Biaya process mining

Biaya process mining terdiri dari tiga bagian: lisensi perangkat lunak, pekerjaan untuk menyiapkan data peristiwa, dan waktu yang dihabiskan tim untuk memahami serta menindaklanjuti temuan. Jika Anda menerima penawaran untuk perusahaan, bandingkan ketiganya sebelum memutuskan apakah harganya sepadan.

Harga perangkat lunak dalam penawaran jarang mencakup pekerjaan internal yang membuat analisis berguna. Berikut cara membandingkan biaya total, faktor yang memengaruhinya, dan anggaran tambahan yang dibutuhkan setelah analisis menemukan sesuatu.

Apa saja tiga komponen biaya?

Lisensi. Biaya lisensi process mining adalah harga yang ditawarkan vendor. Komponen ini biasanya paling mudah dibandingkan setelah satuan harganya disamakan.

Pekerjaan data. Anda perlu mengekstrak data peristiwa dari sistem sumber, mengidentifikasi kasus, mengurutkan stempel waktu, menangani nilai yang hilang, dan menyiapkan pembaruan data berkala. Biaya penerapan process mining ini bisa menyerap banyak waktu proyek, tetapi sering tidak tercantum dalam perbandingan lisensi. Baca alasan kami tidak menggunakan konektor siap pakai dan sumber data peristiwa.

Waktu tim. Analis menyusun analisis, pemilik proses menafsirkan hasilnya, dan rekan kerja menyumbangkan waktu serta pengetahuan. Upaya ini jarang tercantum dalam penawaran vendor, tetapi tetap menjadi bagian dari total biaya kepemilikan process mining.

Perbandingan yang berguna mencantumkan ketiga komponen biaya untuk setiap pilihan. Penawaran vendor hanya satu baris. Untuk memperkirakan setiap komponen sebelum menerima penawaran:

• Lisensi. Ambil harga satuan yang dipublikasikan, lalu kalikan dengan jumlah lisensi pengguna, proses, atau volume yang Anda perkirakan untuk tahun pertama dan tahun kedua.
• Pekerjaan data. Hitung jumlah sistem sumber, orang yang memahami tabel datanya, dan seberapa sering data perlu diperbarui.
• Waktu tim. Perkirakan waktu analis per proses per bulan dan waktu peninjauan yang dibutuhkan dari pemilik proses.

Model harga process mining apa yang perlu Anda ketahui?

Per lisensi pengguna. Anda membayar untuk pengguna tertentu. Sering kali tersedia pilihan berbiaya lebih rendah bagi orang yang hanya melihat hasil. Model ini mudah diperkirakan jika kelompok analis Anda kecil. Periksa perubahan harga saat lebih banyak orang membutuhkan akses.

Per proses dalam cakupan. Anda membayar berdasarkan jumlah proses yang dianalisis. Model ini cocok untuk penerapan bertahap, tetapi pastikan Anda memahami definisi proses menurut vendor dan dampak perubahan cakupan.

Per kasus atau volume peristiwa. Anda membayar berdasarkan jumlah data yang dianalisis. Model ini bisa cocok jika volumenya stabil, tetapi volume musiman atau tidak menentu dapat membuat biaya lebih sulit diperkirakan.

Per konektor. Anda membayar untuk setiap koneksi ke sistem sumber. Biaya ini mungkin terkendali jika sistemnya sedikit, tetapi bisa meningkat jika data berasal dari banyak sistem khusus.

Harga tetap untuk perusahaan. Anda menegosiasikan harga tahunan untuk cakupan yang disepakati. Karena penawaran mungkin tidak merinci satuan yang bisa dibandingkan, tetapkan cakupan dan hal yang termasuk sebelum bernegosiasi.

Perangkat sumber terbuka ditambah layanan. Perangkat lunaknya tidak dikenai biaya lisensi, tetapi tim Anda tetap perlu memperhitungkan waktu pengembang, hosting, dan pemeliharaan rutin. Biaya berpindah dari komponen lisensi ke waktu tim.

Tidak ada satu model harga yang cocok untuk semua organisasi. Pilih model yang sesuai dengan rencana pertumbuhan cakupan Anda. Jika Anda ingin memulai dengan satu proses lalu memperluasnya bertahap, harga per proses mungkin cocok. Jika banyak analis membutuhkan akses, harga per lisensi pengguna mungkin lebih penting.

Sebelum membandingkan dua penawaran, samakan satuan dan jangka waktunya. Tanyakan biaya satu tahun untuk cakupan saat ini, lalu biaya jika ditambah satu proses dan lima analis. Penawaran yang tidak bisa menjawab kedua pertanyaan itu sulit dibandingkan dengan pilihan lain.

Apa yang membuat biaya process mining meningkat?

Jumlah sistem sumber. Setiap sistem mungkin memerlukan ekstraksi terpisah, pemetaan identitas, dan peninjauan format stempel waktu. Beban kerja bergantung pada cara sistem menyimpan dan menghubungkan datanya.

Kualitas data dan identifikasi kasus. Jika data sumber tidak mengidentifikasi kasus dengan jelas, tim Anda mungkin perlu merekonstruksinya dari tabel terkait. Akibatnya, perkiraan biaya lebih sulit dibuat.

Cakupan proyek. Setiap proses tambahan menambah pekerjaan persiapan data dan penafsiran. Mulai dengan satu proses untuk memahami beban kerjanya sebelum memperluas cakupan.

Dukungan konsultasi. Mitra dapat membantu Anda memulai proyek pertama. Jika Anda terus mengandalkan dukungan eksternal, masukkan biaya berkelanjutan itu ke dalam perbandingan. Tanyakan cara tim Anda membangun keterampilan agar dapat mengambil alih.

Durasi kontrak. Kontrak yang lebih panjang mungkin menawarkan tarif berbeda, tetapi juga mengikat Anda lebih lama. Pertimbangkan masa kontrak awal yang lebih singkat dengan waktu peninjauan yang jelas untuk menilai kecocokan alat dan pendekatannya.

Biaya apa saja yang bisa muncul di luar perkiraan?

Persiapan data bisa memakan waktu lebih lama daripada analisis. Setelah log peristiwa siap digunakan, analisis bisa berlangsung cepat. Namun, menyiapkan data bisa membutuhkan lebih banyak upaya.

Pembaruan data membutuhkan penanggung jawab. Ekstraksi satu kali hanya menjawab pertanyaan satu kali. Jika Anda ingin memantau proses, tentukan frekuensi pembaruan data dan siapa yang akan menjaganya.

Penafsiran temuan membutuhkan waktu. Anda mungkin bisa meninjau tabel variasi proses dalam satu sore. Namun, menentukan temuan yang penting dan siapa yang bisa menindaklanjutinya mungkin membutuhkan waktu lebih lama.

Lisensi yang tidak digunakan tetap menambah biaya. Jika penerapan terhenti, lisensi yang dibeli untuk cakupan di masa mendatang bisa tidak terpakai. Mulailah dengan orang yang membutuhkan akses sekarang, lalu perluas seiring pertumbuhan proyek.

Bagaimana menentukan cakupan proyek pertama agar biaya kembali?

Pilih satu proses yang terkait dengan keputusan yang sedang menunggu untuk dibuat. Proses tersebut tidak harus paling rumit atau memiliki data paling rapi. Yang penting, ada pemilik proses yang jelas, membutuhkan jawaban, dan bisa menindaklanjutinya.

Tetapkan batas yang jelas: satu proses, satu hasil terukur, dan jangka waktu tertentu. Jika hasilnya tidak bisa diukur, Anda tidak akan tahu apakah proyek ini sepadan dengan biayanya.

Lalu, bandingkan hasilnya dengan seluruh biaya: lisensi, pekerjaan data, dan waktu tim. Panduan kebutuhan untuk menjalankan process mining membahas persiapannya. Untuk menyusun alasan bisnis, baca cara membuat kasus bisnis process mining.

Lima pertanyaan apa yang perlu Anda ajukan kepada vendor?

1. Apa satuan harganya, dan bagaimana perubahan harga jika cakupan proyek menjadi dua kali lipat? Pastikan modelnya sesuai dengan rencana pertumbuhan proyek Anda.
2. Apa saja yang termasuk dalam harga, dan apa yang dikenai biaya tambahan? Tanyakan tentang konektor, penyimpanan, lisensi pengguna yang hanya melihat hasil, dan dukungan.
3. Siapa yang menangani pekerjaan data, dan apa yang terjadi jika data sumber perlu direkonstruksi? Jawabannya membantu Anda memperkirakan biaya proyek secara menyeluruh.
4. Bisakah Anda melihat harga tanpa berbicara dengan tim penjualan? Jika tidak, tanyakan faktor yang menentukan penawaran dan informasi yang perlu Anda berikan.
5. Apa yang terjadi jika Anda berhenti menggunakan layanan? Tanyakan cara mengekspor model dan data peristiwa agar Anda memahami pilihan yang tersedia nanti.