Combien coûte le Process Mining ?

Le coût du Process Mining comprend trois postes : la licence logicielle, la préparation des données du journal d’événements et le temps que votre équipe consacre à analyser les résultats et à agir. Si vous avez reçu un devis pour une solution destinée aux grandes entreprises, comparez ces trois postes avant de juger le prix.

Le prix d’un logiciel indiqué dans un devis couvre rarement le travail interne nécessaire pour tirer parti de l’analyse. Voici comment comparer le coût total, comprendre ce qui le détermine et prévoir le budget supplémentaire à engager lorsque l’analyse révèle un problème.

Quels sont les trois postes de coût ?

La licence. Le coût de la licence de Process Mining correspond au prix proposé par les fournisseurs. C’est généralement le poste le plus facile à comparer, à condition d’utiliser la même unité tarifaire.

La préparation des données. Vous devez extraire les données d’événements des systèmes sources, identifier les cas, remettre les horodatages dans l’ordre, traiter les valeurs manquantes et mettre en place une actualisation régulière. La mise en œuvre du Process Mining peut représenter une part importante du travail, mais ce coût est souvent absent des comparaisons de licences. Découvrez pourquoi nous ne proposons pas de connecteurs prêts à l’emploi et d’où proviennent les données d’événements.

Les personnes. Votre analyste prépare l’analyse, le responsable du processus interprète les résultats, et vos collègues y consacrent du temps et apportent leurs connaissances. Cet effort figure rarement dans les propositions des fournisseurs, mais il doit être inclus dans le coût total de possession de votre solution de Process Mining.

Pour comparer les options, indiquez les trois postes de coût pour chacune d’elles. Le devis du fournisseur n’en représente qu’un. Pour estimer chaque poste avant de recevoir un devis :

• La licence. Multipliez le tarif public par le nombre de sièges, de processus ou le volume prévu pour la première année, puis pour la deuxième.
• La préparation des données. Comptez les systèmes sources, les personnes qui connaissent leurs tables et la fréquence d’actualisation nécessaire.
• Les personnes. Estimez le temps mensuel consacré par l’analyste à chaque processus et le temps de revue nécessaire au responsable du processus.

Quels modèles tarifaires de Process Mining pouvez-vous rencontrer ?

Par siège. Vous payez pour des utilisateurs nommément désignés. Les personnes qui consultent uniquement les résultats bénéficient souvent d’un tarif réduit. Ce modèle est prévisible lorsque votre groupe d’analystes est restreint. Vérifiez comment le prix évolue si davantage de personnes ont besoin d’un accès.

Par processus inclus dans le périmètre. Vous payez pour les processus que vous analysez. Ce modèle peut convenir à un déploiement par étapes, mais vérifiez comment le fournisseur définit un processus et ce qui se passe si le périmètre évolue.

Selon le nombre de cas ou d’événements. Vous payez en fonction du volume de données analysées. Ce modèle peut convenir si les volumes sont stables, mais les variations saisonnières ou irrégulières rendent les coûts plus difficiles à prévoir.

Par connecteur. Vous payez pour chaque connexion à un système source. Ce modèle peut rester abordable si vous avez peu de systèmes, mais les coûts augmentent lorsque les données proviennent de nombreux systèmes spécialisés.

Devis forfaitaire pour les entreprises. Vous négociez un tarif annuel pour un périmètre convenu. Le devis ne détaillant pas toujours les coûts selon des unités comparables, définissez le périmètre et les éléments inclus avant d’entamer les négociations.

Open source et services. Le logiciel n’entraîne pas de frais de licence, mais votre équipe doit tout de même prévoir le temps de développement, l’hébergement et la maintenance continue. Le coût se déplace du poste de la licence vers celui des personnes.

Aucun modèle tarifaire ne convient à toutes les organisations. Choisissez celui qui correspond à l’évolution prévue de votre périmètre. Si vous comptez commencer par un processus, puis élargir progressivement le projet, une tarification par processus peut convenir. Si de nombreux analystes ont besoin d’un accès, la tarification par siège peut être plus adaptée.

Avant de comparer deux propositions, ramenez-les à la même unité et à la même période. Demandez le coût d’un an pour le périmètre actuel, puis celui d’un périmètre comprenant un processus supplémentaire et cinq analystes de plus. Un devis qui ne permet pas de répondre à ces deux questions est difficile à comparer.

Quels facteurs font augmenter le coût du Process Mining ?

Le nombre de systèmes sources. Chaque système peut nécessiter une extraction distincte, une association des identifiants et une vérification des formats d’horodatage. Le travail dépend de la manière dont les systèmes stockent et relient leurs données.

La qualité des données et l’identification des cas. Si les données sources ne permettent pas d’identifier clairement les cas, votre équipe devra peut-être les reconstituer à partir de tables liées. Il devient alors plus difficile d’estimer le travail.

Le périmètre du projet. Chaque processus supplémentaire demande du travail de préparation des données et d’interprétation. Commencer par un seul processus vous permet d’évaluer l’effort nécessaire avant d’élargir le projet.

L’assistance de consultants. Un partenaire peut vous aider à lancer un premier projet. Si vous comptez sur une assistance externe dans la durée, incluez ce coût récurrent dans votre comparaison. Demandez comment votre équipe pourra acquérir les compétences nécessaires pour prendre le relais.

La durée du contrat. Un engagement plus long peut donner droit à un tarif différent, mais il vous engage aussi pour plus longtemps. Envisagez une première période plus courte, avec une date définie pour vérifier si l’outil et l’approche vous conviennent.

Quels coûts risquent de vous surprendre ?

La préparation des données peut prendre plus de temps que l’analyse. Une fois le journal d’événements prêt à l’emploi, l’analyse peut avancer rapidement. La mise en forme des données peut demander davantage de travail.

L’actualisation doit avoir un responsable. Une extraction ponctuelle répond à une question ponctuelle. Si vous prévoyez de suivre le processus, décidez de la fréquence d’actualisation des données et de la personne chargée de la respecter.

L’interprétation des résultats prend du temps. Vous pouvez examiner un tableau des variantes en une après-midi. Déterminer quels résultats comptent et qui peut agir en conséquence peut prendre plus longtemps.

Les licences inutilisées finissent par coûter cher. Si le déploiement prend du retard, les sièges achetés pour un périmètre futur risquent de rester inutilisés. Commencez par les personnes qui ont besoin d’un accès aujourd’hui, puis élargissez le groupe au fur et à mesure du projet.

Comment définir le périmètre d’un premier projet pour qu’il soit rentable ?

Choisissez un processus lié à une décision que quelqu’un attend déjà de prendre. Il n’a pas besoin d’être le plus complexe ni de disposer des données les plus propres. L’essentiel est qu’un responsable désigné ait besoin d’une réponse et puisse agir en conséquence.

Fixez une limite claire : un processus, un résultat mesurable et une période définie. Si vous ne pouvez pas mesurer le résultat, vous ne saurez pas si le projet a été rentable.

Comparez ensuite le résultat au coût total : la licence, la préparation des données et le temps de votre équipe. Le guide sur les ressources nécessaires pour mener un projet de Process Mining présente les étapes de mise en place. Pour préparer votre analyse de rentabilité, découvrez comment élaborer une analyse de rentabilité pour un projet de Process Mining.

Quelles sont les cinq questions à poser à tout fournisseur ?

1. Quelle unité sert au calcul du tarif, et comment évolue le prix si le périmètre double ? Vérifiez si le modèle correspond à l’évolution prévue du projet.
2. Qu’est-ce qui est inclus et quels éléments entraînent des frais supplémentaires ? Renseignez-vous sur les connecteurs, le stockage, les sièges de lecture et l’assistance.
3. Qui se charge de préparer les données, et que se passe-t-il si les données sources doivent être reconstituées ? La réponse vous aidera à estimer le coût total du projet.
4. Pouvez-vous consulter le tarif sans appeler le service commercial ? Si ce n’est pas le cas, demandez quels éléments déterminent le devis et quelles informations vous devez fournir.
5. Que se passe-t-il si vous partez ? Demandez comment exporter vos modèles et vos données d’événements afin de connaître vos options pour la suite.