Ile kosztuje process mining?

Koszt process mining obejmuje trzy części: licencję na oprogramowanie, pracę nad przygotowaniem danych o zdarzeniach oraz czas zespołu poświęcony na interpretację wyników i działania na ich podstawie. Jeśli otrzymali Państwo ofertę dla całej organizacji, przed podjęciem decyzji warto porównać wszystkie trzy pozycje.

Cena oprogramowania w ofercie rzadko obejmuje pracę wewnętrzną, która pozwala wykorzystać analizę w praktyce. Oto jak porównać całkowity koszt, co na niego wpływa i jaki kolejny budżet będzie potrzebny, gdy analiza ujawni problem.

Jakie są trzy pozycje kosztów?

Licencja. To cena podawana przez dostawcę za korzystanie z process mining. Zwykle najłatwiej ją porównać po ujednoliceniu jednostki rozliczeniowej.

Praca nad danymi. Trzeba pobrać dane o zdarzeniach z systemów źródłowych, zidentyfikować przypadki, uporządkować znaczniki czasu, obsłużyć brakujące wartości i skonfigurować regularne odświeżanie. Koszt wdrożenia process mining może stanowić znaczną część nakładu pracy, ale często pomija się go przy porównywaniu licencji. Przeczytaj, dlaczego nie korzystamy z gotowych konektorów oraz skąd pochodzą dane o zdarzeniach.

Czas pracowników. Analityk przygotowuje analizę, właściciel procesu interpretuje wyniki, a współpracownicy wnoszą czas i wiedzę. Ten nakład pracy rzadko pojawia się w ofercie dostawcy, ale należy uwzględnić go w całkowitym koszcie process mining.

Przydatne porównanie uwzględnia wszystkie trzy pozycje dla każdej opcji. Oferta dostawcy to tylko jeden wiersz. Aby oszacować każdą pozycję przed otrzymaniem oferty:

• Licencja. Pomnóż opublikowaną cenę jednostkową przez liczbę licencji, procesów lub wolumen, którego spodziewają się Państwo w pierwszym roku, a następnie w drugim.
• Praca nad danymi. Policz systemy źródłowe, osoby znające ich tabele i częstotliwość odświeżania danych.
• Czas pracowników. Oszacuj miesięczny czas analityka dla każdego procesu oraz czas potrzebny właścicielowi procesu na przegląd wyników.

Jakich modeli cenowych process mining można się spodziewać?

Opłata za licencję. Płacą Państwo za imienne licencje, często z tańszą opcją dla osób, które tylko przeglądają wyniki. Ten model ułatwia planowanie kosztów w małym zespole analityków. Warto sprawdzić, jak zmieni się cena, gdy dostęp będzie potrzebny większej liczbie osób.

Opłata za proces objęty zakresem. Płacą Państwo za analizowane procesy. Taki model może pasować do wdrożenia etapami, ale warto sprawdzić, jak dostawca definiuje proces i co dzieje się po zmianie zakresu.

Opłata za przypadek lub wolumen zdarzeń. Cena zależy od ilości analizowanych danych. Model może sprawdzić się przy stabilnym wolumenie, ale sezonowe lub nieregularne zmiany utrudniają przewidywanie kosztów.

Opłata za konektor. Płacą Państwo za połączenie z każdym systemem źródłowym. Przy niewielkiej liczbie systemów koszt może być łatwy do opanowania, ale wzrośnie, gdy dane pochodzą z wielu wyspecjalizowanych systemów.

Stała oferta dla całej organizacji. Uzgadniają Państwo roczną cenę dla określonego zakresu. Ponieważ oferta może nie rozbijać kosztu na porównywalne jednostki, przed negocjacjami warto ustalić zakres i to, co obejmuje cena.

Oprogramowanie open source i usługi. Oprogramowanie nie wymaga opłaty licencyjnej, ale trzeba uwzględnić czas pracy programistów, hosting i bieżące utrzymanie. Koszt przesuwa się z pozycji licencyjnej do kosztów pracy.

Żaden model cenowy nie pasuje do każdej organizacji. Warto wybrać taki, który odpowiada planowanemu rozwojowi zakresu. Jeśli planują Państwo zacząć od jednego procesu i stopniowo dodawać kolejne, może sprawdzić się opłata za proces. Jeśli dostęp będzie potrzebny wielu analitykom, większe znaczenie może mieć opłata za licencję.

Przed porównaniem dwóch ofert warto przeliczyć je na tę samą jednostkę i okres. Należy sprawdzić koszt jednego roku dla obecnego zakresu, a następnie po dodaniu procesu i pięciu analityków. Ofertę, która nie pozwala odpowiedzieć na oba pytania, trudno porównać z innymi.

Co podnosi koszt process mining?

Liczba systemów źródłowych. Każdy system może wymagać osobnego pobrania danych, mapowania identyfikatorów i sprawdzenia formatów znaczników czasu. Nakład pracy zależy od tego, jak systemy przechowują dane i jak są one ze sobą powiązane.

Jakość danych i identyfikacja przypadków. Jeśli dane źródłowe nie wskazują jednoznacznie przypadków, zespół może być zmuszony odtworzyć je na podstawie powiązanych tabel. Utrudnia to przewidywanie kosztów.

Zakres projektu. Każdy kolejny proces wymaga przygotowania danych i interpretacji wyników. Rozpoczęcie od jednego procesu pozwala oszacować nakład pracy przed rozszerzeniem zakresu.

Wsparcie konsultingowe. Partner może pomóc rozpocząć pierwszy projekt. Jeśli planują Państwo stale korzystać ze wsparcia zewnętrznego, należy uwzględnić ten koszt w porównaniu. Warto zapytać, jak zespół rozwinie umiejętności potrzebne do samodzielnego prowadzenia prac.

Czas trwania umowy. Dłuższa umowa może oznaczać inną stawkę, ale wiąże organizację na dłużej. Warto rozważyć krótszy okres początkowy i ustalić termin oceny, czy narzędzie i podejście odpowiadają potrzebom.

Jakie koszty mogą zaskoczyć?

Przygotowanie danych może potrwać dłużej niż analiza. Gdy dostępny jest użyteczny dziennik zdarzeń, analiza może przebiegać szybko. Doprowadzenie danych do odpowiedniego formatu może wymagać więcej pracy.

Za odświeżanie danych musi odpowiadać konkretna osoba. Jednorazowe pobranie danych odpowiada na jedno pytanie. Jeśli planują Państwo monitorować proces, należy ustalić częstotliwość odświeżania i osobę odpowiedzialną za harmonogram.

Interpretacja wyników wymaga czasu. Przegląd tabeli wariantów może zająć jedno popołudnie. Ustalenie, które wyniki są istotne i kto może na nie zareagować, może potrwać dłużej.

Niewykorzystane licencje generują koszty. Jeśli wdrożenie utknie, licencje kupione z myślą o przyszłym zakresie mogą pozostać niewykorzystane. Warto zacząć od osób, które potrzebują dostępu już teraz, i rozszerzać go wraz z rozwojem projektu.

Jak dobrać zakres pierwszego projektu, by się zwrócił?

Warto wybrać jeden proces powiązany z decyzją, na którą ktoś już czeka. Nie musi to być proces najbardziej złożony ani ten z najczystszymi danymi. Ważne, by wskazany właściciel potrzebował odpowiedzi i mógł na jej podstawie działać.

Ustal jasne granice: jeden proces, jeden mierzalny wynik i określony czas. Bez pomiaru wyniku nie będzie wiadomo, czy projekt się zwrócił.

Następnie porównaj wynik z całkowitym kosztem: licencją, pracą nad danymi i czasem zespołu. W przewodniku o tym, co jest potrzebne do prowadzenia process mining opisano przygotowanie. Informacje o uzasadnieniu projektu zawiera artykuł jak przygotować uzasadnienie biznesowe dla process mining.

O co zapytać dostawcę? Pięć pytań?

1. Jaka jest jednostka rozliczeniowa i jak zmieni się cena, jeśli zakres się podwoi? Sprawdź, czy model odpowiada planowanemu rozwojowi projektu.
2. Co obejmuje cena, a za co trzeba dopłacić? Zapytaj o konektory, przechowywanie danych, licencje dla użytkowników portalu i wsparcie.
3. Kto zajmuje się danymi i co się stanie, jeśli trzeba będzie je odtworzyć? Odpowiedź pomoże oszacować całkowity koszt projektu.
4. Czy można poznać cenę bez rozmowy z działem sprzedaży? Jeśli nie, zapytaj, od czego zależy oferta i jakie informacje trzeba przekazać.
5. Co się stanie po zakończeniu współpracy? Zapytaj, jak wyeksportować modele i dane o zdarzeniach, aby poznać dostępne możliwości.