Průvodce process miningem procesu závazků

Najděte zdržení v procesu závazků

Nahrajte záznam událostí a zjistěte, jak proces závazků skutečně probíhá: kde faktury čekají, jakými cestami procházejí a jak často se práce opakuje nebo blokuje. Z dat událostí změřte dobu zpracování faktur, podíl faktur zpracovaných bez zásahu a míru výjimek. Poté porovnejte možnosti, například změnu pravidel schvalování nebo navýšení kapacity.

Proč analyzovat závazky?

Týmy závazků zpracovávají velké množství faktur, schválení, výjimek a plateb. Zpoždění mohou vést k pozdním platbám, napjatým vztahům s dodavateli a opakované práci. Běžné reporty často ukazují souhrnné hodnoty, ale neprozradí, kde se hromadí čekání ani které cesty faktur vedou k největšímu počtu výjimek.

Znalosti o procesu mohou být rozptýlené mezi postupy, systémovými reporty a zkušenostmi týmu. Process mining propojí data událostí a ukáže, jak práce skutečně probíhá. Zdržení tak můžete prověřovat na základě dat, ne domněnek.

Které tři ukazatele závazků sledovat?

Začněte třemi ukazateli, kterým váš finanční tým rozumí a může podle nich jednat:

Než začnete výsledky porovnávat, jednotně určete začátek, konec a aktivity, které do výpočtu zahrnete. Rozhodněte například, zda doba zpracování končí schválením, nebo až platbou a které aktivity se počítají jako ruční zásah. Jednotné definice umožní ukazatele smysluplně porovnávat mezi týmy i vykazovanými obdobími.

Závazky a pohledávky: v čem se jejich procesy liší

Závazky zachycují, kolik vaše organizace dluží dodavatelům a jak probíhá jejich úhrada. Pohledávky zachycují, kolik dluží zákazníci vaší organizaci a jak probíhá vymáhání plateb. V obou procesech se pracuje se stejnými typy dokladů a kroky, například objednávkou nebo prodejní fakturou, párováním, schválením a platbou. Procesy však probíhají opačným směrem a v obou případech se měří podle dohodnutých podmínek.

Process mining analyzuje oba procesy stejným způsobem. Zrekonstruuje cestu každé faktury, takže můžete porovnat dohodnuté podmínky se skutečnou dobou zpracování a zjistit, kde se hromadí čekání, přepracování nebo výjimky. Process mining pohledávek se zaměřuje na vymáhání plateb.

Kde se ztrácí čas při zpracování faktur?

Celková doba zpracování zahrnuje aktivní práci i čekání. Process mining závazků vám umožní sledovat jednotlivé faktury podle zaznamenaných aktivit a zjistit, kde se tvoří fronty.

Prověřte například tyto časté situace:

• Fronty na schválení: Samotné schválení může trvat několik minut, ale faktura může na schvalovatele čekat celé dny.
• Blokované nebo pozastavené faktury: Nesoulad s objednávkou může fakturu zadržet, i když ji systém eviduje se stavem, který vypadá v pořádku.
• Problémy s kmenovými daty dodavatelů: Chybějící nebo nesprávné údaje o dodavateli mohou vyžadovat ruční opravu, než bude možné pokračovat.
• Duplicitní podání: Faktura zaslaná více kanály může vést k dalším kontrolám a přepracování.
• Výjimky při párování tří dokladů: Porovnejte výjimky podle dodavatele, typu faktury nebo jiných dostupných údajů a zjistěte, kde se soustřeďují.

Samotná vysoká míra výjimek nevysvětluje jejich příčinu. Projděte cesty faktur a časová razítka a zjistěte, které výjimky vedou k nejdelšímu čekání nebo největšímu množství opakované práce.

Jak prověřit zpracování bez zásahu a výjimky?

V záznamu událostí rozlište faktury, které procházejí očekávanou cestou, od těch, jež vyžadují zásah. Projděte aktivity zaznamenané u každého případu, například ověření, párování, schválení, blokaci a platbu.

U výjimek při párování tří dokladů porovnejte faktury, které projdou napoprvé, s těmi, jež vyžadují opravu nebo další kontrolu. Zjistěte, kdy výjimka nastává, jak dlouho pak faktura čeká a zda se problém opakuje u konkrétních dodavatelů nebo typů faktur. Zaměříte se tak na výjimky, které prodlužují dobu zpracování, místo abyste všechny považovali za stejně závažné.

Jaká data potřebujete?

Začněte záznamem událostí z ERP nebo systému pro správu faktur. Každý řádek by měl obsahovat ID případu, které identifikuje fakturu, název aktivity a časové razítko. Pokud jsou k dispozici, přidejte další údaje, například dodavatele, typ faktury, částku, stav schválení a datum platby.

Data musí přiřazovat aktivity ke stejné faktuře a řadit je chronologicky. Ověřte, jak zdrojový systém zaznamenává stavy a časová razítka, protože jejich definice ovlivňují vypočítané ukazatele.

Zjistěte, jaká data potřebujete

Praktický návod na přípravu a kontrolu záznamu událostí najdete v dokumentaci k datům pro process mining.

Jak porovnat změny schvalování nebo kapacity?

Jakmile porozumíte současnému průběhu, pomocí simulace procesů porovnejte možné změny ještě před jejich zavedením. Můžete například porovnat stávající pravidla schvalování se scénářem, který mění směrování schválení, nebo současnou kapacitu se scénářem, který ji navýší v omezeném kroku.

Každý scénář vyhodnoťte podle stejných ukazatelů, například doby zpracování, podílu faktur zpracovaných bez zásahu a míry výjimek. Výsledky berte jako porovnání možností založené na vašich předpokladech, nikoli jako zaručený výsledek. Pomohou vám rozhodnout, které změny prověřit a jaké kompromisy přinášejí.

Jak začít s process miningem závazků?

Vyberte jednu otázku, kterou chcete prověřit, například proč faktury nedodržují platební podmínky nebo kde se do procesu vrací opakovaná práce. Připravte záznam událostí s ID faktur, aktivitami, časovými razítky a údaji souvisejícími s vaší otázkou. Nahrajte výpis do ProcessMind a prohlédněte si hlavní cesty procesem, fronty a výjimky.

Na základě zjištění rozhodněte, co prověřit dál, zdokumentujte cílový proces nebo porovnejte scénáře. Process mining ukazuje to, co lze vyčíst ze zaznamenaných dat. Výsledky závisí na použitých datech a předpokladech.

Podívejte se, jak analýza probíhá krok za krokem

Nahrajte výpis a prohlédněte si průběh faktur

Data o závazcích už máte v ERP. Začněte jedním výpisem a ve zkušební verzi si prohlédněte, jak faktury procházejí vaším procesem.

Nahrajte výpis a prohlédněte si průběh faktur