Accounts Payable folyamatok elemzése process mininggel

Találja meg a késedelmek okát a szállítói számlák kezelésében

Töltse fel az eseménynaplót, és nézze meg, hogyan zajlik valójában a szállítói számlák kezelése: hol várakoznak a számlák, milyen útvonalakat követnek, és milyen gyakran ismétlődik vagy akad el a munka. Az eseményadatok alapján mérje meg a számlák átfutási idejét, az érintésmentes feldolgozás és a kivételek arányát, majd hasonlítsa össze a lehetőségeket, például a jóváhagyási szabályok módosítását vagy a kapacitás bővítését.

Miért érdemes elemezni a szállítói számlák kezelését?

A szállítói számlákkal foglalkozó csapatok nagy mennyiségű számlát, jóváhagyást, kivételt és kifizetést kezelnek. A késedelmes fizetés ronthatja a beszállítói kapcsolatokat, és újramunkát okozhat. A szokásos jelentések gyakran csak az összesített adatokat mutatják meg, azt viszont nem, hol gyűlik össze a várakozási idő, vagy mely számlautak vezetnek a legtöbb kivételhez.

A folyamatokról szóló tudás eloszolhat az eljárásrendek, a rendszerjelentések és a csapat tapasztalatai között. A process mining egy helyen elemzi az eseményadatokat, és megmutatja, hogyan halad valójában a munka. Így feltételezések helyett adatok alapján vizsgálhatja meg a késedelmeket.

Melyik három mutatót érdemes követni a szállítói számláknál?

Kezdje három olyan mutatóval, amelyet a pénzügyi csapat értelmezni és használni is tud:

Az eredmények összehasonlítása előtt egységesen határozza meg a kezdő- és végpontot, valamint a beszámítandó tevékenységeket. Döntse el például, hogy az átfutási idő a jóváhagyáskor vagy a kifizetéskor ér véget, és mely tevékenységek számítanak manuális beavatkozásnak. Az egységes definíciók révén a mutatók csapatok és jelentési időszakok között is összehasonlíthatók.

Szállítói és vevői számlák: miben különbözik a két folyamat?

A szállítói számlák kezelése azt követi, hogy mivel tartozik a szervezet a beszállítóinak, és milyen munka szükséges a kifizetéshez. A vevői számlák kezelése azt mutatja meg, mivel tartoznak az ügyfelek a szervezetnek, és milyen munka szükséges a pénz beszedéséhez. Mindkét folyamat dokumentumokra és szabályokra épül, például megrendelésre vagy számlára, egyeztetésre, jóváhagyásra és fizetésre, de ellentétes irányú. Mindkettőt az elfogadott feltételekhez mérik.

A process mining mindkét folyamatot ugyanúgy elemzi. Rekonstruálja az egyes számlák útját, így összevetheti a vállalt határidőket a tényleges feldolgozási idővel, és láthatja, hol gyűlik össze a várakozás, az újramunka vagy a kivétel. A vevői számlák folyamatának process mining elemzése a pénzbeszedési oldalt mutatja be.

Miből áll össze a számlák átfutási ideje?

A teljes átfutási időbe az aktív munka és a várakozás is beleszámít. A szállítói számlák process mining elemzésével végigkövetheti az egyes számlák rögzített tevékenységeit, és láthatja, hol torlódik fel a munka.

Érdemes például a következő jelenségeket megvizsgálni:

• Jóváhagyási sorok: Maga a jóváhagyás percekig tarthat, miközben a számla napokig vár a jóváhagyóra.
• Zárolt vagy félretett számlák: A megrendelés és a számla eltérése akkor is visszatarthatja a számlát, ha a rendszer érvényes státuszt rögzít.
• Beszállítói törzsadatok hibái: Hiányzó vagy eltérő beszállítói adatok esetén manuális javításra lehet szükség a feldolgozás folytatásához.
• Többször beküldött számlák: Ha ugyanaz a számla több csatornán érkezik be, további ellenőrzésekre és újramunkára lehet szükség.
• Háromoldalú egyeztetés kivételei: Hasonlítsa össze a kivételeket beszállító, számlatípus vagy más elérhető jellemző szerint, hogy lássa, hol csoportosulnak.

A magas kivételi arány önmagában nem árulja el az okot. A számlák útvonalai és időbélyegei alapján keresse meg, mely kivételek okozzák a leghosszabb várakozást vagy a legtöbb ismételt munkát.

Hogyan vizsgálhatja meg az érintésmentes feldolgozást és a kivételeket?

Az eseménynapló segítségével különítse el a várt útvonalon haladó számlákat azoktól, amelyek beavatkozást igényelnek. Tekintse át az egyes esetekhez rögzített tevékenységeket, például az ellenőrzést, az egyeztetést, a jóváhagyást, a zárolást és a kifizetést.

A háromoldalú egyeztetés kivételeinél hasonlítsa össze az elsőre megfelelő számlákat azokkal, amelyeket javítani vagy külön ellenőrizni kell. Nézze meg, hol merül fel a kivétel, mennyit vár utána a számla, és ismétlődik-e a jelenség bizonyos beszállítóknál vagy számlatípusoknál. Így azokra a kivételekre összpontosíthat, amelyek befolyásolják az átfutási időt, ahelyett, hogy mindegyiket egyformán fontosnak tekintené.

Milyen adatokra van szüksége?

Kezdje egy ERP- vagy számlakezelő rendszerből származó eseménynaplóval. Minden sornak tartalmaznia kell a számlát azonosító esetazonosítót, a tevékenység nevét és az időbélyeget. Ha rendelkezésre állnak, vegyen fel további jellemzőket is, például a beszállítót, a számlatípust, az összeget, a jóváhagyási státuszt és a fizetés dátumát.

Az adatokban az egyes tevékenységeknek ugyanahhoz a számlához kell kapcsolódniuk, és időrendben kell követniük egymást. Ellenőrizze, hogyan rögzíti a forrásrendszer a státuszokat és az időbélyegeket, mert ezek definíciója befolyásolja a kiszámított mutatókat.

Nézze meg, milyen adatokra van szüksége

Az eseménynapló előkészítéséhez és ellenőrzéséhez olvassa el a process mining adatdokumentációját.

Hogyan hasonlíthatja össze a jóváhagyási vagy létszámbeli változtatásokat?

Ha már ismeri a jelenlegi folyamatot, a változtatások bevezetése előtt hasonlítsa össze a lehetséges megoldásokat folyamatszimulációval. Például vesse össze a jelenlegi jóváhagyási szabályokat egy módosított jóváhagyási útvonallal, vagy a meglévő kapacitást egy olyan forgatókönyvvel, amely növeli a kapacitást egy szűk keresztmetszetnél.

Minden forgatókönyvet ugyanazokkal a mutatókkal értékeljen, például az átfutási idő, az érintésmentes feldolgozás és a kivételek aránya alapján. Az eredményeket a feltételezéseire épülő, összehasonlítható lehetőségként kezelje, ne garantált kimenetként. Az összevetés segíthet eldönteni, mely változtatásokat érdemes tovább vizsgálni, és milyen kompromisszumokkal járnak.

Hogyan kezdjen hozzá a szállítói számlák process mining elemzéséhez?

Válasszon ki egy vizsgálandó kérdést, például azt, hogy miért csúsznak ki a számlák a fizetési határidőből, vagy hol jelenik meg újramunka a folyamatban. Készítsen eseménynaplót a számlaazonosítókkal, tevékenységekkel, időbélyegekkel és a kérdéséhez szükséges jellemzőkkel. Töltse fel az adatokat a ProcessMindbe, majd tekintse át a fő folyamatútvonalakat, a várakozási sorokat és a kivételeket.

Az eredmények alapján döntse el, mit vizsgál meg legközelebb, dokumentáljon egy célfolyamatot, vagy hasonlítson össze forgatókönyveket. A process mining azt mutatja meg, mire adnak választ a rögzített adatok. Az eredmények az adatoktól és az alkalmazott feltételezésektől függenek.

Nézze meg lépésről lépésre, hogyan működik az elemzés

Töltsön fel egy adatfájlt, és nézze meg a folyamatot

A szállítói számlák adatai már az ERP-rendszerében vannak. Kezdjen egy adatfájllal, és próbaverzióban nézze meg, hogyan haladnak végig a számlák a folyamaton.

Töltsön fel egy adatfájlt, és nézze meg a folyamatot