Process mining voor crediteurenbeheer

Vind vertragingen in je crediteurenproces

Upload het event log en zie hoe crediteurenbeheer in de praktijk verloopt. Ontdek waar facturen wachten, welke routes ze volgen en hoe vaak werk wordt herhaald of vastloopt. Meet met eventdata de doorlooptijd van facturen, het percentage facturen dat zonder handmatige tussenkomst wordt verwerkt en het aantal uitzonderingen. Vergelijk vervolgens opties, zoals andere goedkeuringsregels of extra capaciteit.

Waarom het crediteurenproces analyseren?

Crediteurenteams verwerken grote aantallen facturen, goedkeuringen, uitzonderingen en betalingen. Vertraging kan leiden tot te late betalingen, onder druk staande leveranciersrelaties en herstelwerk. Standaardrapporten tonen vaak totalen, maar niet waar tijd verloren gaat of welke factuurroutes de meeste uitzonderingen opleveren.

Proceskennis staat vaak verspreid over procedures, systeemrapporten en de ervaring van het team. Process mining brengt eventdata samen en laat zien hoe het werk in de praktijk verloopt. Zo onderzoek je vertragingen op basis van feiten, niet van aannames.

Welke drie kengetallen voor crediteuren houd je bij?

Begin met drie kengetallen die je financiële team begrijpt en kan gebruiken:

Spreek vaste definities af voor het begin, het einde en de activiteiten die meetellen voordat je resultaten vergelijkt. Bepaal bijvoorbeeld of de doorlooptijd eindigt bij goedkeuring of betaling en welke activiteiten als handmatige tussenkomst tellen. Met vaste definities kun je de kengetallen tussen teams en rapportageperioden vergelijken.

Crediteuren en debiteuren: wat is het verschil tussen de twee processen?

Crediteurenbeheer houdt bij wat je organisatie aan leveranciers verschuldigd is en welk werk nodig is om die betalingen te doen. Debiteurenbeheer houdt bij wat klanten aan je organisatie verschuldigd zijn en welk werk nodig is om het geld te innen. Beide processen draaien om dezelfde documenten en regels, zoals een inkooporder of verkoopfactuur, een match, een goedkeuring en een betaling. De richting is alleen omgekeerd. In beide gevallen toets je aan de afgesproken voorwaarden.

Met process mining analyseer je beide processen op dezelfde manier. Je reconstrueert de route van elke factuur en vergelijkt de afgesproken termijnen met de werkelijke doorlooptijd. Zo zie je waar wachttijden, herstelwerk of uitzonderingen zich opstapelen. Process mining voor debiteurenbeheer richt zich op het innen van betalingen.

Waar gaat de doorlooptijd van facturen naartoe?

De totale doorlooptijd bestaat uit actief werk en wachttijd. Met process mining voor crediteuren volg je elke factuur langs de geregistreerde activiteiten en zie je waar wachtrijen ontstaan.

Veelvoorkomende patronen om te onderzoeken:

• Goedkeuringswachtrijen: Een goedkeuring kan minuten kosten, terwijl de factuur dagen op een goedkeurder wacht.
• Geblokkeerde of geparkeerde facturen: Een verschil met de inkooporder kan een factuur tegenhouden, ook als het systeem een geldige status registreert.
• Problemen met stamgegevens van leveranciers: Ontbrekende of afwijkende leveranciersgegevens moeten soms handmatig worden gecorrigeerd voordat de verwerking verder kan.
• Dubbel ingediende facturen: Een factuur die via meerdere kanalen binnenkomt, kan extra controles en herstelwerk opleveren.
• Uitzonderingen bij de driewegmatch: Vergelijk uitzonderingen per leverancier, factuurtype of ander beschikbaar attribuut om te zien waar ze zich concentreren.

Een hoog uitzonderingspercentage verklaart op zichzelf niet wat de oorzaak is. Gebruik factuurroutes en timestamps om te achterhalen welke uitzonderingen tot de langste wachttijden of het meeste herhaalde werk leiden.

Hoe onderzoek je verwerking zonder handmatige tussenkomst en uitzonderingen?

Gebruik het event log om facturen die de verwachte route volgen te onderscheiden van facturen waarbij tussenkomst nodig is. Bekijk de activiteiten die voor elke case zijn vastgelegd, zoals validatie, matching, goedkeuring, blokkering en betaling.

Vergelijk bij uitzonderingen in de driewegmatch facturen die in één keer goed gaan met facturen die correctie of extra controle nodig hebben. Kijk waar de uitzondering optreedt, hoe lang de factuur daarna wacht en of het patroon terugkomt bij bepaalde leveranciers of factuurtypen. Zo richt je je op uitzonderingen die de doorlooptijd beïnvloeden, in plaats van ze allemaal even zwaar te laten wegen.

Welke data heb je nodig?

Begin met een event log uit je ERP- of factuurbeheersysteem. Elke rij bevat een case-ID voor de factuur, een activiteitsnaam en een timestamp. Voeg waar mogelijk relevante attributen toe, zoals leverancier, factuurtype, bedrag, goedkeuringsstatus en betaaldatum.

De data moet activiteiten aan dezelfde factuur koppelen en ze in chronologische volgorde zetten. Controleer hoe het bronsysteem statussen en timestamps vastlegt, want die definities zijn van invloed op de berekende kengetallen.

Bekijk welke data je nodig hebt

Lees de documentatie over process mining-data voor praktische aanwijzingen om je event log voor te bereiden en te controleren.

Hoe vergelijk je veranderingen in goedkeuring of capaciteit?

Als je de huidige procesgang begrijpt, kun je met processimulatie mogelijke veranderingen vergelijken voordat je ze doorvoert. Vergelijk bijvoorbeeld de huidige goedkeuringsregels met een scenario waarin de goedkeuringsroute verandert. Of vergelijk de huidige capaciteit met een scenario waarin je extra capaciteit toevoegt aan een stap waar de doorvoer beperkt is.

Beoordeel elk scenario met dezelfde kengetallen, zoals doorlooptijd, het percentage facturen zonder handmatige tussenkomst en het uitzonderingspercentage. Zie de resultaten als opties die je op basis van je aannames kunt vergelijken, niet als gegarandeerde uitkomsten. De vergelijking helpt je bepalen welke veranderingen je verder wilt onderzoeken en welke afwegingen daarbij horen.

Hoe begin je met process mining voor crediteuren?

Kies één vraag om te onderzoeken, bijvoorbeeld waarom facturen niet binnen de betalingstermijn worden betaald of waar herstelwerk in het proces ontstaat. Maak een event log met factuur-ID’s, activiteiten, timestamps en attributen die relevant zijn voor je vraag. Upload het bestand naar ProcessMind en bekijk de belangrijkste procesroutes, wachtrijen en uitzonderingen.

Gebruik de bevindingen om te bepalen wat je verder onderzoekt, een doelproces vast te leggen of scenario’s te vergelijken. Process mining laat zien wat je geregistreerde data onderbouwt. De resultaten hangen af van de data en aannames die je gebruikt.

Bekijk stap voor stap hoe de analyse werkt

Upload één bestand en bekijk het crediteurenproces

De data van je crediteurenproces staat al in je ERP. Begin met één export en gebruik de proefperiode om te zien hoe facturen door het proces lopen.

Upload één AP-extract en bekijk de procesflow