Kolik stojí process mining

Náklady na process mining tvoří tři části: softwarová licence, práce na přípravě dat o událostech a čas, který váš tým věnuje vyhodnocení zjištění a následným krokům. Pokud máte nabídku pro celou organizaci, před rozhodnutím porovnejte všechny tři položky.

Nabídková cena softwaru málokdy zahrnuje interní práci potřebnou k tomu, aby analýza přinesla užitek. Přečtěte si, jak porovnat celkové náklady, co je ovlivňuje a jaké další výdaje vzniknou, když analýza něco odhalí.

Z jakých tří položek se skládají náklady?

Licence. Náklady na licenci pro process mining jsou cenou, kterou vám dodavatel nabídne. Jakmile sjednotíte jednotku účtování, obvykle se tato položka porovnává nejsnáze.

Práce s daty. Musíte získat data o událostech ze zdrojových systémů, určit případy, seřadit časová razítka, ošetřit chybějící hodnoty a nastavit pravidelnou aktualizaci. Tato práce při zavádění process mining může představovat významnou část úsilí, přesto se při porovnávání licencí často nezohledňuje. Přečtěte si proč nepoužíváme hotové konektory a odkud pocházejí data o událostech.

Čas lidí. Analytik připravuje analýzu, vlastník procesu ji vyhodnocuje a kolegové přispívají svým časem a znalostmi. V nabídce dodavatele se tyto náklady obvykle neobjeví, patří však do celkových nákladů na vlastnictví process mining.

Užitečné srovnání uvádí všechny tři položky pro každou možnost. Nabídka dodavatele představuje jen jeden řádek. Každou položku můžete před obdržením nabídky odhadnout takto:

• Licence. Vezměte zveřejněnou jednotkovou cenu a vynásobte ji počtem uživatelských míst, procesů nebo očekávaným objemem v prvním roce a pak ve druhém.
• Práce s daty. Zjistěte počet zdrojových systémů, počet lidí, kteří rozumějí jejich tabulkám, a četnost aktualizace dat.
• Čas lidí. Odhadněte měsíční čas analytika na každý proces a čas, který na kontrolu potřebujete od vlastníka procesu.

Jaké cenové modely pro process mining můžete očekávat?

Cena za uživatelské místo. Platíte za konkrétní uživatele. Často je k dispozici levnější varianta pro uživatele, kteří si jen prohlížejí výsledky. Tento model se snadno plánuje, pokud máte malou skupinu analytiků. Zjistěte, jak se cena změní, když přístup potřebuje více lidí.

Cena za proces v rozsahu projektu. Platíte za procesy, které analyzujete. Tento model se může hodit při postupném zavádění. Ověřte si ale, jak dodavatel definuje proces a co se stane, když změníte rozsah projektu.

Cena za případ nebo objem událostí. Platíte podle objemu analyzovaných dat. Tento model může vyhovovat při stabilním objemu. Sezónní nebo nepravidelné výkyvy však mohou ztížit odhad nákladů.

Cena za konektor. Platíte za každé připojení ke zdrojovému systému. Při malém počtu systémů mohou být náklady únosné, ale pokud data pocházejí z mnoha specializovaných systémů, mohou růst.

Pevná nabídka pro celou organizaci. Dohodnete si roční cenu pro sjednaný rozsah. Nabídka nemusí být rozdělená na srovnatelné jednotky, proto si před jednáním vyjasněte rozsah a zahrnuté položky.

Open source a služby. Software nemá licenční poplatek, ale musíte počítat s časem vývojářů, hostingem a průběžnou údržbou. Náklady se přesunou z položky licence do položky času lidí.

Jeden cenový model nevyhovuje každé organizaci. Vyberte takový, který odpovídá očekávanému rozšiřování rozsahu. Pokud chcete začít jedním procesem a postupně přidávat další, může se hodit cena za proces. Pokud potřebuje přístup mnoho analytiků, může být důležitější cena za uživatelské místo.

Než porovnáte dvě nabídky, převeďte je na stejnou jednotku a stejné období. Zjistěte, kolik bude stát jeden rok při dnešním rozsahu a kolik při přidání jednoho procesu a pěti analytiků. Nabídku, která na tyto otázky neodpovídá, lze jen těžko srovnat s ostatními.

Co zvyšuje náklady na process mining?

Počet zdrojových systémů. Každý systém může vyžadovat samostatné získání dat, mapování identifikátorů a kontrolu formátu časových razítek. Rozsah práce závisí na tom, jak systémy ukládají a propojují data.

Kvalita dat a identifikace případů. Pokud zdrojová data neumožňují jednoznačně určit případy, tým je možná bude muset rekonstruovat z propojených tabulek. Náklady se pak odhadují obtížněji.

Rozsah projektu. Každý další proces přidává práci s daty i jejich vyhodnocením. Začněte jedním procesem, abyste před rozšířením věděli, kolik práce projekt vyžaduje.

Podpora konzultantů. Partner vám může pomoci rozběhnout první projekt. Pokud budete externí podporu využívat dlouhodobě, zahrňte její náklady do srovnání. Zeptejte se, jak si váš tým osvojí potřebné dovednosti a převezme odpovědnost.

Délka smlouvy. Při delší smlouvě můžete získat jinou cenu, zároveň se ale zavazujete na delší dobu. Zvažte kratší počáteční období a předem si určete termín, kdy vyhodnotíte, zda vám nástroj a přístup vyhovují.

Které náklady vás mohou překvapit?

Příprava dat může trvat déle než analýza. Jakmile máte použitelný záznam událostí, analýza může postupovat rychle. Připravit data do potřebné podoby však může zabrat více práce.

O aktualizaci se musí někdo starat. Jednorázové získání dat odpoví na jednorázovou otázku. Pokud chcete proces sledovat průběžně, určete, jak často se budou data aktualizovat a kdo bude tento plán udržovat.

Vyhodnocení zjištění zabere čas. Tabulku variant můžete projít za odpoledne. Rozhodnout, která zjištění jsou důležitá a kdo podle nich může jednat, může trvat déle.

Neužívané licence se prodraží. Pokud se zavádění zastaví, mohou zůstat nevyužitá uživatelská místa zakoupená pro budoucí rozsah. Začněte s lidmi, kteří přístup potřebují nyní, a rozšiřujte ho spolu s projektem.

Jak nastavit rozsah prvního projektu, aby se vyplatil?

Vyberte jeden proces spojený s rozhodnutím, na které už někdo čeká. Nemusí jít o nejsložitější proces ani o proces s nejčistšími daty. Důležité je, aby určený vlastník potřeboval odpověď a mohl podle ní jednat.

Stanovte jasné hranice: jeden proces, jeden měřitelný výsledek a konkrétní časový rámec. Pokud výsledek nedokážete změřit, nezjistíte, jestli se projekt vyplatil.

Pak porovnejte výsledek s celkovými náklady: licencí, prací s daty a časem vašeho týmu. Průvodce požadavky na process mining popisuje potřebné nastavení. S přípravou podkladů vám pomůže článek jak sestavit obchodní případ pro process mining.

Na co se zeptat každého dodavatele? Pět otázek?

1. Jaká jednotka určuje cenu a co se stane s cenou, když se rozsah zdvojnásobí? Ověřte, jestli model odpovídá tomu, jak plánujete projekt rozšiřovat.
2. Co je zahrnuto v ceně a za co se připlácí? Zeptejte se na konektory, úložiště, licence pro uživatele, kteří si jen prohlížejí výsledky, a podporu.
3. Kdo připravuje data a co se stane, pokud je bude potřeba rekonstruovat? Odpověď vám pomůže odhadnout celkové náklady projektu.
4. Můžete zjistit cenu bez hovoru s obchodníkem? Pokud ne, zeptejte se, co cenu určuje a jaké informace musíte dodat.
5. Co se stane, když odejdete? Zjistěte, jak exportovat modely a data o událostech, abyste věděli, jaké budete mít později možnosti.