliados com base nas condições acordadas.

O Process Mining analisa os dois ciclos da mesma forma. Ele reconstrói o caminho percorrido por cada nota fiscal para que você compare as condições definidas com o tempo que o trabalho levou na prática e identifique onde se acumulam esperas, retrabalho ou exceções. O Process Mining de contas a receber analisa o ciclo de cobrança.

Onde se acumula o tempo de ciclo das faturas?

O tempo total de ciclo inclui o trabalho ativo e a espera. Com Process Mining em contas a pagar, você acompanha cada fatura pelas atividades registradas e identifica onde as filas se acumulam.

Alguns padrões que vale a pena investigar:

• Filas de aprovação: Uma tarefa de aprovação pode levar minutos, enquanto a fatura espera dias pela aprovação.
• Faturas bloqueadas ou suspensas: Uma divergência no pedido de compra pode impedir o andamento da fatura, mesmo quando o sistema registra um status válido.
• Problemas nos dados cadastrais de fornecedores: Dados ausentes ou divergentes do fornecedor podem exigir correção manual antes que o processamento continue.
• Envios duplicados: Uma fatura enviada por vários canais pode gerar verificações adicionais e retrabalho.
• Exceções na conciliação de três vias: Compare as exceções por fornecedor, tipo de fatura ou outros atributos disponíveis para identificar onde elas se concentram.

Uma taxa alta de exceções, por si só, não explica a causa. Use os caminhos das faturas e os registros de data e hora para descobrir quais exceções levam às esperas mais longas ou a mais retrabalho.

Como investigar o processamento sem intervenção manual e as exceções?

Use o Event Log para diferenciar as faturas que seguem o caminho esperado daquelas que precisam de intervenção. Analise as atividades registradas em cada caso, incluindo validação, conciliação, aprovação, bloqueio e pagamento.

Nas exceções de conciliação de três vias, compare as faturas aprovadas na primeira tentativa com aquelas que precisam de correção ou análise adicional. Confira em que ponto ocorre a exceção, quanto tempo a fatura espera depois disso e se o padrão se repete com determinados fornecedores ou tipos de fatura. Assim, você pode priorizar as exceções que afetam o tempo de ciclo, em vez de tratar todas como igualmente importantes.

De quais dados você precisa?

Comece com um Event Log do seu ERP ou sistema de gestão de faturas. Cada linha deve incluir um ID do caso que identifique a fatura, o nome de uma atividade e um registro de data e hora. Quando disponíveis, adicione atributos relevantes, como fornecedor, tipo e valor da fatura, status da aprovação e data do pagamento.

Os dados precisam vincular as atividades à mesma fatura e organizá-las em ordem cronológica. Confira como o sistema de origem registra status e datas e horários, pois essas definições afetam os indicadores calculados.

Veja de quais dados você precisa

Para ver orientações práticas sobre como preparar e revisar seu Event Log, consulte a documentação de dados para Process Mining.

Como comparar mudanças nas aprovações ou na equipe?

Depois de entender o fluxo atual, use a simulação de processos para comparar possíveis mudanças antes de implementá-las. Por exemplo, compare as regras de aprovação atuais com um cenário que altera o encaminhamento das aprovações, ou compare a capacidade atual com um cenário que amplia a capacidade em uma etapa com restrições.

Avalie cada cenário usando os mesmos indicadores, como tempo de ciclo, taxa de processamento sem intervenção manual e taxa de exceções. Considere os resultados como opções comparáveis, baseadas nas suas premissas, não como resultados garantidos. A comparação pode ajudar você a decidir quais mudanças investigar e a entender as concessões envolvidas.

Como começar a usar Process Mining em contas a pagar?

Escolha uma pergunta para investigar, como por que as faturas não são pagas dentro do prazo ou em que ponto o retrabalho entra no fluxo. Prepare um Event Log com IDs das faturas, atividades, registros de data e hora e atributos relevantes para a sua pergunta. Carregue os dados no ProcessMind e analise os principais caminhos do processo, as filas e as exceções.

Use o que descobrir para decidir o que analisar em seguida, documentar um processo desejado ou comparar cenários. O Process Mining mostra o que os dados registrados permitem concluir, e os resultados dependem dos dados e das premissas usados.

Veja como a análise funciona, passo a passo

Carregue um arquivo de contas a pagar e veja o fluxo

Os dados de contas a pagar já estão no seu ERP. Comece com um arquivo de dados e use o teste grátis para ver como as faturas percorrem seu processo.

Carregue um arquivo de contas a pagar e veja o fluxo