Chi phí process mining gồm những gì?

Chi phí process mining gồm ba phần: giấy phép phần mềm, công sức chuẩn bị dữ liệu sự kiện và thời gian nhóm của bạn dành cho việc diễn giải cũng như hành động dựa trên kết quả. Nếu nhận được báo giá cho doanh nghiệp, hãy so sánh cả ba khoản trước khi quyết định mức giá có hợp lý hay không.

Báo giá phần mềm hiếm khi tính đến công việc nội bộ giúp phân tích mang lại giá trị. Dưới đây là cách so sánh tổng chi phí, các yếu tố làm chi phí thay đổi và khoản ngân sách thứ hai phát sinh khi phân tích phát hiện vấn đề.

Ba khoản chi phí chính là gì?

Giấy phép. Đây là khoản phí nhà cung cấp báo cho process mining. Sau khi quy đổi về cùng đơn vị tính, khoản này thường dễ so sánh nhất.

Công việc dữ liệu. Bạn cần trích xuất dữ liệu sự kiện từ hệ thống nguồn, xác định các trường hợp, sắp xếp dấu thời gian, xử lý giá trị bị thiếu và thiết lập lịch cập nhật định kỳ. Chi phí triển khai process mining có thể chiếm phần đáng kể trong công sức của dự án, nhưng thường không được tính khi so sánh giá giấy phép. Đọc thêm vì sao chúng tôi không dùng connector có sẵn và dữ liệu sự kiện đến từ đâu.

Nhân lực. Chuyên viên phân tích xây dựng phần phân tích, người phụ trách quy trình diễn giải kết quả, còn đồng nghiệp đóng góp thời gian và kiến thức. Báo giá của nhà cung cấp hiếm khi tính khoản này, nhưng đây vẫn là một phần trong tổng chi phí sở hữu process mining.

Một bảng so sánh hữu ích sẽ liệt kê đủ cả ba khoản cho từng phương án. Báo giá của nhà cung cấp chỉ là một dòng. Để ước tính từng khoản trước khi nhận báo giá:

• Giấy phép. Lấy giá niêm yết theo đơn vị rồi nhân với số chỗ ngồi người dùng, quy trình hoặc sản lượng dự kiến trong năm đầu, sau đó tính cho năm thứ hai.
• Công việc dữ liệu. Đếm số hệ thống nguồn, số người hiểu cấu trúc bảng dữ liệu và tần suất cần cập nhật dữ liệu.
• Nhân lực. Ước tính thời gian chuyên viên phân tích dành cho mỗi quy trình mỗi tháng và thời gian người phụ trách quy trình cần để rà soát.

Bạn nên dự kiến những mô hình giá process mining nào?

Tính theo chỗ ngồi người dùng. Bạn trả phí cho từng người dùng được chỉ định, thường có mức giá thấp hơn dành cho người chỉ xem kết quả. Mô hình này dễ dự toán khi nhóm phân tích nhỏ. Hãy kiểm tra giá thay đổi thế nào khi cần cấp quyền cho nhiều người hơn.

Tính theo quy trình trong phạm vi. Bạn trả phí cho số quy trình cần phân tích. Cách này có thể phù hợp khi triển khai theo từng giai đoạn, nhưng hãy tìm hiểu cách nhà cung cấp định nghĩa một quy trình và điều gì xảy ra khi phạm vi thay đổi.

Tính theo số lượng trường hợp hoặc sự kiện. Bạn trả phí dựa trên lượng dữ liệu phân tích. Mô hình này phù hợp khi sản lượng ổn định, nhưng sản lượng theo mùa hoặc thất thường có thể khiến chi phí khó dự đoán.

Tính theo connector. Bạn trả phí cho từng kết nối đến hệ thống nguồn. Mô hình này có thể phù hợp khi chỉ có vài hệ thống, nhưng chi phí sẽ tăng nếu dữ liệu đến từ nhiều hệ thống chuyên biệt.

Báo giá trọn gói cho doanh nghiệp. Bạn thương lượng mức giá hằng năm cho một phạm vi đã thống nhất. Vì báo giá có thể không chia thành các đơn vị dễ so sánh, hãy xác định rõ phạm vi và những gì được bao gồm trước khi thương lượng.

Mã nguồn mở và dịch vụ hỗ trợ. Phần mềm không thu phí giấy phép, nhưng nhóm của bạn vẫn cần tính thời gian phát triển, chi phí lưu trữ và công sức bảo trì liên tục. Chi phí chuyển từ khoản giấy phép sang khoản nhân lực.

Không có mô hình giá nào phù hợp với mọi tổ chức. Hãy chọn mô hình khớp với kế hoạch mở rộng phạm vi của bạn. Nếu dự định bắt đầu với một quy trình rồi mở rộng dần, tính phí theo quy trình có thể phù hợp. Nếu nhiều chuyên viên phân tích cần quyền truy cập, mô hình tính theo chỗ ngồi người dùng có thể quan trọng hơn.

Trước khi so sánh hai đề xuất, hãy quy đổi chúng về cùng đơn vị và cùng khoảng thời gian. Hỏi chi phí cho một năm với phạm vi hiện tại là bao nhiêu, rồi sẽ là bao nhiêu nếu thêm một quy trình và năm chuyên viên phân tích. Nếu báo giá không trả lời được cả hai câu hỏi, bạn sẽ khó so sánh với phương án khác.

Những yếu tố nào làm chi phí process mining tăng?

Số lượng hệ thống nguồn. Mỗi hệ thống có thể cần một quy trình trích xuất riêng, bước đối chiếu mã định danh và rà soát định dạng dấu thời gian. Khối lượng công việc phụ thuộc vào cách từng hệ thống lưu trữ và liên kết dữ liệu.

Chất lượng dữ liệu và cách xác định trường hợp. Nếu dữ liệu nguồn không xác định rõ từng trường hợp, nhóm của bạn có thể phải dựng lại chúng từ các bảng liên quan. Vì vậy, việc dự toán sẽ khó hơn.

Phạm vi dự án. Mỗi quy trình bổ sung đều cần thêm công sức chuẩn bị dữ liệu và diễn giải kết quả. Bắt đầu với một quy trình giúp bạn hiểu rõ khối lượng công việc trước khi mở rộng.

Hỗ trợ tư vấn. Đối tác có thể giúp bạn khởi động dự án đầu tiên. Nếu tiếp tục dựa vào hỗ trợ bên ngoài, hãy tính khoản chi phí định kỳ này vào phần so sánh. Hỏi cách nhóm của bạn có thể xây dựng kỹ năng để tự làm chủ công việc.

Thời hạn hợp đồng. Hợp đồng dài hạn có thể có mức giá khác, nhưng cũng ràng buộc bạn lâu hơn. Hãy cân nhắc thời hạn ban đầu ngắn hơn và xác định rõ thời điểm đánh giá xem công cụ cũng như cách triển khai có phù hợp hay không.

Những khoản chi phí nào có thể khiến bạn bất ngờ?

Chuẩn bị dữ liệu có thể mất nhiều thời gian hơn phân tích. Khi đã có event log sử dụng được, việc phân tích có thể diễn ra nhanh chóng. Nhưng để dữ liệu sẵn sàng có thể tốn nhiều công sức hơn.

Cần có người phụ trách cập nhật dữ liệu. Một lần trích xuất chỉ trả lời được một câu hỏi tại một thời điểm. Nếu muốn theo dõi quy trình, hãy quyết định tần suất cập nhật dữ liệu và người duy trì lịch đó.

Diễn giải kết quả cần có thời gian. Bạn có thể xem bảng biến thể chỉ trong một buổi chiều. Nhưng việc quyết định phát hiện nào quan trọng và ai có thể hành động sẽ mất nhiều thời gian hơn.

Giấy phép không sử dụng vẫn làm tăng chi phí. Nếu việc triển khai bị đình trệ, các chỗ ngồi người dùng mua cho phạm vi tương lai có thể bị bỏ phí. Hãy bắt đầu với những người cần quyền truy cập ngay, rồi mở rộng khi dự án phát triển.

Nên chọn quy mô dự án đầu tiên thế nào để thu hồi chi phí?

Chọn một quy trình gắn với quyết định mà ai đó đang chờ đưa ra. Quy trình đó không nhất thiết phải phức tạp nhất hay có dữ liệu sạch nhất. Điều quan trọng là có người phụ trách cụ thể đang cần câu trả lời và có thể hành động dựa trên câu trả lời đó.

Đặt giới hạn rõ ràng: một quy trình, một kết quả đo lường được và một khoảng thời gian cụ thể. Nếu không đo được kết quả, bạn sẽ không biết dự án có thu hồi được chi phí hay không.

Sau đó, so sánh kết quả với toàn bộ chi phí: giấy phép, công việc dữ liệu và thời gian của nhóm. Hướng dẫn những gì cần chuẩn bị để triển khai process mining trình bày các bước thiết lập. Để biết cách xây dựng đề xuất, xem cách lập luận kinh doanh cho dự án process mining.

Bạn nên hỏi nhà cung cấp năm câu hỏi nào?

1. Đơn vị tính giá là gì, và giá thay đổi ra sao nếu phạm vi tăng gấp đôi? Kiểm tra xem mô hình giá có phù hợp với cách bạn dự định mở rộng dự án hay không.
2. Giá đã bao gồm những gì, và khoản nào tính thêm? Hỏi về connector, dung lượng lưu trữ, chỗ ngồi dành cho người xem và hỗ trợ.
3. Ai xử lý dữ liệu, và điều gì xảy ra nếu cần dựng lại dữ liệu nguồn? Câu trả lời giúp bạn ước tính toàn bộ chi phí dự án.
4. Bạn có thể xem giá mà không cần trao đổi với bộ phận bán hàng không? Nếu không, hãy hỏi yếu tố nào quyết định báo giá và bạn cần cung cấp thông tin gì.
5. Điều gì xảy ra nếu bạn ngừng sử dụng? Hỏi cách xuất mô hình và dữ liệu sự kiện để biết các lựa chọn của bạn sau này.