Quanto costa il Process Mining

Il costo del software di Process Mining comprende tre voci: la licenza, il lavoro necessario per preparare i dati dell’Event Log e il tempo che il team dedica a interpretare i risultati e a intervenire. Se ha ricevuto un’offerta per una soluzione aziendale, valuti tutte e tre le voci prima di decidere se il prezzo è giustificato.

Il prezzo del software indicato in un’offerta raramente comprende il lavoro interno necessario per ottenere un’analisi utile. Ecco come confrontare il costo complessivo, capire da cosa dipende e considerare il budget aggiuntivo necessario quando l’analisi porta alla luce un problema.

Quali sono le tre voci di costo?

La licenza. Il costo della licenza di Process Mining è il prezzo indicato dai fornitori ed è in genere la voce più semplice da confrontare, una volta uniformata l’unità di prezzo.

Il lavoro sui dati. Occorre estrarre i dati sugli eventi dai sistemi di origine, identificare i casi, ordinare i timestamp, gestire i valori mancanti e impostare un aggiornamento ripetibile. Questo lavoro di implementazione del Process Mining può assorbire una parte significativa dell’impegno richiesto dal progetto, ma spesso non compare nei confronti tra licenze. Legga perché non utilizziamo connettori pronti all’uso e da dove provengono i dati sugli eventi.

Le persone. L’analista prepara l’analisi, il responsabile del processo interpreta i risultati e i colleghi contribuiscono con il loro tempo e le loro conoscenze. Questo impegno raramente compare nell’offerta del fornitore, ma va incluso nel costo totale di proprietà del Process Mining.

Per confrontare le opzioni in modo utile, elenchi tutte e tre le voci di costo per ciascuna. L’offerta del fornitore è solo una riga. Per stimare ogni voce prima di ricevere un’offerta:

• La licenza. Prenda il prezzo unitario pubblicato e lo moltiplichi per le postazioni, i processi o i volumi previsti nel primo anno e poi nel secondo.
• Il lavoro sui dati. Conti i sistemi di origine, le persone che ne conoscono le tabelle e la frequenza di aggiornamento dei dati.
• Le persone. Indichi il tempo mensile dell’analista per ciascun processo e quello necessario al responsabile del processo per la revisione.

Quali modelli di prezzo per il Process Mining può aspettarsi?

Per postazione. Si paga per gli utenti nominativi, spesso con un’opzione meno costosa per chi deve solo consultare i risultati. Questo modello è prevedibile quando il gruppo di analisti è ridotto. Verifichi come cambia il prezzo quando aumenta il numero di persone che necessitano di accesso.

Per processo incluso nell’ambito. Si paga per i processi analizzati. Può essere una soluzione adatta a un’implementazione graduale, ma è importante capire come il fornitore definisce un processo e cosa succede quando cambia l’ambito.

Per caso o volume di eventi. Si paga in base ai dati analizzati. Questo modello può funzionare se i volumi sono stabili, mentre volumi stagionali o irregolari possono rendere più difficile prevedere i costi.

Per connettore. Si paga per ogni collegamento a un sistema di origine. Il costo può essere gestibile se i sistemi sono pochi, ma aumentare quando i dati provengono da molti sistemi specializzati.

Prezzo forfettario per le aziende. Si negozia un prezzo annuale per un ambito concordato. Poiché l’offerta potrebbe non suddividere il costo in unità confrontabili, definisca l’ambito e ciò che è incluso prima di avviare la trattativa.

Open source e servizi. Il software non prevede costi di licenza, ma il team deve comunque considerare il tempo degli sviluppatori, l’hosting e la manutenzione continuativa. Il costo si sposta dalla voce della licenza a quella delle persone.

Nessun modello di prezzo è adatto a tutte le organizzazioni. Ne scelga uno coerente con la crescita prevista dell’ambito. Se intende iniziare da un processo e ampliare gradualmente, il prezzo per processo potrebbe essere adatto. Se molti analisti devono accedere alla piattaforma, potrebbe essere più importante il prezzo per postazione.

Prima di confrontare due offerte, le riporti alla stessa unità e allo stesso periodo. Chieda quanto costa un anno per l’ambito attuale e quanto costerebbe aggiungendo un processo e cinque analisti. Un’offerta che non consente di rispondere a entrambe le domande è difficile da confrontare con le altre.

Da cosa dipende l’aumento dei costi del Process Mining?

Il numero di sistemi di origine. Ogni sistema può richiedere un’estrazione separata, la mappatura delle identità e una verifica dei formati dei timestamp. Il lavoro dipende da come i sistemi archiviano e mettono in relazione i dati.

Qualità dei dati e identificazione dei casi. Se i dati di origine non identificano chiaramente i casi, il team potrebbe doverli ricostruire a partire da tabelle correlate. Questo rende più difficile prevedere l’impegno necessario.

L’ambito del progetto. Ogni processo aggiuntivo comporta altro lavoro di preparazione dei dati e interpretazione. Iniziare da un solo processo aiuta a capire l’impegno necessario prima di ampliare l’ambito.

Il supporto dei consulenti. Un partner può aiutarla ad avviare il primo progetto. Se prevede di ricorrere a un supporto esterno nel tempo, includa anche questo costo continuativo nel confronto. Chieda come il team potrà acquisire le competenze necessarie per assumersi la responsabilità del progetto.

La durata del contratto. Un contratto più lungo può prevedere una tariffa diversa, ma comporta anche un impegno più esteso. Valuti un periodo iniziale più breve, con una data definita per rivedere l’adeguatezza dello strumento e dell’approccio.

Quali costi potrebbero riservare sorprese?

La preparazione dei dati può richiedere più tempo dell’analisi. Una volta ottenuto un Event Log utilizzabile, l’analisi può procedere rapidamente. Preparare i dati può invece richiedere più impegno.

L’aggiornamento deve avere un responsabile. Un’estrazione una tantum risponde a una domanda una tantum. Se intende monitorare il processo, stabilisca la frequenza di aggiornamento dei dati e chi dovrà gestire la pianificazione.

Interpretare i risultati richiede tempo. Potrebbe bastare un pomeriggio per rivedere una tabella delle varianti. Decidere quali risultati sono rilevanti e chi può intervenire può richiedere più tempo.

Le licenze inutilizzate si accumulano. Se l’implementazione si blocca, le postazioni acquistate per un ambito futuro potrebbero rimanere inutilizzate. Inizi dalle persone che hanno bisogno di accedere ora e ampli il numero di postazioni man mano che il progetto cresce.

Come definire l’ambito del primo progetto per recuperare l’investimento?

Scelga un processo legato a una decisione che qualcuno è già in attesa di prendere. Non deve essere il processo più complesso né quello con i dati più puliti. L’importante è che un responsabile identificato abbia bisogno di una risposta e possa agire di conseguenza.

Definisca limiti chiari: un processo, un risultato misurabile e un periodo preciso. Se non può misurare il risultato, non saprà se il progetto ha ripagato l’investimento.

Confronti quindi il risultato con il costo complessivo: la licenza, il lavoro sui dati e il tempo del team. La guida a ciò che serve per utilizzare il Process Mining illustra la configurazione iniziale. Per preparare una proposta, consulti come costruire un business case per il Process Mining.

Quali cinque domande porre a qualsiasi fornitore?

1. Qual è l’unità di prezzo e come cambia il costo se l’ambito raddoppia? Verifichi che il modello sia coerente con la crescita prevista del progetto.
2. Che cosa è incluso e quali costi sono aggiuntivi? Chieda informazioni su connettori, archiviazione, postazioni di visualizzazione e assistenza.
3. Chi si occupa del lavoro sui dati e cosa succede se i dati di origine devono essere ricostruiti? La risposta aiuta a stimare il costo complessivo del progetto.
4. È possibile conoscere il prezzo senza parlare con un commerciale? In caso contrario, chieda da cosa dipende l’offerta e quali informazioni deve fornire.
5. Cosa succede se decide di interrompere il servizio? Chieda come esportare i modelli e i dati degli eventi, così da conoscere le opzioni a Sua disposizione in futuro.