Wat kost process mining?

De kosten van process mining bestaan uit drie onderdelen: de softwarelicentie, het voorbereiden van event data en de tijd die je team nodig heeft om de uitkomsten te beoordelen en ermee aan de slag te gaan. Heb je een offerte voor een enterprise-abonnement, vergelijk dan alle drie voordat je beslist of de prijs klopt.

In een offerte voor software staan de interne werkzaamheden die de analyse bruikbaar maken meestal niet. Zo vergelijk je de totale kosten, zie je wat ze bepaalt en ontdek je welke extra kosten ontstaan zodra de analyse iets aan het licht brengt.

Uit welke drie kostenposten bestaan de kosten?

De licentie. De licentiekosten voor process mining zijn de prijzen die leveranciers noemen. Zodra je dezelfde rekeneenheid gebruikt, zijn ze meestal het eenvoudigst te vergelijken.

De dataverwerking. Je moet eventdata uit bronsystemen ophalen, cases herkennen, timestamps op volgorde zetten, ontbrekende waarden verwerken en zorgen dat de data steeds opnieuw kan worden bijgewerkt. De implementatie van process mining kan een flink deel van het projectwerk kosten, maar ontbreekt vaak in vergelijkingen van licentieprijzen. Lees waarom we geen kant-en-klare connectors gebruiken en waar eventdata vandaan komt.

De mensen. De analist maakt de analyse, de proceseigenaar interpreteert de resultaten en collega’s dragen tijd en kennis bij. Deze inzet staat zelden in een leveranciersvoorstel, maar hoort wel bij de totale eigendomskosten van process mining.

Een goede vergelijking vermeldt voor elke optie alle drie de kosten. De offerte van de leverancier is maar één regel. Zo schat je elke kostenpost in voordat je een offerte hebt:

• De licentie. Neem de gepubliceerde prijs per eenheid en vermenigvuldig die met het aantal licentieplaatsen, processen of het volume dat je in jaar één verwacht. Doe dat ook voor jaar twee.
• De dataverwerking. Tel de bronsystemen, de mensen die hun tabellen kennen en hoe vaak de data moet worden bijgewerkt.
• De mensen. Bepaal hoeveel tijd de analist per proces per maand nodig heeft en hoeveel tijd de proceseigenaar aan controles besteedt.

Welke prijsmodellen voor process mining kun je verwachten?

Per licentieplaats. Je betaalt voor gebruikers met een eigen account. Vaak is er een goedkopere optie voor mensen die alleen resultaten bekijken. Dit model is voorspelbaar als je een kleine groep analisten hebt. Controleer hoe de prijs verandert als meer mensen toegang nodig hebben.

Per proces binnen de scope. Je betaalt voor de processen die je analyseert. Dit kan passen bij een gefaseerde uitrol. Controleer wel hoe de leverancier een proces definieert en wat er gebeurt als je scope verandert.

Per case of eventvolume. Je betaalt op basis van de data die je analyseert. Dit kan goed werken als de volumes stabiel zijn. Bij seizoensgebonden of wisselende volumes zijn de kosten mogelijk lastiger te voorspellen.

Per connector. Je betaalt voor elke verbinding met een bronsysteem. Bij een klein aantal systemen zijn de kosten wellicht beheersbaar. Ze kunnen oplopen als de data uit veel gespecialiseerde systemen komt.

Vaste prijs voor Enterprise. Je onderhandelt een jaarprijs af voor een afgesproken scope. Omdat de offerte mogelijk geen prijzen per vergelijkbare eenheid bevat, is het belangrijk om vóór de onderhandelingen vast te leggen wat de scope is en wat erbij inbegrepen is.

Open source met aanvullende diensten. Voor de software betaal je geen licentiekosten, maar je team moet wel rekening houden met ontwikkeltijd, hosting en doorlopend onderhoud. De kosten verschuiven van de licentiepost naar de personeelsinzet.

Er is geen prijsmodel dat voor elke organisatie werkt. Kies een model dat past bij de verwachte groei van je scope. Begin je met één proces en breid je daarna geleidelijk uit, dan kan een prijs per proces passen. Als veel analisten toegang nodig hebben, is een prijs per licentieplaats misschien belangrijker.

Zet twee offertes in dezelfde rekeneenheid en vergelijk dezelfde periode. Vraag wat de scope van vandaag voor één jaar kost en wat het kost met één extra proces en vijf extra analisten. Een offerte die op beide vragen geen antwoord geeft, is lastig met andere offertes te vergelijken.

Waardoor lopen de kosten van process mining op?

Het aantal bronsystemen. Elk systeem kan een aparte data-extractie vereisen, net als het koppelen van identiteiten en het controleren van timestampnotaties. Hoeveel werk dat kost, hangt af van de manier waarop de systemen hun data opslaan en aan elkaar koppelen.

Datakwaliteit en caseherkenning. Als de brondata cases niet duidelijk identificeert, moet je team ze mogelijk reconstrueren aan de hand van gekoppelde tabellen. Daardoor zijn de kosten lastiger te voorspellen.

De projectscope. Elk extra proces vraagt om meer datavoorbereiding en interpretatie. Begin met één proces om te zien hoeveel werk dat kost voordat je uitbreidt.

Ondersteuning door consultants. Een partner kan helpen om je eerste project op gang te brengen. Blijf je externe ondersteuning gebruiken, neem die doorlopende kosten dan mee in je vergelijking. Vraag hoe je team de vaardigheden opbouwt om zelf eigenaar te worden.

De contractduur. Een langere looptijd kan een ander tarief opleveren, maar je zit er ook langer aan vast. Overweeg een kortere eerste looptijd en spreek een duidelijk moment af om te beoordelen of de tool en aanpak passen.

Welke kosten kunnen je verrassen?

Datavoorbereiding kan meer tijd kosten dan analyse. Zodra je een bruikbare event log hebt, kan de analyse snel gaan. Het kan meer werk kosten om de data daarvoor klaar te maken.

Wijs een eigenaar aan voor het bijwerken van de data. Met een eenmalige data-extractie beantwoord je een eenmalige vraag. Wil je het proces monitoren, bepaal dan hoe vaak de data wordt bijgewerkt en wie dat bijhoudt.

Het interpreteren van resultaten kost tijd. Misschien kun je een tabel met varianten in een middag bekijken. Bepalen welke resultaten ertoe doen en wie er iets mee kan doen, kan langer duren.

Ongebruikte licenties tellen op. Als de uitrol stilvalt, blijven licentieplaatsen voor een toekomstige scope misschien ongebruikt. Begin met de mensen die nu toegang nodig hebben en breid uit als het project groeit.

Hoe bepaal je de omvang van een eerste project dat zichzelf terugverdient?

Kies één proces dat gekoppeld is aan een besluit waar iemand op wacht. Het hoeft niet het meest complexe proces te zijn of de schoonste data te hebben. Het belangrijkste is dat een aangewezen eigenaar een antwoord nodig heeft en er iets mee kan doen.

Stel duidelijke grenzen: één proces, één meetbaar resultaat en een vaste periode. Kun je het resultaat niet meten, dan weet je niet of het project zichzelf heeft terugverdiend.

Vergelijk het resultaat daarna met de totale kosten: de licentie, de dataverwerking en de tijd van je team. De gids over wat je nodig hebt om process mining te gebruiken behandelt de inrichting. Lees voor hulp bij het onderbouwen van het project hoe je een businesscase voor process mining opstelt.

Welke vijf vragen stel je aan elke leverancier?

1. Wat is de rekeneenheid en wat gebeurt er met de prijs als de scope verdubbelt? Controleer of het model past bij de verwachte groei van het project.
2. Wat is inbegrepen en wat kost extra? Vraag naar connectors, opslag, viewer-licentieplaatsen en ondersteuning.
3. Wie verwerkt de data en wat gebeurt er als de brondata moet worden gereconstrueerd? Met het antwoord kun je de totale projectkosten inschatten.
4. Kun je de prijs bekijken zonder een verkoopgesprek? Zo niet, vraag dan waardoor de offerte wordt bepaald en welke gegevens je moet aanleveren.
5. Wat gebeurt er als je weggaat? Vraag hoe je modellen en eventdata kunt exporteren, zodat je weet welke opties je later hebt.