Przewodnik po process mining w procesie zobowiązań

Znajdź opóźnienia w procesie obsługi zobowiązań

Prześlij dziennik zdarzeń, aby sprawdzić, jak przebiega obsługa zobowiązań: gdzie faktury czekają, jaką ścieżką przechodzą i jak często praca jest powtarzana lub blokowana. Na podstawie danych o zdarzeniach zmierz czas obsługi faktur, odsetek faktur obsługiwanych bez ręcznej interwencji i odsetek wyjątków. Następnie porównaj możliwe rozwiązania, takie jak zmiana zasad akceptacji lub zwiększenie zasobów.

Po co analizować proces obsługi zobowiązań?

Zespoły AP obsługują duże liczby faktur, akceptacje, wyjątki i płatności. Opóźnienia mogą prowadzić do nieterminowych płatności, pogorszenia relacji z dostawcami i ponownej pracy. Standardowe raporty często pokazują sumy, ale nie wskazują, gdzie gromadzą się opóźnienia ani które ścieżki faktur generują najwięcej wyjątków.

Wiedza o procesie może być rozproszona między procedurami, raportami systemowymi i doświadczeniem zespołu. Process mining łączy dane o zdarzeniach i pokazuje rzeczywisty przebieg pracy, dzięki czemu można badać opóźnienia na podstawie danych, a nie przypuszczeń.

Które trzy wskaźniki procesu AP warto mierzyć?

Warto zacząć od trzech wskaźników, które zespół finansowy może łatwo zrozumieć i wykorzystać:

Przed porównaniem wyników ustal spójne definicje początku, końca i uwzględnianych czynności. Zdecyduj na przykład, czy czas obsługi kończy się w chwili akceptacji, czy płatności, oraz które czynności uznaje się za ręczną interwencję. Spójne definicje pozwalają porównywać wskaźniki między zespołami i okresami raportowania.

Zobowiązania a należności: czym różnią się te procesy?

Proces zobowiązań obejmuje kwoty należne dostawcom i pracę związaną z ich opłacaniem. Proces należności dotyczy kwot, które klienci są winni organizacji, oraz działań związanych z ich odzyskiwaniem. Oba procesy opierają się na dokumentach i podobnych zasadach, takich jak zamówienie lub faktura sprzedaży, dopasowanie, akceptacja i płatność, ale przebiegają w przeciwnych kierunkach. W obu przypadkach wyniki porównuje się z uzgodnionymi warunkami.

Process mining analizuje oba procesy w ten sam sposób. Odtwarza ścieżkę każdej faktury, dzięki czemu można porównać uzgodnione warunki z rzeczywistym czasem obsługi oraz sprawdzić, gdzie gromadzą się oczekiwanie, ponowna praca i wyjątki. Process mining w procesie należności obejmuje etap odzyskiwania należności.

Na co składa się czas obsługi faktury?

Całkowity czas obsługi obejmuje zarówno aktywną pracę, jak i oczekiwanie. Process mining w procesie zobowiązań pozwala prześledzić zarejestrowane czynności dotyczące każdej faktury i sprawdzić, gdzie tworzą się kolejki.

Warto sprawdzić między innymi następujące sytuacje:

• Kolejki akceptacji: Sama akceptacja może zająć kilka minut, ale faktura może czekać na osobę akceptującą przez kilka dni.
• Zablokowane lub wstrzymane faktury: Niezgodność z zamówieniem może zatrzymać fakturę, nawet jeśli system rejestruje ją ze statusem wskazującym na poprawność.
• Problemy z danymi dostawcy: Brakujące lub niezgodne dane dostawcy mogą wymagać ręcznej korekty przed wznowieniem obsługi.
• Duplikaty zgłoszeń: Faktura przesłana kilkoma kanałami może wymagać dodatkowych kontroli i ponownej pracy.
• Wyjątki przy dopasowaniu trójstronnym: Porównaj wyjątki według dostawcy, rodzaju faktury lub innych dostępnych atrybutów, aby sprawdzić, gdzie się koncentrują.

Sam wysoki odsetek wyjątków nie wyjaśnia ich przyczyny. Przeanalizuj ścieżki faktur i znaczniki czasu, aby ustalić, które wyjątki powodują najdłuższe oczekiwanie lub najwięcej powtarzanej pracy.

Jak analizować obsługę bez ręcznej interwencji i wyjątki?

Skorzystaj z dziennika zdarzeń, aby odróżnić faktury przechodzące oczekiwaną ścieżkę od tych, które wymagają interwencji. Sprawdź czynności zarejestrowane dla każdej sprawy, w tym walidację, dopasowanie, akceptację, blokadę i płatność.

W przypadku wyjątków przy dopasowaniu trójstronnym porównaj faktury zaakceptowane przy pierwszej próbie z tymi, które wymagały korekty lub dodatkowej kontroli. Sprawdź, na którym etapie pojawia się wyjątek, jak długo faktura czeka później i czy problem powtarza się u określonych dostawców lub w przypadku konkretnych rodzajów faktur. Dzięki temu można skupić się na wyjątkach wpływających na czas obsługi, zamiast traktować je jednakowo.

Jakich danych potrzeba?

Zacznij od dziennika zdarzeń z systemu ERP lub systemu do zarządzania fakturami. Każdy wiersz powinien zawierać identyfikator sprawy wskazujący fakturę, nazwę czynności i znacznik czasu. Jeśli są dostępne, dodaj przydatne atrybuty, takie jak dostawca, rodzaj faktury, kwota, status akceptacji i data płatności.

Dane powinny łączyć czynności dotyczące tej samej faktury i układać je chronologicznie. Sprawdź, jak system źródłowy zapisuje statusy i znaczniki czasu, ponieważ te definicje wpływają na obliczane wskaźniki.

Sprawdź, jakich danych potrzeba

Praktyczne wskazówki dotyczące przygotowania i weryfikacji dziennika zdarzeń znajdą Państwo w dokumentacji danych do process mining.

Jak porównać zmiany w akceptacji lub obsadzie?

Gdy znany jest już obecny przebieg procesu, można użyć symulacji procesów, aby porównać możliwe zmiany przed ich wprowadzeniem. Warto na przykład zestawić obecne zasady akceptacji ze scenariuszem zmieniającym kierowanie akceptacji albo porównać obecną dostępność zasobów ze scenariuszem zwiększającym ich liczbę na etapie o ograniczonej przepustowości.

Oceń każdy scenariusz za pomocą tych samych wskaźników, takich jak czas obsługi, odsetek faktur obsługiwanych bez ręcznej interwencji i odsetek wyjątków. Traktuj wyniki jako porównywalne warianty oparte na przyjętych założeniach, a nie gwarantowane rezultaty. Porównanie może pomóc zdecydować, które zmiany warto dokładniej przeanalizować i jakie wiążą się z nimi kompromisy.

Jak rozpocząć process mining w procesie AP?

Wybierz jedno zagadnienie do zbadania, na przykład przyczyny niedotrzymywania terminów płatności lub miejsce, w którym pojawia się ponowna praca. Przygotuj dziennik zdarzeń zawierający identyfikatory faktur, czynności, znaczniki czasu i atrybuty związane z wybranym zagadnieniem. Prześlij dane do ProcessMind, a następnie przeanalizuj główne ścieżki procesu, kolejki i wyjątki.

Na podstawie wyników zdecyduj, co sprawdzić dalej, udokumentuj docelowy proces lub porównaj scenariusze. Process mining pokazuje to, co można wywnioskować z zarejestrowanych danych. Wyniki zależą od użytych danych i założeń.

Zobacz, jak przebiega analiza

Wczytaj dane AP i zobacz przebieg procesu

Dane AP są już w systemie ERP. Zacznij od jednego zestawu danych i skorzystaj z okresu próbnego, aby sprawdzić, jak faktury przechodzą przez proces.

Wczytaj dane AP i zobacz przebieg procesu