Cuánto cuesta el Process Mining

El coste del Process Mining tiene tres partes: la licencia del software, el trabajo de preparación de los datos de eventos y el tiempo que su equipo dedica a analizar los resultados y tomar medidas. Si tiene una propuesta empresarial, compare estos tres costes antes de decidir si el precio es razonable.

El precio del software en una propuesta rara vez incluye el trabajo interno necesario para que el análisis resulte útil. A continuación, explicamos cómo comparar el coste total, qué lo determina y qué presupuesto adicional necesitará cuando el análisis revele oportunidades.

¿Cuáles son los tres componentes del coste?

La licencia. El coste de la licencia de process mining es el precio que ofrecen los proveedores y suele ser el componente más fácil de comparar una vez que se unifica la unidad de cobro.

El trabajo con los datos. Debe extraer datos de eventos de los sistemas de origen, identificar los casos, ordenar las marcas de tiempo, gestionar los valores que faltan y configurar una actualización periódica. Este coste de implementación del process mining puede representar una parte importante del esfuerzo del proyecto, pero suele quedar fuera de las comparativas de licencias. Lea por qué prescindimos de los conectores listos para usar y de dónde proceden los datos de eventos.

El equipo. La persona analista prepara el análisis, la persona responsable del proceso interpreta los resultados y sus colegas aportan tiempo y conocimientos. Este esfuerzo rara vez aparece en la propuesta del proveedor, pero debe incluirse en el coste total de propiedad del process mining.

Una comparación útil incluye los tres costes de cada opción. La propuesta del proveedor es solo una de las partidas. Para estimar cada partida antes de recibir una propuesta:

• La licencia. Tome el precio unitario publicado y multiplíquelo por las licencias, los procesos o el volumen que prevé para el primer año y, después, para el segundo.
• El trabajo con los datos. Cuente los sistemas de origen, las personas que conocen sus tablas y la frecuencia con la que deben actualizarse los datos.
• El equipo. Calcule el tiempo mensual de análisis por proceso y el tiempo de revisión que necesita de la persona responsable del proceso.

¿Qué modelos de precios de process mining puede encontrar?

Por licencia. Paga por las personas usuarias identificadas, a menudo con una opción más económica para quienes solo consultan los resultados. Este modelo es predecible si cuenta con un grupo pequeño de personas analistas. Compruebe cómo cambia el precio cuando más personas necesitan acceso.

Por proceso incluido en el alcance. Paga por los procesos que analiza. Puede ser una buena opción para una implementación gradual, pero asegúrese de entender cómo define el proveedor un proceso y qué ocurre si cambia el alcance.

Por caso o volumen de eventos. Paga según los datos que analiza. Puede funcionar si los volúmenes son estables, pero las variaciones estacionales o irregulares pueden dificultar la previsión de costes.

Por conector. Paga por cada conexión con un sistema de origen. Puede ser manejable si utiliza pocos sistemas, pero los costes pueden aumentar cuando los datos proceden de muchos sistemas especializados.

Tarifa fija para empresas. Negocia un precio anual para un alcance acordado. Como la propuesta quizá no desglose el precio en unidades comparables, defina el alcance y lo que incluye antes de negociar.

Código abierto más servicios. El software no tiene coste de licencia, pero su equipo debe tener en cuenta el tiempo de desarrollo, el alojamiento y el mantenimiento continuo. El coste pasa de la partida de licencias a la del equipo.

Ningún modelo de precios sirve para todas las organizaciones. Elija uno que se ajuste al crecimiento previsto del alcance. Si piensa empezar con un proceso y ampliar gradualmente, el precio por proceso puede ser adecuado. Si muchas personas analistas necesitan acceso, quizá le convenga más el precio por licencia.

Antes de comparar dos propuestas, exprese ambas en la misma unidad y para el mismo periodo. Pregunte cuánto costaría un año con el alcance actual y cuánto costaría al añadir un proceso y cinco personas analistas. Si una propuesta no permite responder a ambas preguntas, será difícil compararla con las demás.

¿Qué factores elevan el coste del process mining?

El número de sistemas de origen. Cada sistema puede requerir una extracción independiente, la correspondencia de identificadores y una revisión de los formatos de las marcas de tiempo. El trabajo depende de cómo almacena y relaciona los datos cada sistema.

La calidad de los datos y la identificación de casos. Si los datos de origen no identifican claramente los casos, quizá su equipo tenga que reconstruirlos a partir de tablas relacionadas. Esto dificulta prever el esfuerzo.

El alcance del proyecto. Cada proceso adicional requiere más trabajo de preparación e interpretación de datos. Empezar con un proceso le permite entender el esfuerzo necesario antes de ampliar el alcance.

El apoyo de consultoría. Un socio puede ayudarle a poner en marcha el primer proyecto. Si depende de apoyo externo a largo plazo, incluya ese coste recurrente en la comparación. Pregunte cómo desarrollará su equipo las habilidades necesarias para asumir la responsabilidad.

La duración del contrato. Un contrato más largo puede ofrecer una tarifa distinta, pero también implica un compromiso más prolongado. Considere un periodo inicial más corto y acuerde una fecha para revisar si la herramienta y el enfoque se ajustan a sus necesidades.

¿Qué costes pueden tomarle por sorpresa?

La preparación de datos puede llevar más tiempo que el análisis. Una vez que dispone de un registro de eventos utilizable, el análisis puede avanzar rápidamente. Preparar los datos puede requerir más esfuerzo.

Alguien debe encargarse de las actualizaciones. Una extracción puntual responde a una pregunta puntual. Si piensa supervisar el proceso, decida con qué frecuencia se actualizarán los datos y quién mantendrá ese calendario.

Interpretar los resultados lleva tiempo. Puede revisar una tabla de variantes en una tarde. Decidir qué resultados son importantes y quién puede actuar en consecuencia puede llevar más tiempo.

Las licencias sin usar se acumulan. Si la implementación se detiene, es posible que no se utilicen las licencias adquiridas para un alcance futuro. Empiece por las personas que necesitan acceso ahora y amplíe a medida que crezca el proyecto.

¿Cómo dimensionar un primer proyecto para recuperar la inversión?

Elija un proceso vinculado a una decisión que alguien ya esté esperando tomar. No tiene que ser el proceso más complejo ni contar con los datos más limpios. Lo importante es que haya una persona responsable identificada que necesite una respuesta y pueda actuar en consecuencia.

Establezca límites claros: un proceso, un resultado medible y un plazo definido. Si no puede medir el resultado, no sabrá si el proyecto ha compensado.

Después, compare el resultado con el coste total: la licencia, el trabajo con los datos y el tiempo de su equipo. La guía sobre lo que necesita para llevar a cabo process mining explica cómo prepararse. Si necesita ayuda para justificar la inversión, consulte cómo preparar un caso de negocio para process mining.

¿Qué cinco preguntas debería hacer a cualquier proveedor?

1. ¿Cuál es la unidad de cobro y cómo cambia el precio si se duplica el alcance? Compruebe si el modelo se ajusta al crecimiento previsto del proyecto.
2. ¿Qué incluye el precio y qué tiene un coste adicional? Pregunte por los conectores, el almacenamiento, las licencias de solo lectura y el soporte.
3. ¿Quién se encarga del trabajo con los datos y qué ocurre si hay que reconstruir los datos de origen? La respuesta le ayudará a calcular el coste total del proyecto.
4. ¿Puede consultar el precio sin hablar con el equipo de ventas? Si no es posible, pregunte qué determina la propuesta y qué información debe proporcionar.
5. ¿Qué ocurre si deja de utilizar el servicio? Pregunte cómo puede exportar sus modelos y datos de eventos para conocer sus opciones más adelante.