Quanto custa o Process Mining

O custo do Process Mining tem três componentes: a licença do software, a preparação dos dados de eventos e o tempo que sua equipe dedica a interpretar os resultados e agir com base neles. Se você recebeu uma proposta Enterprise, compare os três antes de decidir se o preço vale a pena.

O preço do software em uma proposta raramente inclui o trabalho interno necessário para que a análise seja útil. Veja como comparar o custo total, o que influencia esse valor e o segundo orçamento que começa quando a análise revela algo.

Quais são os três componentes do custo?

A licença. O custo da licença de Process Mining é o preço informado pelos fornecedores e costuma ser o item mais fácil de comparar quando você padroniza a unidade de cobrança.

O trabalho com os dados. Você precisa extrair dados de eventos dos sistemas de origem, identificar os casos, ordenar os timestamps, tratar valores ausentes e configurar uma atualização recorrente. Esse custo de implementação de Process Mining pode representar uma parte significativa do esforço do projeto, mas costuma ficar de fora das comparações de licenças. Leia por que não usamos conectores prontos e de onde vêm os dados de eventos.

A equipe. Seu analista desenvolve a análise, o responsável pelo processo interpreta os resultados e os colegas contribuem com tempo e conhecimento. Esse esforço raramente aparece na proposta do fornecedor, mas deve entrar no custo total de propriedade de Process Mining.

Uma comparação útil lista os três custos de cada opção. A proposta do fornecedor é apenas uma linha. Para estimar cada item antes de receber uma proposta:

• A licença. Pegue o preço unitário publicado e multiplique pelo número de licenças, processos ou volume previsto para o primeiro ano e, depois, para o segundo.
• O trabalho com os dados. Conte os sistemas de origem, as pessoas que entendem as tabelas e a frequência necessária de atualização dos dados.
• A equipe. Estime o tempo mensal do analista por processo e o tempo de revisão necessário do responsável pelo processo.

Quais modelos de preço de Process Mining você pode encontrar?

Por licença. Você paga por usuários identificados, muitas vezes com uma opção mais barata para quem só precisa visualizar os resultados. Esse modelo é previsível quando o grupo de analistas é pequeno. Confira como o preço muda quando mais pessoas precisam de acesso.

Por processo incluído no escopo. Você paga pelos processos que analisa. Esse modelo pode funcionar em uma implementação por etapas, mas confirme como o fornecedor define um processo e o que acontece quando o escopo muda.

Por caso ou volume de eventos. Você paga com base nos dados analisados. Esse modelo pode funcionar quando o volume é estável, mas variações sazonais ou irregulares podem dificultar a previsão dos custos.

Por conector. Você paga por cada conexão com um sistema de origem. O custo pode ser administrável quando há poucos sistemas, mas aumenta quando os dados vêm de muitos sistemas especializados.

Preço fechado para Enterprise. Você negocia um preço anual para um escopo acordado. Como a proposta talvez não detalhe unidades comparáveis, defina o escopo e o que está incluído antes de negociar.

Código aberto mais serviços. O software não tem custo de licença, mas sua equipe ainda precisa considerar o tempo de desenvolvimento, a hospedagem e a manutenção contínua. O custo sai da linha da licença e passa para a linha da equipe.

Nenhum modelo de preço serve para todas as organizações. Escolha um que acompanhe o crescimento esperado do escopo. Se você pretende começar por um processo e ampliar aos poucos, o preço por processo pode ser adequado. Se muitos analistas precisam de acesso, o preço por licença pode ser mais importante.

Antes de comparar duas propostas, coloque os valores na mesma unidade e no mesmo período. Pergunte quanto custa um ano para o escopo atual e quanto custaria com mais um processo e cinco analistas adicionais. É difícil comparar uma proposta que não responde a essas duas perguntas.

O que aumenta os custos de Process Mining?

O número de sistemas de origem. Cada sistema pode exigir uma extração separada, o mapeamento de identificadores e a revisão dos formatos de timestamp. O trabalho depende de como os sistemas armazenam e relacionam os dados.

Qualidade dos dados e identificação de casos. Se os dados de origem não identificarem os casos com clareza, sua equipe talvez precise reconstruí-los a partir de tabelas relacionadas. Isso dificulta prever os custos.

Escopo do projeto. Cada processo adicional exige mais trabalho de preparação e interpretação dos dados. Começar por um processo ajuda você a entender o esforço antes de ampliar o escopo.

Apoio de consultoria. Um parceiro pode ajudar você a iniciar o primeiro projeto. Se você depender de apoio externo ao longo do tempo, inclua esse custo recorrente na comparação. Pergunte como sua equipe vai desenvolver as habilidades necessárias para assumir a responsabilidade.

Duração do contrato. Um contrato mais longo pode ter uma tarifa diferente, mas também mantém você comprometido por mais tempo. Considere um prazo inicial mais curto, com uma data definida para avaliar se a ferramenta e a abordagem atendem às suas necessidades.

Quais custos podem pegar você de surpresa?

A preparação dos dados pode levar mais tempo que a análise. Depois que você tem um Event Log utilizável, a análise pode avançar rapidamente. Preparar os dados pode exigir mais esforço.

É preciso ter alguém responsável pelas atualizações. Uma extração única responde a uma pergunta pontual. Se você pretende monitorar o processo, defina a frequência de atualização dos dados e quem vai manter esse cronograma.

Interpretar os resultados leva tempo. Você pode revisar uma tabela de variantes em uma tarde. Decidir quais resultados são importantes e quem pode agir com base neles pode levar mais tempo.

Licenças sem uso se acumulam. Se a implementação parar, as licenças compradas para um escopo futuro podem ficar sem uso. Comece pelas pessoas que precisam de acesso agora e amplie conforme o projeto crescer.

Como definir o escopo do primeiro projeto para obter retorno?

Escolha um processo ligado a uma decisão que alguém já precisa tomar. Ele não precisa ser o mais complexo nem ter os dados mais organizados. O importante é que uma pessoa responsável, identificada pelo nome, precise de uma resposta e possa agir com base nela.

Defina limites claros: um processo, um resultado mensurável e um prazo determinado. Se você não consegue medir o resultado, não vai saber se o projeto se pagou.

Depois, compare o resultado com o custo total: a licença, o trabalho com os dados e o tempo da equipe. O guia sobre o que você precisa para fazer Process Mining explica como se preparar. Para saber como justificar o investimento, veja como elaborar um caso de negócio para Process Mining.

Quais são as cinco perguntas que você deve fazer a qualquer fornecedor?

1. Qual é a unidade de cobrança e como o preço muda se o escopo dobrar? Verifique se o modelo acompanha o crescimento esperado do projeto.
2. O que está incluído e o que custa à parte? Pergunte sobre conectores, armazenamento, licenças de visualização e suporte.
3. Quem cuida do trabalho com os dados e o que acontece se for preciso reconstruir os dados de origem? A resposta ajuda você a estimar o custo total do projeto.
4. Você consegue consultar o preço sem falar com a equipe de vendas? Se não, pergunte o que determina o preço e quais informações você precisa fornecer.
5. O que acontece se você sair? Pergunte como exportar seus modelos e dados de eventos para entender suas opções no futuro.