คู่มือวิเคราะห์กระบวนการเจ้าหนี้การค้าด้วย process mining

หาจุดล่าช้าในกระบวนการเจ้าหนี้การค้า

อัปโหลดบันทึกเหตุการณ์เพื่อดูว่ากระบวนการเจ้าหนี้การค้าทำงานจริงอย่างไร ใบแจ้งหนี้รอตรงไหน ผ่านเส้นทางใด และมีงานที่ต้องทำซ้ำหรือติดขัดบ่อยแค่ไหน ใช้ข้อมูลเหตุการณ์วัดระยะเวลาดำเนินการ อัตราการประมวลผลโดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง และอัตราข้อยกเว้น จากนั้นเปรียบเทียบทางเลือก เช่น เปลี่ยนกฎการอนุมัติหรือเพิ่มกำลังคน.

ทำไมจึงควรวิเคราะห์กระบวนการเจ้าหนี้การค้า?

ทีมเจ้าหนี้การค้าต้องจัดการใบแจ้งหนี้จำนวนมาก การอนุมัติ ข้อยกเว้น และการชำระเงิน ความล่าช้าอาจทำให้จ่ายเงินไม่ทันกำหนด กระทบความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ และเกิดงานแก้ไขซ้ำ รายงานทั่วไปมักแสดงยอดรวม แต่ไม่แสดงว่าเวลาสะสมตรงไหน หรือเส้นทางใบแจ้งหนี้ใดทำให้เกิดข้อยกเว้นมากที่สุด.

ความรู้เกี่ยวกับกระบวนการอาจกระจายอยู่ในคู่มือ รายงานจากระบบ และประสบการณ์ของทีม process mining รวบรวมข้อมูลเหตุการณ์มาแสดงให้เห็นว่างานดำเนินไปจริงอย่างไร คุณจึงตรวจสอบความล่าช้าได้จากหลักฐาน แทนการคาดเดา.

ควรติดตามตัวชี้วัดเจ้าหนี้การค้า 3 รายการใดบ้าง?

เริ่มจากตัวชี้วัด 3 รายการที่ทีมการเงินเข้าใจและนำไปดำเนินการต่อได้

กำหนดจุดเริ่มต้น จุดสิ้นสุด และกิจกรรมที่นับให้ตรงกันก่อนเปรียบเทียบผล ตัวอย่างเช่น ตกลงกันว่าจะนับระยะเวลาดำเนินการถึงขั้นอนุมัติหรือขั้นชำระเงิน และกิจกรรมใดถือเป็นการดำเนินการด้วยตนเอง เมื่อนิยามตรงกัน ทีมต่าง ๆ ก็ใช้ตัวชี้วัดเปรียบเทียบกันได้ในแต่ละช่วงเวลารายงาน.

เจ้าหนี้การค้ากับลูกหนี้การค้า ต่างกันอย่างไร

กระบวนการเจ้าหนี้การค้าติดตามยอดที่องค์กรต้องจ่ายให้ซัพพลายเออร์และงานที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงิน ส่วนกระบวนการลูกหนี้การค้าติดตามยอดที่ลูกค้าต้องจ่ายให้องค์กรและงานที่เกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงิน ทั้งสองกระบวนการใช้เอกสารและกฎที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบสั่งซื้อหรือใบแจ้งหนี้การขาย การจับคู่ การอนุมัติ และการชำระเงิน แต่ดำเนินไปคนละทิศทาง และวัดผลตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้.

process mining วิเคราะห์วงจรทั้งสองแบบเดียวกัน โดยสร้างเส้นทางที่ใบแจ้งหนี้แต่ละรายการผ่านขึ้นมาใหม่ คุณจึงเปรียบเทียบเงื่อนไขที่กำหนดไว้กับเวลาที่ใช้จริง และดูได้ว่าการรอ งานแก้ไขซ้ำ หรือข้อยกเว้นสะสมตรงไหน ดู process mining สำหรับกระบวนการลูกหนี้การค้า เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับการเรียกเก็บเงิน.

เวลาที่ใช้ดำเนินการใบแจ้งหนี้หมดไปกับอะไรบ้าง?

ระยะเวลาดำเนินการทั้งหมดรวมทั้งเวลาทำงานและเวลารอ process mining สำหรับกระบวนการเจ้าหนี้การค้าช่วยติดตามกิจกรรมที่บันทึกไว้ของใบแจ้งหนี้แต่ละรายการ และแสดงให้เห็นว่าคิวงานสะสมตรงไหน.

รูปแบบที่ควรตรวจสอบมีดังนี้

• คิวรออนุมัติ: งานอนุมัติอาจใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที แต่ใบแจ้งหนี้อาจรอผู้อนุมัติหลายวัน
• ใบแจ้งหนี้ที่ถูกระงับหรือพักไว้: ข้อมูลใบสั่งซื้อไม่ตรงกันอาจทำให้ใบแจ้งหนี้ค้าง แม้ระบบจะแสดงสถานะว่าถูกต้อง
• ปัญหาข้อมูลหลักของซัพพลายเออร์: ข้อมูลผู้ขายที่ขาดหายหรือไม่ตรงกันอาจต้องแก้ไขด้วยตนเองก่อนดำเนินการต่อ
• การส่งใบแจ้งหนี้ซ้ำ: ใบแจ้งหนี้ที่ส่งผ่านหลายช่องทางอาจต้องตรวจสอบและแก้ไขซ้ำเพิ่มเติม
• ข้อยกเว้นจากการจับคู่สามทาง: เปรียบเทียบข้อยกเว้นตามซัพพลายเออร์ ประเภทใบแจ้งหนี้ หรือข้อมูลอื่นที่มี เพื่อดูว่ากระจุกตัวอยู่ที่ใด.

อัตราข้อยกเว้นที่สูงเพียงอย่างเดียวไม่ได้บอกสาเหตุ ใช้เส้นทางใบแจ้งหนี้และการประทับเวลาเพื่อค้นหาว่าข้อยกเว้นใดทำให้รอนานที่สุดหรือต้องทำงานซ้ำมากที่สุด.

จะตรวจสอบการประมวลผลโดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเองและข้อยกเว้นได้อย่างไร?

ใช้บันทึกเหตุการณ์แยกใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามเส้นทางที่คาดไว้กับรายการที่ต้องมีคนเข้ามาดำเนินการ ตรวจสอบกิจกรรมที่บันทึกไว้ในแต่ละกรณี เช่น การตรวจสอบความถูกต้อง การจับคู่ การอนุมัติ การระงับ และการชำระเงิน.

สำหรับข้อยกเว้นในการจับคู่สามทาง ให้เปรียบเทียบใบแจ้งหนี้ที่ผ่านตั้งแต่ครั้งแรกกับรายการที่ต้องแก้ไขหรือตรวจสอบเพิ่มเติม ดูว่าข้อยกเว้นเกิดขึ้นตรงไหน ใบแจ้งหนี้ต้องรอนานเท่าใดหลังจากนั้น และปัญหาเกิดซ้ำกับซัพพลายเออร์หรือประเภทใบแจ้งหนี้ใด วิธีนี้ช่วยให้คุณมุ่งตรวจสอบข้อยกเว้นที่กระทบระยะเวลาดำเนินการ แทนการมองว่าทุกกรณีสำคัญเท่ากัน.

ต้องใช้ข้อมูลอะไรบ้าง?

เริ่มจากบันทึกเหตุการณ์ที่ดึงจาก ERP หรือระบบจัดการใบแจ้งหนี้ แต่ละแถวควรมี ID กรณีที่ระบุใบแจ้งหนี้ ชื่อกิจกรรม และการประทับเวลา หากมี ให้เพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น ซัพพลายเออร์ ประเภทใบแจ้งหนี้ จำนวนเงิน สถานะการอนุมัติ และวันที่ชำระเงิน.

ข้อมูลควรเชื่อมกิจกรรมต่าง ๆ เข้ากับใบแจ้งหนี้เดียวกันและเรียงตามลำดับเวลา ตรวจสอบวิธีที่ระบบต้นทางบันทึกสถานะและการประทับเวลา เพราะนิยามเหล่านี้ส่งผลต่อการคำนวณตัวชี้วัด.

ดูว่าต้องใช้ข้อมูลอะไรบ้าง

ดูคำแนะนำเชิงปฏิบัติในการเตรียมและตรวจสอบบันทึกเหตุการณ์ได้ที่เอกสารข้อมูลสำหรับ process mining.

จะเปรียบเทียบการเปลี่ยนขั้นตอนอนุมัติหรือการจัดกำลังคนได้อย่างไร?

เมื่อเข้าใจกระบวนการปัจจุบันแล้ว ใช้การจำลองกระบวนการเปรียบเทียบทางเลือกก่อนลงมือเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น เปรียบเทียบกฎการอนุมัติปัจจุบันกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนเส้นทางอนุมัติ หรือเปรียบเทียบกำลังคนปัจจุบันกับสถานการณ์ที่เพิ่มกำลังคนในขั้นตอนที่มีข้อจำกัด.

ประเมินแต่ละสถานการณ์ด้วยตัวชี้วัดชุดเดียวกัน เช่น ระยะเวลาดำเนินการ อัตราการประมวลผลโดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง และอัตราข้อยกเว้น มองผลลัพธ์เป็นทางเลือกที่เปรียบเทียบกันได้ภายใต้สมมติฐานที่กำหนด ไม่ใช่ผลลัพธ์ที่รับประกัน การเปรียบเทียบช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าจะตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงใดต่อ และเข้าใจข้อแลกเปลี่ยนของแต่ละทางเลือก.

เริ่มต้นใช้ process mining กับกระบวนการเจ้าหนี้การค้าอย่างไร?

เลือกคำถามหนึ่งข้อที่ต้องการตรวจสอบ เช่น ทำไมใบแจ้งหนี้จึงชำระไม่ทันกำหนด หรือมีงานแก้ไขซ้ำเกิดขึ้นตรงไหน เตรียมบันทึกเหตุการณ์ที่มี ID ใบแจ้งหนี้ กิจกรรม การประทับเวลา และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคำถาม อัปโหลดข้อมูลไปยัง ProcessMind แล้วตรวจสอบเส้นทางหลักของกระบวนการ คิวงาน และข้อยกเว้น.

ใช้สิ่งที่ค้นพบตัดสินใจว่าจะตรวจสอบเรื่องใดต่อ จัดทำเอกสารกระบวนการเป้าหมาย หรือเปรียบเทียบสถานการณ์ process mining แสดงสิ่งที่ข้อมูลที่บันทึกไว้รองรับได้ และผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับข้อมูลและสมมติฐานที่คุณใช้.

ดูขั้นตอนการวิเคราะห์

อัปโหลดข้อมูลเจ้าหนี้การค้าหนึ่งชุดเพื่อดูการไหลของงาน

ข้อมูลเจ้าหนี้การค้าของคุณมีอยู่ใน ERP แล้ว เริ่มจากข้อมูลที่ดึงออกมาเพียงชุดเดียว แล้วใช้ทดลองใช้ฟรีเพื่อดูว่าใบแจ้งหนี้เคลื่อนผ่านกระบวนการอย่างไร.

อัปโหลดข้อมูลเจ้าหนี้การค้าหนึ่งชุดเพื่อดูการไหลของงาน